发挥全自动化潜力 - 自动化运营模式（第 3 部分）

编者注：这是三部分系列中的第三篇文章。从阅读开始这个系列 自动化运营模式的好处（第 1 部分） .

在本系列的第三部分（本文）中，我们将讨论自动化跨越阈值并迅速传播以触及每一位员工的关键转折点。引爆点是大规模自动化，但针对个人而言是个性化的。

达到规模意味着卓越自动化中心 (CoE) 正在构建自动化：

• 跨越多个部门

• 跨越企业应用程序

• 采用多种技术，例如人工智能 (AI) 和聊天机器人

但真正的突破是让每位员工都能使用、创造并从自动化中受益。

UiPath 设想让每位客户都能在其组织中为每个人提供“一个机器人”。每个人的机器人允许所有员工通过使用软件机器人来协助他们的日常任务更智能地工作。

为了充分发挥自动化的潜力，组织需要三个维度协同工作：

1. 领导创建自动化目标以推动执行

2. CoE 能够创建复杂的自动化来推动巨大的价值

3. 每个桌面上的软件机器人作为推动大规模采用的数字助理

自动化操作模型是一个结构化的计划，可以同时在每一个上执行。它在下图所示的六个计划元素中建立了领导层、CoE 和业务部门之间的一致性。

来源：UiPath

如果没有自动化操作模型，程序可能会分解为令人困惑的项目列表。基于项目的战术自动化方法不可避免地会推动“唾手可得的成果”用例。这是阻止机器人过程自动化 (RPA) 扩展的常见陷阱之一。在这些情况下，我最常看到的是自动化程序几乎完全取决于中层管理人员的偏好，而不是与更广泛的公司目标挂钩。

项目目标和执行计划

当我请正在大规模运行自动化的客户分享他们成功的原因时，出现了一个共同的模式：

1. 首先，他们从执行愿景和规划开始

2. 接下来，每个业务部门负责人通过致力于业务成果来保持一致

3. 最后，每个业务部门的员工都提出了实现年度目标的想法

例如，我最近参加了与 UiPath 客户组织的首席财务官 (CFO) 的对话，他启发他的团队基于对未来的令人信服的愿景采用自动化。他的愿景是所有人都能立即理解的。他要求花几分钟时间召开一次关于自动化的员工会议。不到 15 分钟，这位高管就传达了自动化将如何影响公司：

• 财务表现

• 竞争地位

• 员工技能提升

他还解释了自动化将如何帮助他们与技术趋势保持一致，从而在未来五年内提升客户体验。

会后，我补充了首席财务官的开场白。在欣赏的同时，他很快指出，让团队在使用自动化方面保持一致需要的不仅仅是愿景。

他提醒我，在当今快节奏的商业环境中，具有远见卓识的公司经常被竞争对手击败。他强调，实现愿景意味着使用自动化潜力的外部基准为每个业务部门制定具体的财务目标。

CFO 表示，在按业务部门确定年度自动化目标后，他希望每个业务部门负责人按部门或职能领域进行分解。他们应该使用年度预算周期来规划实现这些目标所需的资源。

让我们考虑一个虚构的例子。在我们的示例中，企业级目标是在一年内削减 2.5 亿美元的运营费用。每个业务单元都需要为该目标做出贡献，并且该要求会级联到每个业务单元内的部门。在下图所示的示例中，第一个部门将有 1000 万美元的目标来节省运营费用（参见图中的第一步）。

点击上面的图片查看大图。

该部门的员工可以通过 UiPath Automation Hub 提交自动化想法，以实现部门目标。 UiPath 自动化中心有助于收集和管理组织的自动化管道（图中的第二步突出显示）。这对变革管理很重要：如果员工在创造未来方面没有发言权，他们往往不会全心全意地接受未来的愿景。

现在，秘诀就在这里：CoE 在每个部门内都建立了一个“交付工厂”。交付工厂（如上图的第三步所示）可以根据组织的目标扩大或缩小规模。交付工厂还可以考虑组织实现目标业务成果的紧迫性。工厂可以使用：

• CoE 资源作为业务部门的共享服务

• 按需聘请外部顾问

• 直接在业务部门内聘用的全职开发人员

• 为他们的团队构建自动化的公民开发人员（除了他们的日常工作）

我称它为工厂，因为这是产生价值的地方，这有助于推动部门业务成果。就我们的示例而言，假设送货工厂在一年中帮助节省了 1000 万美元。通过主要从业务部门内部交付和支持自动化（参见图中的第四步），业务部门可以控制自己的命运，并在 CoE 提供的治理下按照自己的步调前进。

价值衡量

领导层为每个业务部门设定了财务目标。检查。

从软件机器人读取数据的分析会自动流入执行仪表板，以显示实现目标的进度。检查。

每个部门的员工都在使用自动化来交付价值，以实现部门目标。检查。

在上图的第五步中，一组标准的运营和财务指标用于衡量实现的自动化价值。当领导者选择标准指标时，他们必须确定“硬成本节约”是否真的能说明问题。在我们的示例中，减少 2.5 亿美元的运营费用是硬成本节省。

高管们很欣赏硬成本节省，因为它们可以立即量化。然而，他们也明白，价值中最重要的部分通常更难量化（例如成本规避、员工忠诚度和风险降低）。释放该价值并对其进行量化，将自动化程序提升为数字化转型的关键支柱。

我见过高管介绍自动化价值衡量 如：

• 成本规避 :当一家公司通过全面的自动化能力增加收入时，员工人数的增长速度可能会更慢。

• 员工忠诚度 ：当员工使用 RPA 摆脱重复性、基于规则的工作时，他们可以腾出时间从事更有意义的工作。软件机器人就像任何其他鼓舞士气的活动一样，例如员工健康计划或免费托儿服务。众所周知，所有这些都可以降低员工流失和招聘的成本。

• 降低风险 ：RPA 允许审计师在更高的水平上运作并提高审计质量。自动化不需要审计师判断的任务可以提高审计质量，因为它允许审计师专注于例外情况以降低风险。软件机器人会记录他们在业务流程中执行的每项操作的日志数据，因此审计人员喜欢这种透明度。

上述“软成本”节省不包括其他价值驱动因素，例如对收入和客户体验的积极影响，这通常是自动化的主要驱动因素。根据我的经验，高管们希望保守地量化这些软成本改进和收入价值驱动因素，并将它们与直接运营费用节省并列沟通。

其他业务部门扩展

在图表的第六步，执行发起人使用对价值的洞察力与其他部门领导分享自动化成功。通常，这些部门会希望建立自己的自动化程序。当 CoE 启用一个新的业务单元时，自动化运营模型是业务单元和 CoE 之间的交互模型，作为关于如何运营和建立自己的交付工厂的协议。

对每个连续的部门或功能区域进行冲洗和重复。这创造了一个临界点（我在本文开头谈到），自动化在整个组织中迅速扩展。

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组织架构

在我的博客《让每个员工都成为自动化英雄》中，我介绍了影响力即将发生巨大转变的想法。在这种转变中，最接近业务流程的员工将被授权通过以下方式在自动化计划中发挥更多的核心作用：

• 提交自动化想法

• 记录流程中的任务或步骤

• 通过使用专业开发人员在其桌面上创建的软件机器人每天使用自动化来提高运营效率

• 为自己或团队中的其他人（公民开发人员）创建简单的任务自动化

事实上，一些创新客户已经将这一过程完全游戏化，CoE 会为非技术贡献者的顶级创意和自动化提供奖励和认可。

组织结构随着程序的成熟而发生变化，从集中式变为“联合式”。这意味着，随着业务部门内的员工逐渐获得更多能力，集中式 CoE 团队会更改其章程，以支持解决方案质量、治理和控制，而不仅仅是开发。

例如，我有一个客户拥有单独的 IT CoE 和财务业务部门 CoE。他们从集中式 CoE 开始，但随着时间的推移，将组织结构更改为更加联合的模型，因为财务部门变得更加成熟和有能力。财务业务部门看到了掌握自己命运的价值，并优先安排资金聘请自己的员工。

IT 中的 CoE 负责为财务提供控制和合规性，但以更亲力亲为的方式为财务以外的其他没有同等人员配备水平的业务部门提供服务。

解决方案质量

并非每个提交给 CoE 的自动化想法都足够重要，可以优先考虑实施。任何已提交但未自动化的想法都是一个未解决的痛点。

通过启用上述业务部门，您可以消除这些痛点。但是，在所有情况下，CoE 都将参与质量控制和保证。 CoE 负责向组织的其他部门提供标准、模板和方法。

确保解决方案质量可能是 CoE 与业务部门中正在创新以帮助推动业务成果的各个开发人员之间的摩擦领域。我见过的一种成功方法是，CoE 通过与 HR 或学习部门合作，将培训作为具有特定认证级别的个人学习计划提供。

CoE 将希望创建一个通过 UiPath 自动化中心共享的可重用组件库。这些提供了完成可重复任务的标准方法，例如使用适当的安全控制登录到应用程序。业务部门内的开发人员可以首先使用这些经 CoE 认证的可重用组件，以构建高质量的自动化。

治理和控制

虽然这种自动化运营模式的方法为每个业务部门提供了很大的自主权，但 CoE 必须提供治理和控制功能。例如，解决方案的生产路径将包括阶段门，以确保代码质量和符合所有政策和标准。

以下是 CoE 控制如何帮助创建部门之间的交互模型以快速扩展的几个示例：

• 所有自动化项目的即时可见性，以防止重复工作或孤岛工作

• 识别由各个业务部门创建的用于共享的高价值自动化

• 对任何公民开发的供他人使用的自动化进行质量检查

正如这个由三部分组成的系列所展示的那样，最雄心勃勃的公司会将自动化运营模式转变为真正的数字业务框架。虽然更广泛的自动化机会可能是普遍的，但一个业务单位、部门或地区的实际战略和运营需求可能与另一个业务部门、部门或地区大不相同。

在规模上，自动化不再仅由 CoE 中的 RPA 专业人员驱动。当每个员工都可以通过自己的数字助理利用这些创新时，您就成功地达到了规模。数字助理是一个有人值守的机器人，可作为每个桌面上的数字转换机制。

如果您已准备好在您的组织中实现自动化运营模式，我建议您花一周的时间来启动该计划。

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