使用 CMMS 简化学校的工单管理

昔日田园诗般的单间校舍早已一去不复返了。学校现在可以成为拥有大型维护部门的巨型设施。毫无疑问，很难让事情继续运转。但是使用工单驱动的 CMMS 会容易多少？

今天的学校有自己的接送车道、多结构操场、铺砌的跑道，通常还有配有 AstroTurf 场地和看台的运动场。这些迷宫的中心是教室、体育馆、资源中心、自助餐厅、礼堂、计算机实验室、科学实验室和图书馆。保持安全和合规是一项全年的全职工作。大多数教职员工和学生都放暑假，但 7 月和 8 月是学校维护部门的繁忙月份，日程安排上满是赶超项目。

让我们探讨一下工单在学校维护管理的平均一天中可以发挥的作用。我们可以使用维护专业人员的真实职位发布来更好地了解部门面临的日常挑战。以下职责描述直接来自新泽西州一所小学的职位发布。

一般维护和维修任务

按照维护主管的指派并按照所有适用的法规和规定，在各个领域执行一般维护和维修任务

这是一个很好的起点，因为它描述了普通技术人员一天的大部分时间。那么，工单会起到什么作用呢？

在许多情况下，工单从教师或其他工作人员提交的工单开始。我们可以想象美术老师注意到她房间里的水龙头坏了。登录到工单软件，她输入了问题及其位置的简短描述。然后信息由CMMS软件自动转发给维护主管。

美术老师可能会提供很少的信息。但现在主管可以拿走工单并将其开发成数据丰富的工单。在他的办公桌或移动设备上，他访问 CMMS，如果它是一个好的，他通过其直观、用户友好的界面将其添加到工单中：

• 交互式楼层地图
• 所需零件清单，包括当前库存水平
• 可定制的清单以确保当前的最佳做法

他可以添加更多内容，但对于坏掉的水龙头，他可能会保持简单。接下来，他确定优先级，然后分配维修。一切都取决于资产的相对关键程度。美术室的水龙头对于保持学校的大门敞开是否至关重要？可能不会。但在查看任何工单时，他确实必须考虑学生和教职员工的安全。这方面会导致手上沾满水渍，这不是一个大问题。但是在操场上用松动的金属链子摔坏的秋千对好奇的孩子来说是一个直接的危险。

最后，损坏的水龙头很可能被分配了低优先级。决定后，主管现在分配工单。因为他通过 CMMS 使用可跟踪的工单向部门的每个成员发送任务，所以他知道每个人在哪里以及他们在做什么。查看当前的工作订单，他将水龙头维修安排在技术人员的下午。一天结束时，他会回去检查工单是否已关闭，使用了哪些部件，以及技术人员是否发回了任何笔记。

第三方工单

推荐超出职责、技能或经验范围的维修或程序，概述所需的工作和外部承包商所需的规格。

这种情况在学校发生的频率较低，但可以为第三方供应商生成工作订单。例如，安装新的断路器面板需要有执照的电工。部门中可能没有任何人可以安全或合法地完成这项工作。

即使工作是由部门以外的人完成的，工单也会帮助一切顺利进行。它可以包含有关所需工作的信息以及主管的联系信息。在向供应商付款或跟踪任何协议或保证时，拥有一切都是工作订单会派上用场。

使用工作订单跟踪库存

保持充足的零件和用品供应，通常用于维修，并通过学区的既定程序请求所需的用品。

一个好的 CMMS 使跟踪库存变得轻而易举。获得初始准确计数后，库存跟踪将由工作订单软件处理。维修所需的零件可以在生成时包含在工作订单中。当它关闭时，库存水平会自动调整。

该职位发布提到“该地区的既定程序”。很难知道它们是什么，但值得研究一个好的 CMMS 如何简化库存控制。在软件中，可以使用重新订购阈值设置零件和库存。一旦数字低于这些可定制的水平，CMMS 就可以自行发出订单，即使考虑到当前的交货时间。或者，它可以通过电子邮件通知维护部门级别低。你的选择。

预防性维护和工单跟踪

确保遵守和超过所有适用的消防、安全、健康和环境法规和法律。

记录所有执行的维护功能和维修。

合规性有两个部分：合规和证明您合规。首先，部门使用 PM，这是一种特殊类型的工单，可以提前安排，以确保将来不需要进行大修或更换。它们包括检查和小保养。对于学校，PM 包括检查烟雾探测器，确保灭火器已充电，以及在科学实验室备有洗眼器。一旦将 PM 添加到 CMMS，它们就会成为重复的工作订单。他们确保不会忘记任何事情。

工单跟踪使第二部分变得轻而易举，证明您是合规的。一个好的 CMMS 可以让您查看历史数据，计算几乎无穷无尽的关键生产指标 (KPI) 组合，并轻松生成报告，然后可以将其转发给相关政府部门。

有组织的维护管理

始终表现出合作和愉快的态度，尤其是在工作人员、学生和社区访客在场的情况下。

好的，工单不能保证你部门的每个成员都会很愉快。但工单使维护管理更有条理，因此压力更小。计划更容易，因此不愉快的惊喜更少。工单不会改变你的性格。但是使用工单系统和工单跟踪可以大大降低工作中的某些事情毁掉你一天的可能性。