宗教机构为何要实施设施管理软件

不是每个教堂都能成为西斯廷教堂。但是，即使是普通的礼拜场所也可以从正确实施的设施管理软件中受益。

与许多商业企业不同，宗教组织经常不得不应对日益增加的财务不确定性和由热情但短暂的志愿者组成的劳动力。在每种情况下，设施管理软件都能帮助您走上正确的道路。

省钱

当人们坐下来计划家庭预算时，他们做的第一件事就是把每个月的所有钱都加起来。然后，他们将这笔钱分摊到各种开支中，剩下的都存入储蓄。但是一般的礼拜堂通常没有能力知道每个月会有多少钱。捐款箱里总是有不同的金额。有时烘焙销售会取得巨大成功。其他时候，投票率低于预期。会众中的家庭可能突然需要经济援助。或者，会员可能会获得意外的意外收获并决定进行大笔捐款。

因为他们的财务状况会迅速改变，所以礼拜场所总是需要节俭，以应对明天的不确定性。礼拜场所通过设施管理系统节省资金：

• 通过预防性维护延长资产寿命
• 通过库存跟踪降低成本
• 提前预算维修和更换

延长资产寿命

功能齐全的设施管理软件的一大优势是它允许您安排预防性维护工作订单 (PM)。预防性维护模型无需等待事情发生故障，而是让您领先一步，让您在小问题变成大而昂贵的问题之前发现并修复它们。检查机油和旋转汽车轮胎的想法是一样的。

一个很好的例子是您建筑物中的供暖、通风和空调系统。它们需要定期检查，并且在大多数情况下需要进行季节性清洁。您可以设置 PM，然后通过电子邮件提醒您工作到期。该软件还可以向第三方供应商发送 PM。

通过库存跟踪降低成本

当您必须在一夜之间将其运送时，即使更换一个小而便宜的零件也会变得昂贵。库存跟踪可确保您在需要时拥有所需的东西，从而帮助您避免此问题。首次设置设施管理系统时，您将对零件和材料的库存进行审计，然后将这些数字加载到软件中。每次生成工作订单时，您都可以列出您计划使用的内容。当工单关闭时，零件和材料会自动从您的总数中扣除。这是最好的部分：您可以为每个设置阈值。一旦库存降至设定点以下，您就会收到电子邮件警报。在功能齐全的设施管理系统中，您可以将软件设置为自动向供应商订购更多用品。

教堂设施管理软件还可以确保您没有多余的东西。人们很容易忘记，库存过多与库存过少一样昂贵。以真空袋为例。您永远不想被抓到没有足够的行李，因此您可以在预算允许的范围内订购。你解决了一个问题，但又创造了两个。首先，您现在如何找到存放所有这些包的地方。这方面的技术术语是持有成本。其次，您面临着旧真空吸尘器在您的供应完成之前被更换的风险。请记住，这些包只适合那个型号。一旦你用更新更好的东西替换了旧机器，这些袋子就变得没用了。

但是有了一个自动化系统，你可以看到你平均使用了多少个袋子（以及那个旧真空中可能还剩下多少寿命），并相应地订购。运气好的话，你会在真空吸出最后一口气的时候填满你的最后一个袋子。

提前预算维修和更换

设施管理系统的核心是工单，其中包括对问题的描述以及进行维修或完成更换所需的任何其他信息。由于系统会记录所有已完成的工作，因此可以更轻松地查看任何一项资产并预测何时需要更换。

以公共广播系统为例。查看该资产的工作订单，您可以看到明显的趋势。在前三年，您所要做的就是到处更换一些磨损的电缆。但是在过去的六个月里，您的麦克风出现了问题，并且其中一位扬声器在服务期间切入和切出。工作订单历史记录摆在您面前，您可以预测它需要尽快更换并开始保存。您不必因意外账单而不得不通过贷款支付或削减预算中的其他地方，而是在财务上做好准备。

组织志愿者

一般的营利性公司拥有稳定的员工队伍，这使他们能够建立和维护一致的工作流程。然而，礼拜堂往往严重依赖志愿者。这些组织需要建立简单的流程，为他们的临时员工提供大量指导。

设施管理软件通过一致地管理工单和保护机构记忆来帮助礼拜场所完成工作。

一致地管理工单

当会众的成员注意到后门有一个烧坏的灯泡时，他们有没有一种简单而一致的方法让你知道？或者，她们会跟女辅首长提，谁答应提给她的丈夫，青年部的首领，谁会很快忘记这件事？

设施管理软件通过创建一个简单、可靠的问题报告系统来解决这个问题。使用可通过组织网站访问的开放门户网站，会众成员可以提交一张票，这张票只是对问题及其位置的简短描述。或者，可以由最先听到问题的任何工作人员创建故障单。提交工单后，会自动将其转发给负责维护的人员。然后可以将其构建到完整的工作订单中，其中包含其他信息，包括交互式平面图、清单以及所需的材料和零件。工作订单已准备好分配、接受，一旦工作完成，就会关闭。

保护机构记忆

有这么多志愿者来来去去，一个组织很容易集体忘记如何完成某些任务。但是，由于您可以将大量信息打包到工单中，因此设施管理软件可以创造持久的集体专有技术。

例如，我们可以回到后门的那个烧坏的灯泡。当志愿者查看工单时，他们可以看到他们需要采取的具体步骤，所有步骤都列在清单中。有关于死灯泡位置的信息，还有关于在哪里可以找到备件的信息。如果建筑物中有两个梯子，而后厅只有较小的一个，则该信息也可以在工单中。

后续步骤

实施设施管理软件起初可能看起来令人生畏，但有明显的好处。你的努力得到了回报，它让你有更多时间专注于你最关心的组织使命的部分。