如何查找和使用工单数据

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失物招领工单数据的故事

没有数据意味着在黑暗中工作

Voltalia 的维护团队遇到了一个大问题。他们每年要关闭超过 104,000 个工单，但没有显示工单数据。

可再生能源生产商和服务提供商不知道是否有任何 PM 导致故障而不是防止故障。或者，是否将工时、零件和其他资源用于不必要的工作。或者，如果它为一项任务分配了正确数量的人。或者关于他们的工作订单的大部分内容。

重写脚本使数据计数

Voltalia 的维护团队发誓要改变这种状况。用 Voltalia 的维护工程总监 Vasco Vieira 的话来说，经过多年朝着他们的目标努力，他们实现了“衡量维护 KPI 的 100% 改进”。

这些数据帮助公司发现了一些主要的效率。例如，工单数据显示，一个团队每周要花 40 个小时从办公室开车到异地设施。这意味着为每项工作增加时间和成本。该公司最终在场外设施附近建造了一个较小的卫星办公室，以节省时间和金钱。

故事的寓意

工单数据有能力改变维护团队的运作方式。有一些小的胜利，比如让技术人员的每项工作更容易，加起来更大的胜利，比如全面降低维护成本。 Voltalia 就是证明。

但这些数据往往被忽视。并不是因为维护团队认为它没有用。这是因为查看成千上万的工单并不容易。这篇博文提供了一些简化此过程的最佳做法，以便您可以在工作订单中发现洞察力，并利用它们为您的组织带来改变。

如何从工单中获取维护数据

使用工单数据最常见的障碍是数据不可靠或根本没有数据。

“在您对工单数据执行任何操作之前，您需要知道它在那里并且是干净的。否则，您之后做出的所有决定都会有缺陷，”Fiix 专业服务团队的解决方案顾问 Vishakha Shah 说。

正确处理工作订单数据是一个四步过程：

#1：定义你的目标

一些数据很有帮助。太多会分散注意力。有一个目标将帮助你在正确的数字和令人分心的数字之间划清界限。目标的一些示例包括：

• 制定世界一流的预防性维护计划
• 制定精益维护策略
• 使用维护来提高整个企业的吞吐量

#2：创建您的测量值

想想您的日常运营中哪些领域可以标志着您实现目标的进展。您的工作订单中的一些测量示例包括：

• 被动工单与预防工单的百分比
• PM 期间发现的故障数量
• 对关键资产进行响应式工作的频率
• 预期工时数与实际工时数
• 积压的工单大小

#3：围绕这些指标构建工作订单

设置您的工作订单以获取您选择的指标。为此，您需要在创建工单时牢记三个 S：

• 标准：您的工单每次都应要求提供相同的信息。创建、审核、分配、确定优先级和完成工作订单的流程应尽可能标准化。
• 具体：准确了解您想知道的内容。例如，如果工时很重要，则询问每项任务花费了多少时间，而不是整个工单的时间。这将为您提供更清晰的数据，并使您更容易快速发现关键指标。
• 简单：让经常在流程中制作和完成工作订单的员工参与进来。输入将帮助您设计更易于填写的工作订单，并增加它们实际完成的可能性。

了解如何从头到尾构建世界一流的工单

#4：从小处着手，扩大成功

当您花费数月时间在流程中发现问题时，会令人心碎。通过从一项资产或设施的一个区域开始工作订单来避免这种情况。磨练您的衡量标准，快速取得胜利，并将流程扩展到组织的其他部分。

如何使用工单数据查找和修复问题

如果不用于解决组织中的问题，则收集工单数据毫无意义。每个设施都有独特的问题，但三个最常见的问题是计划外停机、延迟的关键工作以及需要更多时间和资源才能完成的工作。

如何防止设备停机

这里有几个问题要问，以找出反应性维护的原因以及如何确保它不再发生：

• 后续任务是否未创建或未完成？确保失败的检查会触发高优先级的后续行动并提醒合适的人员。简要的故障代码列表有助于后续工作取得成功。
• 维修期间是否使用了有缺陷的部件？确保其他备件没有缺陷。如果是，请与您的供应商联系以获得新供应商。
• 之前工单上的任务是否遗漏或未正确完成？查看您的任务列表并修复可能导致错过任务的任何不清楚的说明。通过附加资产历史、图表、图片和手册来补充任务列表。
• 在发生故障之前是否错过了定期维护？将关键工作标记为优先事项，并使其在您拥有的任何系统中可见，直到它完成。
• 生产是否高于正常/计划，是否做得不正确，或者是否被修改？：审查您的维护计划并咨询运营团队，以制定更严格的 SOP，以应对产量增加或变化。

如何防止工作延误

工单数据可以帮助您查找和修复需要很长时间才能到达的工单：

• 零件和耗材不可用。查看这些零件的采购流程，包括最低数量以及谁可以提交采购订单，以免再次出现短缺。
• 未正确识别问题或缺少说明。看看工单描述、故障代码、任务列表能不能更清晰一些。将照片、手册、SOP 或其他文档附加到工作订单中。
• 紧急工单转移了资源：这并非总是可以避免的，但它可能会告诉您任务太大。考虑将其分解为更小的任务，以便优先处理工作的各个部分。
• 与生产存在调度冲突：与操作人员讨论为什么需要对资产进行维护。考虑让操作员承担与工作订单相关的次要维护责任。
  根据您的维护策略让操作员参与进来
• 分配给工作的人/人没有合适的技能：在工作请求中明确说明某些维护类型需要什么样的技能或认证。

如何防止工作时间过长

维护计划没有太多容错空间。当工作时间很长时，它会产生很大的多米诺骨牌效应。工单可以让您深入了解导致工单需要更长时间的原因以及如何解决问题。

了解如何清除维护计划中的所有低效

• 分配给错误的人：如果技术人员没有正确的技能，工作将花费更长的时间。标准化的工作请求让每个人都知道要分配的合适人选。向工单添加尽可能多的手册、图片、图表和其他资源，以帮助不熟悉该任务的技术人员。
• 预期完成时间太短：如果工单持续花费的时间超过给定的时间，则应增加预期工时。
• 任务列表太大或不清楚：加入经验丰富的技术人员完成工作订单，记录他们的逐步操作，并使用此信息创建任务列表。为工作订单中的每项任务指定预计的工时，以便您了解哪些任务导致了问题。
• 没有足够的技术人员分配给此工单：它可能不是一个（或两个或三个）人的工作。
• 在工作订单期间完成了额外的工作：制定流程以帮助技术人员创建单独的工作订单并确定其优先级，以进行额外的纠正性维修。
• 零件和用品很难找到：将常见和关键工作订单所需的所有零件和用品捆绑在一起，以便快速访问。

如何利用工单数据扩大成功

当您想采取下一步并开始分析成百上千的工单时会发生什么？这个问题有三个答案：

• 优先处理工作订单，以便您专注于最重要的工作
• 雇佣更多人来分析工单
• 投资一个可以为您完成所有这些工作的系统

如何确定工作订单的优先级

Fiix 的解决方案工程师负责人 Stuart Fergusson 说：“如果您的时间和资源有限，请专注于响应式工单。

Stuart 说，确定工作订单如何导致故障将有助于您制定可靠的预防性维护计划。

如果您锁定了被动维护工作订单，则下一个优先处理的批次是高风险、即将到来的工作订单。这是一项有可能出错的工作，包括关键资产的工作、一段时间未完成的工作或大型复杂项目。

如果您可以再挤几个工单，Stuart 建议分析成本很高的工作。提高这些项目的效率将产生重大影响。查看使用大量劳动力、主要组件和生产资产计划停机的工作。

如何为您的团队证明更多资源的合理性

结果是让你的老板相信你的团队中需要另一个人所需的货币。通过分析和优化工单，突出显示您发现和修复的问题。例如，您捕获并预防了多少故障？您是否通过帮助技术人员提高效率来降低项目成本？任何胜利都不会太小。

如果在更大范围内取得成功，请展示这一成功的影响。如果您在一个工单上节省了十几个工时，想象一下 100 个工单可以节省多少工时。

通过描述这可能对维护产生的连锁反应来说明这一点。如果有人可以从你的盘子里卸下工作，这可能意味着更少的积压工作。或者对操作员进行更多的日常维护任务培训，让您的团队腾出时间来做大项目。关注新员工可以在哪些方面间接增加价值。

工单分析软件

几乎每个维护分析平台都关注资产数据。找到一个深入处理工单的系统并不容易。直到现在。

工单洞察由 Fiix Foresight 提供支持，可以在几分钟内分析 1000 份工单，并告诉您哪些工作导致了故障、逾期工作、额外工时或其他问题。工单洞察报告会检查您的所有工单，比较相似的工单，并通过查找异常值来识别风险最高的工单。

例如，您可能在多个设施中拥有许多相同的资产，这些资产每年有数百名 PM。如果一个 PM 的任务数量是其他 PM 的一半，工单洞察力会发现这一点。发现此问题，更改您的任务列表，避免错过计划维护中的关键步骤。

这只是对工作订单洞察力的一小部分了解。在此处详细了解报告的工作原理、外观等。

你在三句话中读到的一切

1. 制定成功的工单数据策略包括定义您的目标、选择与这些目标相符的指标和基准、构建收集这些指标的工单以及试行您的方法。
2. 研究需要很长时间才能完成或到达并响应故障的工单将帮助您确定需要微调的工单区域并防止这些问题再次出现。
3. 利用工单数据衡量您的成功取决于三件事：确定工单的优先级、量化成功以证明更多资源的合理性，以及投资于可能进行繁琐且耗时的分析的工单系统。