如何停止追尾支出

随着企业采购部门越来越精干，要求采购商少花钱多办事，自然而然地，尾部支出费用相对较低，支出量优先，往往不像他们那样受到重视。如果采购资源更强大。

然而，低消费量并不一定等于缺乏储蓄机会，因为这些管理较少的类别往往是供应商利润率最高的地方。

这是精益采购的一项成本：无法在某些尾部支出类别中把握好机会。

对于工厂的运营，统一服务、废物搬运工和害虫控制技术人员必须定期出现。这是没有商量余地的。必须提供制服。垃圾需要被拖走。必须控制害虫。因此，当合同即将到期时，有一段时间往往会克服这些领域通常盛行的公司内部惯性。

在那些短暂的时刻，这些较低级别的费用会成为忙碌的买家优先事项清单的首位，尽管这种关注在精益采购部门中不会持续很长时间。很快，就会签署新协议，或者获得延期，而买方又会重新专注于更高的优先事项。

该策略，如果你可以称之为，完全是被动的：即将到期的合约需要引起注意。做出了新的承诺。然后注意力转移到别处，直到再次被要求。

当谈到这些通常管理不善的费用时，最大的竞争来源是企业内部惯性。无法确保制服、废物运输或害虫控制可能会在工厂层面造成灾难，但如果他们下周不开始在这些服务上节省 30% 或 40%，即使完全有可能做到，也不会变成南瓜

在精益采购部门，许多采购员只做在任何时候都完全没有商量余地的事情，他们的大部分费用组合除了反应策略之外什么都没有。

如果在品类经理级别丢失了一笔交易，则借口是，“我正在从事 MRO、能源或物流方面的工作，所以我现在不可能看这些。”这意味着：“对于我目前没有积极开展的工作，我没有制定策略。”

损益所有者、采购负责人和财务经理应询问采购团队成员以下两个问题：

1. 您现在深深地沉浸在哪些类别中？
2. 对于您没有深入研究的类别，您的策略是什么？

很可能你不会对数字 2 的答案印象深刻，而且可能会出现一个可教的时刻。

人们常说，通过在最重要的类别中做好工作，您才能擅长自己的工作。但要在工作中表现出色，就需要在整个投资组合中制定策略——即使是您目前没有积极参与的类别。

您的供应商知道您很瘦，这使您成为目标。在越来越要求采购事半功倍的环境中，制定涵盖所有开支的战略——而不仅仅是你此时此刻最优先的类别——必须是不容商量的。

当您确定需要策略的类别时，请注意这一现实：仅仅因为买家没有“积极处理”特定费用，并不意味着他们不会在该类别上浪费宝贵的时间。

谈到分心，并非所有费用都是生来平等的，尾部支出领域包含一些特别令人分心的类别。当租来的制服没有在 16 号工厂退回时，问题就会升级到您的买家。工厂 11 抱怨其废物处理发票上的“容器溢出”费用，您的买家被卷入了纠纷。 Plant 5 的害虫防治提供商表示，该地点需要进行 200,000 美元的熏蒸。真的吗？这个成本合适吗？

您的买家没有“处理”任何这些类别。但是，所有的干扰都肯定会侵蚀实际上“在他们的雷达上”的更高优先级计划的生产力。

通过正确的策略，您不仅可以在这些类别中省钱。您还可以通过减少由这些费用造成的持续干扰来提高团队的工作效率。

关于许多这些“不为人知的”尾部支出费用的问题：根据定义，它们是隐蔽的。当您不注意时，它们会攻击。正如我们所讨论的，受到攻击的不仅是您的底线，也是您团队的宝贵时间和任务重点。因此，任何未能针对这些持续攻击建立防御机制的策略都是不够的。

在这些类别中，仅靠有效的签约永远是不够的。即使是最佳合同也无法抵挡供应商为增加支出所做的全方位努力，也无法防止现场级别的干扰侵蚀您团队的生产力。您需要的不是更好的合同（尽管您可能也需要这些），而是更好的策略。

费用管理领域为负担过重的采购部门提供了大量的解决方案，他们感受到了节省开支的压力。调查您的选择，但要注意：您提供的许多“解决方案”无法解决最棘手、持续存在的复杂尾部支出类别的问题，您会发现自己正面临同样的干扰和底线侵蚀你一直在忍受。

您的战略不能止于采购和交易。由于有许多尾部支出费用，任何在没有管理的情况下提供采购的策略都会错过目标并让您暴露在外。但是正确的策略可以带来您需要的快速胜利，同时还可以为您的企业解决持续存在的问题领域。也许到时候，你终于可以不再追尾了。

Rich Ham 是 Fine Tune 的首席执行官。