如何远程管理您的采购部门

远程工作最初是作为应对超级城市化的解决方案推出的，但在过去几周内被强制实施，作为防止冠状病毒传播的解决方案。

传统上，采购部门不远程工作，因此这是组织发现新工作流程和优化流程的好机会。远程工作实际上有多种好处，包括：

• 生产力 .远程工作人员的工作效率比办公室同事高 40%，并且产出至少增加了 4.4%。
• 性能 .远程工作者产生的结果质量缺陷减少了 40%。
• 参与 .更高的生产力和绩效创造了更强的参与度，并将缺勤率降低了 41%。
• 保留 . 54% 的员工表示他们会换一份工作，为他们提供工作场所的灵活性。
• 盈利能力 .组织为每位兼职远程办公人员平均每年节省 11,000 美元。

现在，无论是否愿意，采购部门也可以利用这些好处。

从采购自动化平台到聊天应用程序、视频通话应用程序和资源共享平台，采购部门拥有远离办公室继续工作所需的一切。以下是支持远程采购的四种工具：

聊天应用

有适用于工作场所和个人消息的聊天应用程序。使用正确的应用程序不仅可以简化组织内的沟通；也节省了很多时间。

根据 Statista 的数据，到 2016 年，53% 的组织采用了协作工具，此后这一数字一直在增加。工作聊天应用和协作工具的好处包括改善沟通、简化工作流程、提高生产力、增强责任感和增强项目管理。

组织可以使用许多聊天应用程序，但最受欢迎的是 Slack、Microsoft Teams 和 Workplace by Facebook。

视频会议

对于现代和创新型企业，与合作伙伴、供应商、内部团队、投资者和客户建立和维持高质量的关系至关重要。视频会议可提高工作效率、节省时间、减少差旅费用并促进整体协作。

利用支持屏幕共享的简单、统一的视频会议解决方案，可以让团队更加联系、高效和参与。它还：

• 支持数字化劳动力 .视频会议可帮助组织保持人际关系，而不受物理位置的影响，从而加快决策速度并提高全球协作能力；
• 集会交流和文化 .远程工作可以同时提高生产力并降低差旅成本；视频会议具有独特的能力，可以将面对面交流的人际关系带入每次互动；
• 提高通信可靠性 .视频会议提供了一种快速、安全的方式来与您的团队以及您的供应商进行沟通。

最受欢迎的视频会议软件应用程序是 Skype、Google Hangouts、Cisco Webex、GoToMeeting 和 Zoom。

资源共享

直到最近，大多数组织都依赖内部服务器来存储其不断增长的文件集合。今天，在云服务器上在线存储数据越来越普遍，因为它允许无限存储。更重要的是，可以从世界任何地方轻松访问数据。

Google Drive 和 Dropbox 等资源共享应用的优势包括通过云存储进行灾难恢复、防止攻击和硬件故障、节省成本、与供应商和同事轻松共享以及为访问和编辑文件或文档而进行协作。

采购自动化

传统上，采购过程需要大量的人工。然而，现代工具使制造商能够将许多手动任务交给采购自动化解决方案。作为交换，采购流程的改进可以释放宝贵的内部资源，用于决策和制定战略。

采购自动化工具支持：

• 轻松的 RFx 管理 .通过使用在线 RFI、RFP 和 RFQ，组织可以更轻松地与供应商沟通，并自动实时跟踪每一步。
• 在线拍卖 .表现最好的公司使用电子拍卖来确保大幅节省成本。
• 在线文档审批 .从请购单到定制审批，从采购订单到发票和三向匹配，采购自动化工具使采购经理能够在线签署和批准任何文件。
• 供应商管理 .与供应商（尤其是被认为对品牌最具战略意义的供应商）建立互惠互利的关系，是提升质量、效率、创新、降低成本、减少浪费和加强供应链的关键。
• 合同管理 .采购自动化平台可以通过解决过渡管理和绩效监控以及帮助确保买方和供应商履行其商业和合同承诺来帮助合同经理正确管理合同。

Alina Naftanaila 是的联合创始人 Prokuria，一个基于云的电子采购平台。