设施经理放弃 CMMS 电子表格的九个原因

近年来，公司开展业务的方式发生了巨大变化。计算机技术在很大程度上有助于提高企业在资源、材料和时间节省方面的效率。在 1970 年代后期，电子表格软件出现了，被认为是对会计和库存管理的传统铅笔和纸方法的巨大改进。然而，随着时间的推移，这些软件包难以跟上新技术的持续发展步伐，这些新技术不仅改变了设施管理和生产流程，而且改变了公司与最终用户沟通和向最终用户提供产品和服务的方式。考虑到这些因素以及它们与设施管理的具体关系，越来越多的跨行业公司正在重新考虑电子表格的使用并转向计算机化维护管理软件 (CMMS) 系统也就不足为奇了。高度复杂的软件包，可以在任何给定时间为用户提供设施操作的概览，或者它们可以提供单个设备的状态。

为了更好地理解为什么电子表格不再是设施经理的首选工具，了解它们的功能很重要。首先，可以在纸上手动创建电子表格，也可以使用 Microsoft Excel 或 Lotus 1-2-3 等计算机程序创建电子表格。使用电子表格软件时，它可以捕获、显示和操作按行和列排列的数据。无论使用何种格式，电子表格通常设计用于保存数字数据和短文本字符串以及以图形方式显示数据关系。但是，电子表格通常不提供像数据库那样彻底地构建和标记数据项的能力，并且通常不提供查询数据库的能力。它们成本低，最适合将基本信息组织成简单的图表和列表，但不适用于资产管理和规划等更复杂的任务。

相比之下，当前的 CMMS 系统更加强大，为企业提供跟踪工作订单、快速生成准确报告以及立即确定哪些资产需要预防性维护或维修的能力。通过审查运营数据，CMMS 非常适合进行业务预测。该软件的最新创新包括基于云的安全界面、移动设备可访问性以及进一步提高易用性的无纸化功能。鉴于这些因素，维护管理软件程序现在正在取代缺乏维护管理系统的范围、功能和效率的电子表格包。

以下是可用于优化利润和生产力的九项 CMMS 优势：

1。设施数据的可靠性

2006 年发表在《信息与软件技术》上的研究报告称，88% 的已审查电子表格中发现电子表格存在错误。键入错误、错误分配的单元格、错误的数据范围和公式错误是一些错误来源。因此，错误可能会扭曲结果并对公司运营产生不利影响。 CMMS 数据输入格式和准确性检查降低了此类错误发生的可能性。

2。错误常常被忽视，直到为时已晚

电子表格依赖于用户选择适当的公式来分析他们的数据。即使输入的数据是准确的，如果选择了错误的公式，结果也会有缺陷。如果没有立即发现这些类型的错误，其后果可能会给业务运营带来高昂的代价。 CMMS 使用预编程的分析公式消除了发生这种情况的风险。

3。节省时间的好处

电子表格数据输入非常耗时，以至于许多公司雇用低技能员工将数据输入电子表格。鉴于已经指出的错误倾向，让未经培训的员工管理这项重要任务可能会有风险。维护管理软件平台使数据输入更容易，同时还通过用户权限限制访问。该功能限制了用户在程序中可以更改的内容并防止出现错误。

4。电子表格仅提供有限的数据关系视图

凭借相当多的技术专长和时间，可以对电子表格进行编程以在非常狭窄的范围内分析数据。但是，它们无法提供对资产跟踪、库存和其他维护和工作流任务（例如预防性维护计划）的分析。 CMMS 具有这些功能，并且通过内置报告，它们可以轻松获得对资产历史、零件、人工的即时洞察；所有这些都没有经过任何专门的技术培训。

5。自动化和简单的设施维护报告

虽然可以在电子表格中生成报告，但与 CMMS 相比，它们并不是最易于创建的。无论是饼图、散点图还是条形图，电子表格报告都不具有视觉吸引力或即时可用。由于用户需要实时且触手可及的信息，因此维护管理软件（也称为设施管理软件）只需点击鼠标或在平板电脑上点击即可完成此操作，而无需按照电子表格程序的要求输入公式。

6。提供有关重要设施管理指标的详细信息

CMMS 专为设施管理而设计。电子表格不是——至少在没有复杂编程的情况下不是。维护软件可以提供与公司运作特别相关的各种指标，而无需专门的编程技能。例如，CMMS 可以实时生成以下指标： MTBR（平均维修间隔时间）； MTBF（平均故障间隔时间）； MTTR（平均修复时间）。

7。与其他软件和设施应用程序集成

设施维护软件的一大吸引力在于它能够与电子邮件、会计软件、ERP 系统、Active Directory 等其他软件进行交互。电子表格没有这些功能。这些最近的 CMMS 创新扩大了它们的有效性，并为设施管理人员提供了额外的节省时间的好处。

8。安排预防性维护

预防性维护软件 (PM) 是公司效率的核心，因为它有助于运行整个设施。然而，在一系列设备上进行 PM 并非易事，尤其是对于大型操作而言。通常，单个设备上的 PM 涉及多个任务或步骤。电子表格在这方面尤其受到限制，因为它们无法创建计划的维护协议或发送通知或提醒来执行它们。能够安排 PM 是 CMMS 对设施管理人员如此有吸引力的原因，因为它们可以提供每台设备涉及的所有任务的清单、创建例行时间表、发送通知和提醒以及创建报告。执行预定的 PM 意味着更少的意外设备故障和更短的停机时间。

9。改善整体设施功能

任何公司的许多方面都超出了标准电子表格程序的能力。其中包括监控劳动力利用率、创建工作订单以及提交供应和零件订单。综合考虑，维护软件可帮助设施管理人员在分配技术人员、安排日常维护和更换设备的最佳时间方面做出明智的决定。

今天，各行各业的企业都面临着寻找最有效的增长和盈利方式的挑战。曾经，电子表格对于设施管理人员来说是一种出色的低成本解决方案。然而，对于大型组织来说，维护一个包含数百甚至数千个数据点的电子表格程序是不现实的。随着组织的资产和服务在快节奏和充满挑战的环境中增长和发展，在电子表格中保持信息的最新状态在逻辑上变得越来越困难，特别是生成做出明智决策所需的综合报告。 CMMS 软件可以解决这个问题，这也是为什么它们会吸引越来越多的电子表格无法使用的组织。