6 有效 IT 资产跟踪的最佳实践
公司每年花费数百万美元让员工配备支持其组织角色所需的技术设备。其中一部分成本涉及更换磨损或过时的技术。有些是由于企业没有进行适当的 IT 资产跟踪。
丢失 IT 设备意味着您的组织最终可能会花钱购买您已经拥有的设备或许可证。当员工切换到需要不同工具的角色或完全离开公司时，事情就会错位。在升级业务区域使用的设备时，也很容易丢失物品。
防止公司因不必要的设备成本而亏损的最佳方法是遵循可靠的 IT资产跟踪实践。企业受益于：
- 降低维护成本
- 优化许可证使用
- 帮助您制定更精确的预算
- 让您做出合理的设备采购决定
- 让您为审核做好准备
对贵公司当前的 IT 资产跟踪流程不满意？使用这些最佳实践提出适合您组织的解决方案。
- 进行彻底的库存审计
- 获取所有相关信息
- 绘制资产生命周期
- 制定规则
- 确保您合规
- 寻找合适的自动化解决方案
1。进行彻底的库存审计
试图找到公司内的每一项资产的想法可能会令人生畏。我们不仅仅是在谈论台式电脑。您需要找到当前在您的组织中使用的每台桌面电话、移动设备、个人打印机，甚至是公司发行的耳机。
使用已安装在您的软件上的程序来定位网络资产，从而缩小范围。这样做的方法包括：
- 查找执行域扫描的 Windows 设备
- 对打印机、Linux 计算机、Mac、虚拟机和打印机执行网络扫描
- 在您的家庭网络上执行代理扫描以查找已注册的软件和其他项目
- 查明已注册的移动设备
这些步骤应该可以帮助您识别大部分库存。通过与员工确认他们目前拥有特定资产来跟进。 
要定位的 IT 资产
- 服务器
- 键盘
- 鼠标
- 软件和相关许可
- 服务包
- 平板电脑
- 智能手机
- 座机
- 工作站
- 笔记本电脑
- 扫描仪
- 路由器
- 投影仪
- 平板电脑
最后对可能离线或未连接到能够跟踪它的软件的任何资产进行逐层扫描，这也有助于识别影子 IT 硬件。
2。捕获所有相关信息
找到公司的每项资产后，开始从每项资产中提取识别数据。您应该收集的最重要的信息包括：
- 商品描述
- 品牌和型号
- 制造商是谁
- 物品的购买成本
- 目前所在的部门
- 指定所有者
- 物品状况
有了这些信息，管理人员和其他高管就可以正确评估额外的设备需求。他们会知道他们已经在内部拥有设备，或者是否真的需要购买。
使用包含唯一条形码的标签标记每项资产，所有相关信息都存储在您的资产跟踪软件解决方案中。扫描此代码应该会告诉您您需要了解的有关设备的所有信息。 （有用的提示：如果担心盗窃或篡改，安全标签可以帮助阻止这些活动。）
3。绘制资产生命周期
从购买到退休，您期望您的资产有什么样的表现？分阶段列出这些期望，并为每个期望分配一个特定的状态。使用这些排名来评估您的资产目前在该方法中的位置。
生命周期映射示例
- 请求资产
- 批准购买
- 获取资产
- 安装或部署资产（软件、硬件、新手机、服务器）
- 资产的使用
- 存储或修复资产
- 允许停用资产
- 资产处置
不同资产的生命周期会有所不同。有时，工作站可能会为承包商使用几个月，然后存放起来，直到再次需要。某些用户可能会升级到不同版本的软件，从而释放旧版本供其他员工使用。
仔细跟踪此类交流。在变化或过渡期间，不要让事情落空。
4。建立规则
在检查、分配和退役资产时，请确保您有明确的程序。在没有执行某种标准的情况下，不允许从一个部门到另一个部门：
- 谁在控制资产
- 决定将资产交还给 IT 部门
- 报告资产问题的任何人
- 任何停用资产的请求
考虑建立一个专门负责这些流程的部门。较小的公司仍应为某些员工或区域指定 IT 资产跟踪的角色。
5。确保您合规
IT 资产跟踪的一个被忽视的方面是确保项目符合既定标准。您的网络最后一次接受全面检查是什么时候？您是否检查过用于安全漏洞的第三方软件？您有多确定您已加密移动设备以防止公司数据的意外或有目的的传输？
您的 IT 资产跟踪流程可以变成一个有价值的工具，以确保您的组织安全。启动定期审计清单，并将此类信息编目成为标准程序的一部分。
6。寻找合适的自动化解决方案
使用手动流程启动 IT 资产跟踪会使您面临更大的人为错误风险。协调不同部门之间的设备状态也更加困难。采用自动化流程可让您将资产跟踪与其他公司系统集成。标记有价值的 IT 资产意味着它们可以轻松地使用条形码扫描仪进行扫描，从而消除人为错误并加快记录速度。
这允许其他领域轻松检索数据以供自己使用，例如提取报告或制定预算。它还有助于与负责加载和验证资产数据的其他团队成员协作。
通过实施某种 IT 资产跟踪系统来提高组织的效率。您将为公司节省资金，并帮助组织和简化整个公司的资产利用。
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