工单跟踪软件的优缺点

您是否看过有关设置用于管理和跟踪工单的电子表格的 YouTube 视频？维护经理不得不担心列宽并不总是浪费时间，但现在确实如此。

在任何行业的早期，都有很多乏味但必要的工作。 Hippo 是一家 cmms 软件公司，让我们以计算机科学为例。想象一下：多年的勤奋学习，以及大量的时间在黑板上研究复杂的算法。有一天，灵感像一道闪电般袭来，侧面印有“Eureka”。接下来发生什么？在数以千计的纸卡上打出小孔，这是一项令人麻木的艰巨任务。

当时，这就是编写软件的方式。当更快、更容易、更可靠的技术被开发出来时，每个人都尽可能快地放弃了打孔卡。他们节省的时间和精力可以投入到更重要的工作上。使用电子表格跟踪工单也是如此。

电子表格的一些优点

电子表格比试图用笔和纸跟踪所有内容更上一层楼。硬盘驱动器占用的空间比文件柜少得多。输入一些公式，软件会为您完成所有数学运算。由于电子表格是数字化的，因此制作和分发副本很容易。一键备份和分享。除了所有好处之外，维护经理还使用电子表格，因为大多数公司已经拥有它们。电子表格在企业中无处不在，被企业图表上下的人们使用；容易获得使它们成为一个简单的选择。

电子表格的缺点，很多

有真正的好处。但也存在很多问题。对于初学者来说，你必须想出一个布局，然后自己构建所有东西，这是一个耗时的过程。当您在 YouTube 上观看教程时，人们知道他们在做什么，并且在他们进行过程中没有犯任何错误，而且仍然需要很长时间才能获得任何接近半有用的东西。对于一般的维护经理来说，将电子表格设计放在一起是一件缓慢而困难的工作。即使您设法设计出一个良好且易于理解的设计，并将所有正确的字段正确分组，您仍然很快就会遇到问题。

想象一下，您需要为损坏的泵下达工单。你做的第一件事是坐在你的电脑前（如果你离办公室不近，实际上你做的第一件事就是一路走到那里），拉起电子表格工单模板，然后开始打字。好的。你发现错误了吗？首先，您必须复制模板，然后开始输入。你不想弄乱你的模板。所以，你的工作订单已经很好地输入了，现在你需要将它分配给技术人员。您可以将其打印出来或作为电子邮件附件发送。

如果您将其打印出来，那么您一开始就抹去了使用电子表格的所有好处。您又回到了纸笔系统容易出错的时代。将其作为附件通过电子邮件发送怎么样？好吧，这是一个棘手的问题，因为您实际上不能将其作为附件通过电子邮件发送。曾经。您只能发送它的副本。这就是你的问题开始的地方。一旦您发送该电子邮件，您的工作订单就会有两份副本。但是你只能看到其中一个，也就是被困在你电脑上的那个。技术人员的副本在野外某处。

电子表格工作单：双胞胎在出生时分开

说到 YouTube 视频，你看过关于双胞胎在出生时分开然后分开长大的视频吗？作为成年人，他们看起来很相似，并且有一些共同的品质，但在大多数方面他们是不同的。好吧，同样的事情也会发生在你的工单上。他们会开始相同，但随着时间的推移，他们会开始看起来有很大不同。每次更新版本时，它都会与技术人员的副本更加不同步。每次他们对自己的东西做某事时，例如关闭它，它就会变得更加不同步。这些工单一开始是同卵双胞胎，但最终是远房表亲。

电子表格，通常很糟糕

这只是使用电子表格的问题之一。还有一堆。例如，电子表格是出了名的不准确。一项经常被引用的研究发现，88% 的 Excel 工作表包含错误。问题的很大一部分是在设置公式时输入错误信息或忘记包含单元格是多么容易。事实上，这很容易，哈佛的几位著名研究人员通过他们的一项具有里程碑意义的研究就做到了这一点。如果电子表格会绊倒哈佛的教授，那么他们也很有可能对您的维护部门造成严重破坏。

今天的 CMMS 和工单

为什么人们会忍受使用电子表格来跟踪工作订单和管理维护部门？他们不得不。就像程序员使用计算机打孔卡和方式一样，当 CFO 使用算盘时，没有任何替代方案。但现在情况不再如此。甚至没有关闭。

现代全功能基于云的 CMMS 让您可以快速轻松地生成、优先排序、委派、利用和跟踪工作订单。因为工单软件是专门为维护管理而设计的，所以一个好的软件已经内置了您需要的一切。您不必担心变通方法或试图弄清楚要自己添加哪些公式。由于它是基于云的解决方案，因此可以随时随地从任何连接互联网的设备获取所有内容。每个人都在访问同一个数据库，因此您的数据只有一个最新版本。您看到的工单与技术人员看到的工单相同。不再有双胞胎在出生时分开。