克服工单积压的六步计划

当维护积压失控时

国家公园管理局有一个严重的积压问题。这让每个人都付出了代价。

美国 400 多个国家公园的维护积压成本最近高达 120 亿美元。这比该部门的运营预算高出 500%。尽管已预留 65 亿美元用于解决积压问题，但仅能满足所需资源的一半。

公园承受着延期维护的伤疤。安全隐患。无法使用的设备。昂贵的基础设施需要提前几年升级。

它不漂亮。没有多少维护积压。这就是本文探讨避免工作订单积压的技巧以及如何减少维护积压（如果您已经拥有）的原因。

什么是维护积压？

维护积压是所有已计划、批准和安排但尚未完成的维护工作。这不是简单地超过截止日期的工作。

把它想象成你的家庭待办事项清单。上周六你打算打扫车库，但一直没搞定。你还计划在下周末整理你的衣橱。这两项家务都在您的待办事项中。

如何衡量维护积压？

维护积压工作通常以使用可用资源完成工作所需的小时数或周数来衡量。积压工作不会区分紧急工作单和计划工作单。每次维修报废都包含在计算中。

多少维护积压过多？

零维护积压是不健康的。根据 Reliable Plant 中的这篇文章，如果积压量太小，将很难让商人和技术人员继续从事优先工作。这通常会导致计划外和纠正性工作的增加。

同一篇文章建议总共有大约四个星期的积压。这包括两到三周的计划积压（已计划好但尚未准备好开始的工作）和一到两周的计划积压（可以随时开始的工作）。

减少维护积压的六个步骤

一长串积压的工单很可怕，但保持这种状态的后果更可怕。以下是六种经过验证的有效策略，可用于减少堆积如山的积压工作：

#1：获得支持

将维护放在其他一些事情（如生产）之前的想法可能不太流行。但是获取设备和资源对于处理积压工作至关重要。这就是为什么改变每个人的想法是你应该做的第一件事。

让人们接受您的计划首先要告诉他们它将如何帮助他们并用数字支持它。例如，您的计划可能会在短期内削减制作团队的目标和配额。向他们展示这项工作将帮助他们在未来几个月内通过更好的资产绩效（更少的废料和返工）或更清洁的初创公司实现他们的长期目标。

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#2：优先处理工作

在投入工作之前，还有很多事情要做。首先是按优先级对任务进行排序。您对积压的工作订单进行优先排序的方式取决于您的业务和维护目标，但这是选择首先执行的任务的一种方法：

• 首先，根据资产重要性确定优先级。关键资产方面的未完成工作应移至列表顶部。
• 根据关键资产的延迟时间过滤工作。如果 PM 被错过四次，它可能比 PM 错过一次更紧急。
• 确定剩余工单的长度和难度。可以快速完成或减少停机时间的工作应该是您的第一要务。

使用这个方便的模板优先处理待办事项

#3：评估您的资源

下一步是评估您和您的团队可以使用哪些资源来完成工作：

• 您的团队有多少人？他们有哪些培训、技能和认证？您的技术人员的能力将改变您的工作、您执行的顺序以及需要多长时间。
• 您是否拥有工作订单所需的所有零件、用品和安全设备？如果没有，需要多长时间才能得到它们？这可能会推迟您的时间表。
• 您的维护窗口有多大？
• 他们是否拥有技术人员可以在给定的时间内安全、正确地完成工作所需的所有信息？

#4：风险规划

工单积压中通常会发现三种高风险工作：

• 重大重建
• 耗时且复杂的项目
• 您的团队有一段时间没有完成或根本没有完成的工作。

记下这些工单。分析与每个相关的风险并找到减轻它们的方法。通过为技术人员提供额外培训、投入更多技术人员和工时并确保提供合适的 PPE 来降低风险。

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#5 建立工作订单以提高效率和安全性 →

创建出色的工作订单可帮助技术人员安全、高效和正确地将积压的维护从列表中剔除，这样您就可以充分利用您的时间、员工和预算。工作订单的一些关键领域使这成为可能：

• 清晰详细的任务列表：清晰、详细、简洁的任务列表消除了混乱和浪费时间
• 所需零件和 PPE 的列表：包括材料清单以及在哪里可以找到这些零件，将加快大多数工作的速度
• 手册、图表和图片：预先将这些物品提供给技术人员可以节省大量时间用于搜索或在没有它们的情况下进行故障排除
• 对问题的深入描述和完成说明：为技术人员提供工作背景的任何其他信息都将帮助他们避免错误、风险和浪费时间

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#6：跟踪一切

一旦您的计划开始实施，衡量您的进度就很重要。这使您可以在新挑战出现和工作完成时调整策略。它还为您提供更多数据，以便在整个组织内建立支持。

跟踪一切意味着与您的团队保持同步并帮助他们处理您分配的任务。与他们安排频繁的接触点来询问：

• 如果他们对工作感到满意
• 如果他们拥有所需的所有资源和设备
• 哪些流程最有帮助，哪些需要调整

导致维护积压的原因以及如何预防

将您的积压工作减少到可管理的规模是一项成就。但这只是开始。接下来是防止您的团队再次达到红色代码状态。以下是您下次与积压作斗争的一些想法：

• 消除重复的工单并微调您的 PM： 摆脱重复的工作订单，这样它们就不会增加您的积压工作。定期查看您的 PM 计划，并根据他们发现故障的频率调整定期维护的频率。没有错误意味着他们可以不那么频繁地完成
• 为请求者和技术人员标准化工作订单： 为所有工单构建一个模板。创建或完成工作订单时需要非常具体的信息。它将使请求和审查工作更快。它还可以帮助您跟踪工作订单的趋势，以便您更快地发现问题并更轻松地调整时间表。
• 调整您的目标和流程： 让每个人都对维护的期望达成一致。例如，定义优先工单以及“高优先级”是什么意思？当每个人都说同一种语言时，错过的重要工单就会减少。
• 密切跟踪您的零件和员工技能： 保留常用零件的仪表板，以便它们永远不会缺货。查找维护团队中的技能差距并加强这些领域的培训。

你在三句话中读到的一切

• 改变组织中被动维护文化的最佳方法是将积压工作视为每个人的障碍，协调解决方案，并使每个人都参与到流程中。
• 更多的时间计划意味着更少的时间这样做，因此请务必确定您的任务的优先级，找出风险，并建立强大的工作订单以最大限度地提高效率。
• 优化您的 PM，跟踪您的工作订单趋势，并推动整个流程的标准化，以防止您的组织出现或重新出现积压。

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