自动化会终结行政助理角色？洞察与未来趋势

行政助理角色几十年来一直是企业的主力岗位。即使是最小的企业也会雇佣某种形式的行政助理或前台来处理日常任务。他们的工作是回复邮件、安排会议、接听电话等。

雇佣此类人员的好处是他们在幕后处理许多事务，腾出你的时间专注于更重要的任务。

这份工作对员工也有益，通常作为入门级职业。本质上，成为行政助理不需要任何资格，却能让你在大公司迈出职业第一步。

然而，近年来，一个新玩家进入了行政领域。自动化概念闯入全球办公室和企业，为传统模式提供替代方案。不再由行政助理执行大量工作，而是由一款软件全权代劳。

这引出了本文核心探讨点：自动化会终结行政助理角色？要回答这个问题，我们需要讨论什么是行政自动化、其可能性、优缺点。

什么是行政自动化？

简单说，指用于自动化行政任务的任何技术。自动化即在极少或无需人工干预下自动完成任务。

通常只需安装软件并设置参数，软件便会完成其余工作。理念是你无需持续检查和处理任务，一切由各类自动化软件代劳。

此外，自动化通常调用其他技术——如人工智能和机器学习。这些技术融合提供最佳功能。正如下文所示，AI和机器学习用于自动化各类商业任务。

行政自动化有哪些可能性？

这是关键点，因为你需了解行政领域自动化的能力边界。目前不同软件已能完成哪些任务？这很大程度上决定了你能否现实地用软件替代行政助理！

邮件自动化

最常见的行政自动化形式之一关乎邮件。本质上，你可以下载软件或插件自动回复邮件。当有人发送消息，他们会立即收到感谢回复，告知将稍后正式回复。

某些情况下，技术足够智能可撰写真实回复——特别是当有人提问时。软件可编程识别特定问题并传递正确回答。目前尚不完善，但未来潜力巨大。

同样，当有人购买商品或订阅邮件列表时，可自动发送邮件。这些邮件无需你手动撰写即可生成。过去，行政助理可能收到销售通知后手动发送邮件。

发票创建

创建发票从不轻松，但若想获付款则必须完成。自动化再次发挥作用让生活更轻松。

可使用软件即时为你创建发票发送给他人。你可选择样本发票，生成最满意的版本。这避免了为每笔交易手动撰写和绘制发票。

同样，可使用软件一键生成并发送发票。它处理业务中最耗时的任务之一，腾出更多时间专注于最重要的事务。

自动付款

若有员工，必须按月发薪。你可能让行政助理处理支付软件并发送一切。但自动化让你建立系统，每月特定日期自动发放工资。

除非需调整付款，你无需做任何事——一切在后台完成，你无需处理财务繁琐事务。

此外，可建立类似系统支付账单。无需担心按时付款，系统在特定日期自动扣款。让生活轻松十倍！

预约调度

这变得非常有趣。过去需要行政助理帮你制定日程。若需预约会议，你会让助理记在日记本上。他们会在你有事时打电话或当面告知。现在，智能手机上的虚拟助理即可完成所有这些。

如Siri等AI可听取你的指令并自动调整日历。例如，你对手机说周五中午12点安排会议。瞬间，会议被添加到日历中。

这是AI与自动化协同的完美例证。AI处理你所说的内容并自动执行指令。

诚实说，行政领域还有许多其他自动化用法。遗憾的是无法一一列举，否则你得看一整天！请以这些例子开胃。

行政自动化的优势

行政自动化的明显优势是节省时间和金钱。任务自动完成时，你无需担心助理花费很久完成任务。若需某事发生，它会在你命令时发生。从财务角度看，自动化更实惠。

雇佣员工并支付工资成本高昂，更别提福利。行政自动化基本只需支付所需软件费用。虽可能是月付，但你不太可能每年花2万美元！

还有观点认为自动化消除人为错误。毕竟人人都会犯错。

可能是邮件拼写错误、开具发票时计算错误等。看似小问题，后果可能严重。自动化执行时不会偏离设定路径。

你编程让它重复同一任务，它会零错误执行。总体而言，自动化帮助小企业以大企业规模运营。你拥有与拥有行政助理舰队的公司同等能力，却无需花费巨资。

行政自动化的劣势

你不会发现许多劣势，但偶尔会冒出一个。软件崩溃怎么办？一些人认为有必要保留行政助理作为所有使用软件的监督者。

他们确保一切按预期运行，同时处理自动化无法应对的少数事务。

例如，能自动化电话吗？可能，但人们对机械语音反应不佳。或有人亲自到访拜会你？若无行政助理，谁让他们进门并指引方向？

同样，虚拟办公室可绕过此问题。虚拟办公室提供商业地址，但你主要居家办公。需要开会时可使用办公室，获得大楼工作人员协助。这非自动化形式，但解决了无行政助理的个人接待问题。老实说，目前行政自动化的两大主要问题就是：仍有无法完成的事，且担心崩溃引发问题。

行政自动化会摧毁行政助理角色？

最后，回到原问题。你认为行政助理角色会在未来几年变得过时吗？

目前感觉确实如此。坦白说，取决于行政自动化能提供的能力。目前已有软件能做助理的许多工作。

但仍缺少一些东西。若技术填补这些空白，未来将不再需要行政助理。

此外，许多小企业主目前无助理也能应对。如何做到？他们自动化尽可能多的任务，其余亲力亲为。

未来商业世界可能更多见此现象——不仅企业主承担行政任务，其他员工也参与。结合自动化，这在职场中消解了对行政助理的需求。

图片来源：Christina Morillo，Pexels