设施管理精通：运营、领导力与项目卓越的实证策略

设施管理（FM）是一门广泛学科，涵盖食品、科技、制造、电商等多个行业。但尽管每个业务核心可能与最接近竞争对手截然不同，成功的设施管理实践却可轻松在企业间互换。事实上，它是基本上任何中小型组织（含学校医院等公共实体、仓储管理库存的私营企业）中唯一能找到的职位名称。

但互惠倾向之外，设施管理程序和技术必须针对使用其的业务高度专业化。因学科涵盖业务连续性规划甚至消防安全等复杂细节，贵组织必须对设施管理程序提供全面展望。
本指南将讨论：

• 设施管理核心职能
• 运营与管理策略
• 精简设施的项目管理
• 设施经理最佳领导实践
• 设施管理更多资源

设施管理核心职能

根据国际设施管理协会（IFMA），设施管理是一项跨学科实践，“考量人、场所、流程和技术的协调”。分解来看，设施经理负责设施所有层面成功，含组织、安全、安保、维护，以及关键日常运营实践。
这似乎是压在一个人或小团队身上令人望而生畏的工作——它确实令人望而生畏——但重要的是要记住，设施管理只是健康业务的一个方面。简单说，所有必要部门必须与设施经理协作，共建业务整体成功。
以下是设施管理学科涵盖内容——以及为何不善管理易导致组织灭亡：

• 安全 —— 设施管理团队的职责是确保占用物业的所有员工和客户安全。此责任跨越所有可能的环境健康安全问题，特别是涉及建筑及其设备的具体问题。未能做到可能意味着严重后果：罚款、业务损失，甚至若认定经理或企业疏忽导致伤亡或永久环境损害，面临起诉。火灾通常位于设施经理雷达顶端，因它是可预防悲剧，充分准备时能挽救生命和宝贵库存。彻底的设施管理团队通过保证设施所有部分合规、员工受过良好培训、所有许可证完全有效，最好地保护公司。此职能涵盖从安全高效照明到地面选择的一切。
• 安保 —— 就重要性而言，仅次于安全的是设施安保，设施管理团队必须应对的拼图另一重要部分。大型公司或拥有特别昂贵库存设备的公司可能明智选择以外包私营公司形式满足安保需求，但确保公司称职履职仍是设施经理角色。生物识别和可穿戴设备等技术进步使高安保区域严格门禁控制成为可能，但设施经理须紧跟这些发展并做出明智安保技术投资。除一般安全外，设施管理团队拥有技术诀窍保护和维护最昂贵硬件也很重要。此角色至关重要，因为它双重确认资产受保护程度不亚于社区安全。
• 维护与检查 —— 无论组织重心何在，设施管理团队最轻率的行为之一就是懈怠建筑维护职责。建筑每个部分，含安装机械如HVAC系统，必须由设施管理团队维护。因一些设施含无数需定期维护元素，建立并遵循严格维护计划有助于确保设施所有移动和永久部分保持最新并良好运行至未来。除一般维护，检查也是设施管理团队必须时刻准备的。他们可通过按需进行内部检查，为可能每年招致的众多正式监管检查做准备。当然，团队还须考虑设施任何重大硬件、库存水平或产能变化——也必须密切关注所有可能影响现行程序的法律变化。
• 业务连续性规划 —— 领导有效设施管理团队部分意味着为“最坏情况”规划。这意味着每个团队须与决策层坐下，制定灾难发生且业务无法承担停工时的计划。例如，假设社区学院遭遇大火，当局认定主楼全损。学院正处学期中无法缩短——这是先前业务连续性规划至关重要的情境。若前述情境已做规划，设施管理团队早已想出替代地点上课和运营行政职责。除新场地外，团队还将为临时设施的安保、维护和硬件需求制定可靠计划。
• 日常运营职责 —— 除担任设施安全和安保联络人外，设施管理团队组织好以应对可能出现的固有日常挑战也很重要。视给定组织结构，这可能意味着从修补女厕所漏水屋顶到修理卡纸传真机的任何事。

无论组织规模，关键是高层引进能雇佣或外包可靠称职团队的设施经理。且因并非每家公司充满安全意识人士，经理须充当占用设施的工人和/或客户代言人。在设施管理领域拥有这种韧性和关注细节是必要的——事实上，它能挽救企业甚至生命。

运营与管理策略

当前主导的全球设施管理组织——国际设施管理协会，呼吁这些领导者在保护企业物业未来时采取更战术和精明方法。
在IFMA《战略设施规划》白皮书中，组织呼吁设施经理实施SFP（战略设施规划），因为它“有助于避免错误、延误、失望和客户不满”。除上述安全和维护重责任外，IFMA希望经理开始超越常规职责，以更好助力组织效率。
为有效做到此点，经理必须编制两样东西：1) 战略设施计划 2) 设施总体规划。让我们看看每样如何更好强化业务整体生产力：

• 战略设施计划（SFP） —— 为编制全面SFP，IFMA敦促经理首先熟悉三件极重要的事：组织核心价值或变化价值及设施如何反映价值、设施深度分析含位置、能力、状况、最后，组织目标如何导致设施增减的基本理解。若经理能与相关部门确认每个基准并找到支持组织雄心同时执行有效日常实践的方式，他们将作为真正“战略”支持系统行动。这种“当前”与“未来”融合让所有相关方以最有效方式应对变化。
• 设施总体规划 —— 任何设施经理应已持续重做设施总体规划，一个审视“包含建筑的物理环境”的框架，但不代表每个都如可能那般全面。让我们看看兼顾日常任务和未来空间使用分析的整体总体规划应包含什么。

设施总体规划应包含：

1. 分区、法规、契约评估
2. 空间标准/基准描述
3. 空间使用计划
4. 工作流分析
5. 工程评估和计划
6. 分块、适配或堆叠计划
7. 概念场地规划或校园规划
8. 建筑形象概念
9. 长期维护计划
10. 建设估算
11. 分期或排序计划（项目顺序）

一旦设施经理做妥当工作联系所有影响其设施的部门，他们将更有装备支持组织未来做出盈利举措。

精简设施的项目管理

因设施经理游戏规则是安全、维护和规划，经理必须开发和执行一长串项目以确保楼上楼下一切顺利运行，这肯定不令人意外。
以下是项目管理战术如何精简设施整体效率的示例：

• 建立包含范围和预算需求的项目进度表
• 就开发和工作进度建议所有工作者（含员工和顾问）
• 为每个项目维护透明数据库，确保高层实时知悉进度、预算、人力变更
• 编制全面培训计划确保所有员工针对可能出现的法规变更获得适当认证
• 为所有拟建项目进行预算估算
• 协调设施系统的服务或维护升级
• 召开会议并获批必要空间变更（可能为空间现代化所需）
• 开发内部审计流程确保满足所有适用法规标准，含新ISO 41001 设施管理—管理体系—使用指南要求

截图来自ISO

当然，首先解决所有基础设施问题对确保设施安全安保至关重要。

设施经理最佳领导实践

正如您已推断，设施管理是项庞大、常复杂的工作，需要强有力、前瞻性、且最重要的是负责任的领导者，以尽可能全面方式思考设施需求。除具备这些素质，最资深经理要么拥有多年多元行业经验，要么获得专业学位。继续教育在该领域也很常见，有许多设施管理课程帮助经理紧跟当前趋势和最佳实践。

既然我们已了解称职设施经理纸面形象，让我们深入探讨他们可实施的最有效领导实践，以保障组织安全和效率：

• 他们与高层在未来愿景上保持一致 —— 正如本指南贯穿提及，强有力设施经理意味着展望未来。从编制灾难事件业务连续性计划到与其他部门保持开放沟通，经理理解仅当设施和员工准备好随变化滚动时，他们才是真正领导者。
• 他们懂规划和预算 —— 设施经理知晓设施每部分基础设施当前价值——及升级成本。他们也敏锐理解预算需求未来如何起伏，从而能向高层准确提议预算变更。
• 他们擅长打造优秀团队 —— 视组织特定需求，设施经理可能负责设施工人、承包商甚至顾问的招聘培训。这意味着经理需天生理解各职位职责和制约及如何最好协作组建最强团队。记住，这些团队成员最终掌控设施安全安保，若出岔子责任可能毁掉组织。
• 他们愿意倾听 —— 设施经理对可能与设施物理脱节却呼吁大变革的高层感到沮丧是自然的，但不代表他们错。动态领导者通过倾听所有部门提议和想法进行协作。这样做创造开放安全沟通渠道，无论结果如何，都将加强部门间关系。

设施管理是项挑战性工作，随技术进步重塑旧流程为更新精简方法而日益复杂。最佳设施经理精准理解如何平衡提升效率的智能技术投资同时最小化风险（如财务和安全风险），对利润产生积极影响。简而言之，设施管理是当今跨众多行业运营的脊梁。

设施管理更多资源

了解最佳设施管理实践更多信息，请访问以下资源：

• IFMA知识库
• 设施管理与领导力的本质
• 重新定义设施管理的高管视角
• 设施经理继任规划
• 设施管理中推动成本领导力的6种方式
• 设施经理6大核心特征
• 设施管理简史
• 设施管理培训
• 设施管理有多重要？
• 公司需要像您这样的设施管理专业人士的10大理由

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