精准IT资产管理的6大经验策略
公司每年花费数百万为员工配备支持组织角色所需技术设备。部分成本涉及更换磨损或过时技术。一些源于企业未做妥善IT资产追踪。
失控IT设备意味着组织可能在已拥有的设备或许可证上浪费金钱。员工转岗需不同工具或完全离职时，物品易错置。升级业务区域使用设备时也易失控。
防止公司在不必要设备成本上损失资金的最佳途径，是遵循可靠IT资产追踪实践。企业获益于：
- 降低维护成本
- 优化许可证使用
- 助力更精准预算
- 支持明智设备采购决策
- 为审计做好准备
对公司当前IT资产追踪流程不满意？利用这些最佳实践制定适合您组织的解决方案。
- 进行彻底库存审计
- 采集所有相关信息
- 规划资产生命周期
- 建立规则
- 确保合规
- 寻找合适的自动化解决方案
1. 进行彻底库存审计
尝试定位公司内每项资产的想法可能令人望而生畏。我们不只说台式电脑。您需要定位组织内当前使用的每部座机、移动设备、个人打印机、甚至公司配发耳机。
利用软件上已安装程序缩小范围定位网络资产。方法包括：
- 通过域扫描查找Windows设备
- 对打印机、Linux电脑、Mac、虚拟机、打印机执行网络扫描
- 在家庭网络上对注册软件和其他项目做代理扫描
- 定位注册移动设备
这些步骤应帮助您识别大部分库存。随后通过确认员工当前持有特定资产来跟进。 
需定位的IT资产
- 服务器
- 键盘
- 鼠标
- 软件及相关许可证
- 服务包
- 平板电脑
- 智能手机
- 座机
- 工作站
- 笔记本电脑
- 扫描仪
- 路由器
- 投影仪
- 平板电脑
最后进行逐层扫描，查找可能离线或未连接能追踪软件的资产，这也有助于识别影子IT硬件。
2. 采集所有相关信息
定位公司每项资产后，开始从每项提取识别数据。您应收集的最重要信息包括：
- 物品描述
- 品牌和型号
- 制造商
- 物品采购成本
- 当前所在部门
- 指定责任人
- 物品状况
这些信息到位后，经理和高管能妥善评估额外设备需求。他们会知晓设备已在内部，或实际需要采购。
用含所有相关信息的唯一条码标签标记每项资产，存储在资产追踪软件方案中。扫描此码应告知您关于设备的一切所需。（实用提示：若担心盗窃或篡改，安全标签有助于阻止这些活动。）
3. 规划资产生命周期
从采购到退役，您期望资产有何表现？将这些期望分阶段列出并分配特定状态。用这些排名评估资产当前处于该方法论的哪个阶段。
生命周期映射示例
- 请求资产
- 批准采购
- 获取资产
- 安装或部署资产（软件、硬件、新电话、服务器）
- 使用资产
- 存储或维修资产
- 允许资产退役
- 处置资产
不同资产生命周期会不同。有时工作站可能为承包商使用几个月，然后存储至再次需要。某些用户可能升级到不同软件版本，释放旧版本供其他员工使用。
仔细追踪此类交换。别让变化或过渡期出现漏洞。
4. 建立规则
确保在检出、分配、退役资产时有清晰明确程序。不允许资产在部门间流转而不强制执行某些标准：
- 谁接管资产
- 将资产移交回IT的决策
- 任何报告资产问题的人
- 任何退役资产请求
考虑建立专门部门负责这些流程。小公司仍应指定特定员工或区域负责IT资产追踪。
5. 确保合规
IT资产追踪一个被忽视的方面是确保项目符合既定标准。上次网络彻底检查是什么时候？您检查过投入使用的第三方软件安全漏洞吗？您有多确定已加密移动设备以防公司数据意外或故意传输？
您的IT资产追踪流程可转化为保障组织安全的宝贵工具。发起定期审计盘点，将编目此类信息纳入标准程序。
6. 寻找合适的自动化解决方案
用手工流程启动IT资产追踪使您面临更大人为错误风险。也更难协调不同部门间设备状态。采用自动化流程允许将资产追踪与其他公司系统集成。标记有价值IT资产意味着它们可轻松用条码扫描器扫描，消除人为错误并加速文档记录。
这允许其他领域轻松检索数据供自身使用，如生成报告或编制预算。也便于协作，与其他负责加载验证资产数据的团队成员配合。
通过实施某种IT资产追踪系统提高组织效率。您将为公司省钱，并帮助组织整理精简资产利用。
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