自动化会终结管理员助理角色吗？

几十年来，管理员助理角色一直是企业的主要角色。 即使是最小的企业也认为雇用某种行政助理或接待员来处理日常任务是合适的。回复电子邮件、安排会议、接听电话等是他们的工作。

雇用这样的人的好处是他们会在幕后处理很多事情，从而腾出时间专注于更重要的任务。

这项工作也对员工有益，因为它通常代表入门级职业。从本质上讲，您不需要任何资格即可成为管理员助理，但它会让您踏上大公司的阶梯。

然而，最近，一名新玩家进入了管理游戏。自动化的概念已经在世界各地的办公室和企业中流行起来，为传统方法提供了一种替代方案。一个软件可以为您完成所有工作，而不是管理员助理执行大量工作。

这将我们带到了这篇文章的主要讨论点：自动化会带来管理员助理角色的终结吗？要回答这个问题，我们需要讨论什么是管理自动化、它的可能性以及利弊。

什么是管理自动化？

简单来说，它指的是用于自动化管理任务的任何类型的技术。当然，自动化是自动做事的行为，您几乎不需要任何输入。

通常，您只需要安装软件和设置参数，剩下的由软件完成。这样做的目的是，您不必不断检查并完成任务。这一切都由各种自动化软件为您完成。

此外，自动化通常需要其他技术，例如人工智能和机器学习。所有这些东西融合在一起以提供最佳功能。正如您将在下一节中看到的，人工智能和机器学习用于帮助自动化商业世界中的各种任务。

管理自动化有哪些可能性？

这是一个关键点，因为您需要了解管理领域的自动化功能。您已经可以使用不同的软件完成哪些任务？这对告诉您是否可以用某些软件实际替换管理员助理大有帮助！

电子邮件自动化

最常见的管理自动化形式之一与电子邮件有关。本质上，您可以下载为您回复电子邮件的软件或插件。当有人向您发送消息时，他们会立即得到回复，感谢他们的消息，并告诉他们您将在适当的时候做出适当的回应。

在某些情况下，该技术足够智能，可以输入真实的回复——尤其是当有人提出问题时。可以对软件进行编程，以识别某些问题并传递正确的答案。目前还没有完善，但未来有很大的潜力。

同样，当有人向您购买商品或注册邮件列表时，您可以自动发送电子邮件。同样，这些都是在不需要您输入任何内容的情况下生成的。在过去的几年里，管理员助理可能会收到销售通知并手动发送电子邮件。

发票创建

创建发票从来都不是一件有趣的事情，但如果您想获得报酬，就需要这样做。再次，自动化开始发挥作用，让生活更轻松。

您可以使用即时创建发票的软件发送给其他人。您可以选择一张示例发票，然后生成您最喜欢的发票。它使您无需为每笔交易手动编写和绘制发票。

同样，您可以使用点击按钮生成和发送发票的软件。它可以处理您业务中最耗时的任务之一，从而腾出更多时间专注于最重要的事情。

自动付款

如果你有员工，他们必须每月支付。同样，您可能会使用管理员助理来处理您的支付软件并将所有内容发送出去。但是，自动化可以让您建立一个系统，每个人都可以在每个月的特定日期收到他们的工资。

您无需做任何事情——除非您需要更改付款。这一切都发生在幕后，因此您不必应对所有财务困难。

此外，您可以设置类似的系统来支付任何账单。您不必担心按时付款，而是有一个系统可以在特定日期自动取款。它让您的生活轻松十倍！

安排约会

这是事情变得非常有趣的地方。以前，需要管理员助理来帮助您创建计划。如果你需要预定一个会议，你会告诉你的助理在你的日记里用铅笔写下来。当你有事情发生时，他们会打电话给你或与你交谈。现在，所有这些都可以通过智能手机上的虚拟助手来完成。

像 Siri 这样的 AI 可以倾听您的需求并自动调整您的日历。例如，您可以对着手机通话，告诉它安排周五中午 12 点的会议。马上，此会议将添加到您的日历中。

这是人工智能和自动化协同工作的完美例子。人工智能会处理您所说的内容并自动执行命令。

老实说，在管理领域还有很多其他方法可以使用自动化。不幸的是，我们不能把它们都看完，否则你会整天都在这里！相反，请使用这些示例来激发您的兴趣。

管理自动化有什么好处？

管理自动化的明显好处是可以节省时间和金钱。当事情自动完成时，您不必担心助手需要很长时间才能完成任务。如果您需要某事发生，它会在您发出命令时发生。从财务角度来看，自动化的成本要低得多。

雇用一名员工并支付他们的工资要花很多钱。更不用说他们也获得的好处。借助管理自动化，您基本上只需为所需的任何软件付费。当然，它可能是按月付款，但您不太可能每年花费 20,000 美元！

还有一种观点认为自动化可以消除人为错误。毕竟，每个人都会时不时犯错。

这可能是电子邮件中的拼写错误、发送发票时计算错误等等。它们看起来像小问题，但它们可能会产生重大后果。当某件事被自动化时，它就不会偏离既定的路径。

您已经对其进行了编程，使其一遍又一遍地执行相同的任务，因此它将执行此操作而不会出现任何错误。总体而言，自动化可以帮助小型企业进行更大规模的运营。您拥有与拥有大量管理助理的公司相同的能力，但无需花费大量资金。

管理自动化的缺点是什么？

您不会发现很多缺点，但有时会出现一个缺点。如果软件崩溃了怎么办？有些人认为有必要维持一个管理员助理作为所有正在使用的软件的监督者。

他们确保一切正常运行，同时还解决了一些自动化无法处理的问题。

例如，您可以自动拨打电话吗？这是可能的，但人们对机器人的声音反应不佳。或者，如果有人到您的场所亲自与您会面怎么办？如果你没有管理员助理，谁会让他们进入并告诉他们去哪里？

同样，您可以争辩说虚拟办公室有一种简单的方法可以解决这个问题。虚拟办公室为您提供公司地址，但您主要在家工作。

然后，如果您有会议，您可以使用办公室，让您可以访问在大楼内工作的员工。这不是一种自动化形式，但它是解决没有管理员助理的个人问题的一种方法。老实说，这是目前与行政自动化相关的两个主要问题。还是有它做不到的事情，总有东西崩溃出问题的担心。

管理员自动化会破坏管理员助理角色吗？

最后，让我们看看最初的问题。你认为管理员助理角色在未来几年会被淘汰吗？

确实感觉好像可能是这种情况。坦率地说，这取决于管理自动化可以提供的功能。现在，您可以找到可以做很多助手可以做的事情的软件。

但是，仍然缺少一些东西。如果技术能够填补这些空白，那么未来将不再需要管理员助理。

此外，许多小企业主现在可以在没有助手的情况下处理事情。如何？好吧，他们尽可能多地自动化任务，然后自己承担其他任务。

您可能会在商业世界中越来越多地看到这一点——不仅仅是企业主承担管理任务，还有其他人在业务中。当与自动化相结合时，它消除了工作场所对管理员助理的需求。

Pexels 上的 Christina Morillo 拍摄的照片