IT 资产管理解释：目的、优势和最佳实践

固定资产市场经理

目录

• 什么是 IT 资产管理？
• IT 资产类型
• 为什么 IT 资产管理很重要？
• 8 个 IT 资产管理最佳实践
• ITAM 成功的关键是什么？耐用标签
• 常见问题

要点

IT 资产管理 是组织用来管理其 IT 资产从采购到处置的整个过程的工具。目标是最大化这些资产的价值，同时以符合组织目标（例如运营效率和合规性）的方式管理它们。

技术几乎支撑着现代组织的各个方面。无论是数字软件还是台式计算机等物理资产，您的组织都依赖 IT 资产来保持生产力和效率。

然而，管理技术资产可能很复杂，尤其是对于大型组织而言。

为了跟上这项技术不断扩大的规模，越来越多的企业开始投资IT 资产管理 （ITAM）解决方案。该技术可在一个地方跟踪和管理所有数字和物理 IT 资产，使领导者能够无与伦比地了解其使用指标、成本、合规性等。

您组织的方法和软件设置对整体 IT 资产管理方法的成功具有巨大影响。在本指南中，我们将解释 IT 资产管理如何使组织受益，并分享调动 ITAM 技术的最佳实践。

图片来源 乔纳森·博尔巴 来自 像素

IT 资产管理 (ITAM) 是一种在单一位置跟踪所有物理和数字 IT 资产的策略。 ITAM 帮助组织准确地了解技术资产生命周期成本，以最大限度地提高 IT 硬件和软件投资的价值。

ITAM 软件无需在电子表格或纸质签入/签出日志中管理硬件，而是可以轻松地在一处跟踪所有资产并监控其使用数据。

ITAM 不仅仅跟踪资产。它还支持：

• 技术采购
• 降低风险
• 许可
• 生命周期管理
• 维护和升级

成本管理绝对是一个优势，但 ITAM 的最终目标是帮助组织有效、合法且高效地利用其 IT 资产。通过正确的设置，ITAM 可以减少停机时间并提高组织生产力。

观看下面的视频，了解有关 ITAM 的更多信息：

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IT 资产类型

IT 资产管理软件通常将资产分为两类：数字资产和物理资产。您需要两者来保持生产力，但在 ITAM 解决方案中跟踪这些资产的方式会有所不同。

物理 IT 资产是您可以触摸的有形物品。这些资产是您的技术基础设施的一部分，包括以下资产：

• 硬件： 这包括计算机、服务器、网络设备和数据存储设备（例如外部硬盘驱动器）。
• 外围设备： 这些附加设备可以补充您的主要硬件，例如打印机、扫描仪和显示器。
• 移动设备： 越来越多的员工在旅途中工作，尤其是在建筑和仓储等行业。移动物品很容易丢失，因此越来越多的组织开始使用 ITAM 软件跟踪智能手机、平板电脑和便携式扫描仪。
• 数据中心设备： 这包括服务器机架、冷却系统和备用电源。

大多数组织都需要一个跟踪实物资产的解决方案，因为它们很容易损坏或丢失。但是，使用 ITAM 跟踪您的数字资产同样重要，其中通常包括：

• 软件： 这个广泛的类别包括操作系统、应用程序和软件套件。
• 许可证： 大多数企业软件需要许可证才能运行。 ITAM 系统跟踪各种软件产品和基于云的服务的所有许可证和订阅。由于许多组织不小心为不再使用的许可证付费，因此跟踪此信息是识别浪费和节省资金的好方法。
• 数字媒体： 数字文档、图像和视频都属于数字资产，特别是如果您在营销部门或创意领域工作。

理想情况下，您组织的 ITAM 解决方案应跟踪所有 IT 资产。跟踪一种类型而不是其他类型可能会产生盲点，从长远来看，成本会更高。

为什么 IT 资产管理很重要？

图片来源 克里斯蒂娜 来自 不飞溅

IT 资产管理对于所有组织都至关重要，无论您经营的是小型初创公司还是跨国企业。

节省成本

您只能管理您所衡量的内容，对于 ITAM 来说也是如此。 ITAM 解决方案不是在零监督的情况下投资 IT 资产，而是准确跟踪和管理 IT 资产。

一些现代 ITAM 平台甚至可以通过机器学习和人工智能等免干预功能为您完成所有管理工作。

借助 ITAM，您可以避免过度购买或未充分利用设备和软件。它可以识别冗余或未充分利用的资产，您可以重新分配或报废以节省资金。 ITAM 还可以更轻松地预测未来的 IT 支出，从而实现更准确的预算和财务规划。

改进合规性和风险管理

在管理包含敏感数据的 IT 资产时，完整的可追溯性和遵守合规性法规至关重要。在规划数据中心硬件退役时，请遵循以下 10 步方法，以确保端到端合规性：https://t.co/Sk1hovRa1Q#itad pic.twitter.com/TZwGKAFBMY

- 米歇尔·梅代罗斯 (@MMLMedeiros) 2023 年 12 月 1 日

合规性对于所有企业都至关重要，对于化学品制造和制药等受到严格监管的行业也至关重要。 ITAM 为您跟踪所有软件许可证、保修和相关监管要求，维护所有 IT 资产的准确清单，从而帮助您避免与软件许可相关的问题。

有效的资产管理还可以改善公司的安全状况。当您知道所有资产的位置时，就可以更轻松地保护它们免遭盗窃或丢失，否则可能会导致代价高昂的安全漏洞。

ITAM 还确保所有硬件和软件均为最新版本并得到妥善维护，保护您免受不断变化的网络安全威胁。

提高生产力和效率

IT 资产管理让您可以清晰地了解可用资产，从而改善资源分配并为员工提供完成工作所需的工具。通过这种方式，ITAM 可以减少停机时间并提高响应时间，特别是对于 IT 相关问题。

此外，管理良好的 IT 资产往往具有更长的使用寿命，从而减少意外故障和更换订单带来的停机时间。

长期优势

ITAM 帮助您的企业取得长期成功。它提供了有关 IT 资产使用情况的宝贵数据，您可以使用这些数据来制定有关技术投资和升级的战略决策。

ITAM 还可以让您更轻松地将 IT 资产与组织的使命和长期目标结合起来，帮助您忠于自己的使命。

8 IT 资产管理最佳实践

由 Fernando Arcos 通过 Pexels 拍摄

只要您遵循结构化流程来最大化您的资产，IT 资产管理就有很多好处。无论您有现有的 ITAM 流程还是想要从头开始创建自己的流程，请遵循这些 IT 资产管理最佳实践。

1。选择跟踪一切的软件

大多数现代 IT 资产管理解决方案都会跟踪数字资产和实物资产，但情况并非总是如此。有些平台仅跟踪数字资产，例如许可证、订阅和数字媒体。

跟踪一种类型的资产很有帮助，但您的组织仍然需要计算机、服务器和网络设备等硬件来访问这些数字资产，因此请使用跟踪所有资产类型的 ITAM 解决方案。

2.利用技术简化库存管理

有效的库存管理和跟踪是 ITAM 的必备条件。使用条形码标签或 RFID 标签来提高准确性并简化整个资产跟踪流程，而不是手动将资产输入系统。

此设置可确保您考虑所有资产，近乎实时地更新其状态，并在更短的时间内找到它们。智能标签还可以更轻松地识别损失并就资产利用做出明智的决策。

3.考虑设备生命周期

任何 IT 硬件或设备都不会永远存在，组织中的每件设备都需要在某个时候进行处置。 IT资产管理解决方案跟踪每项资产的生命周期阶段和使用情况，采用更加个性化的资产管理方法。

您的 ITAM 解决方案将根据实际使用数据提供定制的维护和最终处置建议，而不是简单地在任意日期停用设备。这些见解使您可以更轻松地就何时升级或报废资产做出数据驱动的决策，从而优化其长期价值和效用。

4。使用官方政策备份 ITAM

IT 生命周期管理软件将为您完成许多繁重的工作。尽管如此，拥有自己的 IT 资产管理策略来支持软件仍然至关重要。这样，您就可以创建适合组织的策略，而不是简单地遵循 ITAM 软件附带的规则。

每个组织都是不同的，因此创建策略并塑造 ITAM 软件以适应它们将为您带来更好的结果。

制定明确的 IT 资产维护、升级和处置政策。例如，您可能超越了电子废物处理的最低限度，并制定了环保的处理政策来支持您组织的可持续发展目标。

5。使用高质量、耐用的资产标签

图片来源 克里斯蒂娜 来自 不飞溅

一些 IT 资产标签随着时间的推移会褪色、磨损或脱落，从而损害 ITAM 工作的准确性。从一开始就使用耐用的 IT 资产标签，以提高 ITAM 准确性并避免频繁更换的麻烦。

Camcode 的耐用资产标签和安全标签是一种弹性选项，可防止日常磨损以及热或化学品暴露等环境因素。

要充分利用您的 Camcode 标签，请务必：

• 将标签放置在可见且可触及的区域
• 确保标签使用耐用粘合剂牢固粘贴
• 加入条形码或二维码以便于扫描和跟踪

6。自动化你能做的事情

很少有领导者有时间或能力手动管理数百甚至数千项资产。这不仅需要更多时间，而且还会让您容易出错并承担责任。

自动化软件解决方案将节省时间并提高资产跟踪工作的质量。

简单的基于触发器的自动化将为您完成大量工作。例如，您可以在 ITAM 软件中设置触发器，以便在 IT 部门扫描资产时自动打开支持票证。

并非所有 ITAM 软件都利用人工智能，但这对于快速分析使用数据和发现趋势来说是一个有用的功能。它需要收集几个月的数据才能得出具有统计意义的结论，但人工智能驱动的 ITAM 是一种节省时间的解决方案，其性能通常优于人类分析师。

7。定期审计资产

有时，ITAM 软件中的数据与现场实际情况不匹配。定期审核确保库存记录的准确性、发现差异、提高资产利用率并验证资产状况。

如果您处于受监管的领域，频繁的审核还有助于合规性和风险管理。

8。将 ITAM 与其他业务系统集成

虽然 ITAM 解决方案确实可以简化资产管理，但它们仍然将您的资产数据集中在一处。将 ITAM 与您的企业资源规划 (ERP)、人力资源管理 (HRM) 和财务系统集成，以更全面地了解组织中正在发生的情况。

集成将使您能够更全面地了解您的资源，同时促进不同部门之间更好的协调。

ITAM 成功的关键？耐用标签

随着组织在软件和硬件上投入更多时间和资源，IT 资产管理变得更加重要。有效的 ITAM 不仅是更好运营的必要条件，而且是一种使您的组织盈利能力更强、效率更高的战略方法。

通过遵循 ITAM 最佳实践，您可以显着节省成本、提高合规性并提高生产力。

诀窍是弥合物理 IT 资产和 ITAM 软件之间的差距。 Camcode 的耐用资产标签专为跟上您的资产而设计，使标签成为提高 ITAM 准确性和效率不可或缺的工具。

Camcode 提供多种满足您应用需求的选项（例如 Foil Metalphoto® 标签）和提供更高安全性的 IT 资产跟踪解决方案（例如防篡改聚酯标签），为您的所有 IT 资产跟踪需求提供强大而可靠的解决方案。

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常见问题