掌握采购团队远程管理：从被动应对到效能跃升
远程办公最初作为超大城市化解决方案被提出，近几周因防控新冠病毒传播被强制推行。
传统上采购部门不远程办公，这反倒是组织发掘新工作流、优化流程的契机。远程办公实有多重红利：
- 生产力：远程工作者比办公室同行高效达40%，产出增幅至少4.4%。
- 绩效：远程工作者以40%更少质量缺陷产出成果。
- 投入度：更高生产力与绩效催生更强投入，缺勤率降41%。
- 留任：54%员工愿为提供工作灵活性的岗位跳槽。
- 盈利性：企业每年每兼职远程员工平均节省1.1万美元。
采购部门可主动或被动地享受这些红利。
从采购自动化平台到聊天应用、视频会议、资源共享平台，采购部门拥有离岗办公所需一切。以下四类工具赋能远程采购：
聊天应用
职场聊天应用与个人通讯应用分离。选对应用不仅简化组织内沟通，更能大幅节省时间。
Statista数据：2016年53%组织已采用协作工具，数值持续攀升。职场聊天与协作工具优势包括：改善沟通、流程精简、生产力提升、问责强化、项目管理增强。
可用聊天应用众多，最主流者为Slack、Microsoft Teams、Workplace by Facebook。
视频会议
对现代创新企业而言，与合作伙伴、供应商、内部团队、投资人、客户建立并维护高质量关系至关重要。视频会议提升生产力、节省时间、降低差旅成本、促进整体协作。
采用支持屏幕共享的简易统一视频会议方案，让团队更连接、高效、投入。其还能：
- 赋能数字化劳动力：视频会议跨越物理位置维持人际连接，加速决策、改善全球协作能力；
- 凝聚沟通与文化：远程办公同步提效降本；视频会议独有将面对面人际连接带入每次互动；
- 提升沟通可靠性：为团队及供应商提供快速安全沟通渠道。
主流视频会议软件：Skype、Google Hangouts、Cisco Webex、GoToMeeting、Zoom。
资源共享
过去多数组织依赖内部服务器存储不断增长的文件。如今云端存储成主流，提供无限容量，且全球随地可访问。
Google Drive、Dropbox等资源共享应用优势：云存储灾难恢复、抵御攻击与硬件故障、成本节约、供应商同事轻松共享、文档协作编辑。
采购自动化
传统采购流程需大量人工。现代工具让制造商将许多人工任务移交自动化方案。采购流程改进释放内部宝贵资源用于决策与战略。
采购自动化工具赋能：
- 轻松RFx管理：在线RFI、RFP、RFQ实现供应商沟通便捷化，全程自动实时追踪。
- 在线拍卖：头部企业利用电子拍卖确保大幅降本。
- 在线文档审批：从申购到定制审批、采购订单到发票三单匹配，采购经理可在线签批任意单据。
- 供应商管理：与被视为品牌战略核心的供应商建立互利关系，是促进质量、效率、创新、降本、减废、强化供应链的关键。
- 合同管理：采购自动化平台协助合同经理妥善管理合同，覆盖过渡管理与绩效监控，确保买卖双方履行商业与合同承诺。
Alina Naftanaila是云端电子采购平台Prokuria联合创始人。
工业技术