资产标记流程中的 6 个步骤
任何使用资产标记来管理有形资产的组织都需要一个明确定义的高效流程，以便在资产被收购时对其进行标记，并在资产的整个使用寿命期间对其进行监控。
什么是资产标记？
资产标记是将识别标签或标签（也称为资产标签）附加到资产的过程。资产标记用于固定资产和可移动资产，以提供一种在其整个使用寿命期间识别单个资产的方法。资产标签通常印有条形码，使用手持条形码阅读器或配备条形码扫描应用程序的智能手机扫描，允许用户获取和记录有关资产位置、维护历史或其他详细信息的数据。
资产标记通常用于库存管理、在制品 (WIP) 应用程序以及使用 CMMS 解决方案管理维护和维修流程。资产标签用于许多行业，从医疗保健到教育，再到仓储，再到国防、公用事业和制造业。
资产标记系统的目的是什么？
资产标记允许公司为每项资产分配一个唯一标识符。使用条形码打印的资产标签消除了手动数据输入的需要，实现了准确和高效的库存跟踪，并简化了维护和维修等活动的文档记录。通过跟踪每项资产的位置、维护历史、使用情况和其他详细信息，公司可以简化记录保存并简化会计和税务报告。例如，完整的利用率数据可以轻松计算设备资产的折旧率。
一些行业有规定必须标记的资产类型、资产标记所需的材料以及其他资产识别要求。例如，国防工业要求根据 MIL-STD-130 进行唯一标识，也称为 UID 或 IUID。用于国防应用的资产标签（称为 UID 标签）必须符合严格的标准，包括能够承受恶劣的环境条件并在资产的整个生命周期内保持可读性。在国防工业中，资产标签系统提供了一种有价值的工具，可用于跟踪军事财产的整个生命周期，从制造到分销和最终处置。
为单个资产收集的数据使各行各业的公司能够做出更明智的数据驱动决策，例如确定投资新设备是否比修理接近其预期使用寿命结束的设备在财务上更合理。
由于每件物品都贴有唯一标识符并记录其位置历史，因此资产标签也有助于防止盗窃和丢失。某些类型的资产标签，例如防篡改条码标签，可以增加额外的威慑力来防止盗窃。
为什么资产标签很重要？
资产标签是资产跟踪系统的基础，为识别单个资产提供了可靠的方法和捕获数据的有效方法。如果没有资产标签，则必须手动记录有关资产位置和历史的信息，这一过程充满人为错误且容易出错。在依赖手动流程时，资产更容易被错误识别，从而导致数据不可靠。
使用永久性压敏粘合剂或机械附件固定在资产上的资产标签旨在在资产的整个使用寿命期间保持附着和可读性。由于资产标签用于标记可以使用数十年的资产，因此在选择资产标签时考虑操作环境至关重要。
虽然条码可以打印在即剥即贴标签上，但这些纸质标签的耐用性不足以承受数月或数年的雨、雪和紫外线照射。必须更换脱落、褪色或以其他方式变得不可读的资产标签，与选择能够从一开始就承受资产典型环境条件的耐用资产标签相比，导致资产在整个生命周期内的成本更高。
高效资产标记系统的 6 个步骤
以下是资产标记流程中基本步骤的概述。
- 确定资产类型和类别。
- 分配一个唯一的标识号。
- 确定所需的资产标签类型。
- 在您的资产跟踪系统中输入资产和所有相关信息。
- 在物品上贴上资产标签。
- 实施数据验证流程。
以下是实施简化的资产标记流程所需了解的内容。
确定资产类型和类别
如果您已经实施了资产跟踪系统，那么您可能有一个资产分类系统或架构，包括资产类别和类型。如果您是第一次实施资产跟踪系统，那么创建此分类系统是确保随着时间推移保持一致分类的重要步骤。资产可以按部门、成本、用途或任何数量的其他变量进行分组。
您可能希望选择与用于会计目的的资产分类流程相一致的分类方法。即使您的会计系统包括有形资产和无形资产，并且您的资产标记流程仅与有形资产相关，但确保您的有形资产分类与您的会计方法相匹配，可以简化集成和报告。
截图来自 Corporate Finance Institute
以下是一些实物资产类别的示例：
- 家具
- IT 设备（电脑、笔记本电脑）
- 视听设备
- 技术设备（电源、空调装置）
分配一个唯一的识别码
除了对资产进行分类和按类型分类之外，每项资产都应该有一个唯一的识别号，以便准确跟踪。此唯一 ID 将单个资产与同一类别和类型的其他资产区分开来，从而更容易管理重新排序、维护和会计等流程。
唯一标识号可能包含指示资产类型或所有权部门的编码.例如，HR部门控制的资产可能包含前缀013，而会计控制的资产则前缀为014。这种方法可以通过查看标签轻松确定资产的重要信息，同时更详细条码扫描即可获取信息。
确定所需的资产标签类型
资产标签和标签不是一刀切的解决方案。有多种资产标签和标签旨在适合特定应用，例如用于可能暴露在恶劣条件下的资产的耐用资产标签或用于可能被盗、未经授权转移或篡改的高价值资产的安全资产标签.永久性设备标签非常适合在资产生命周期内自动收集数据。考虑资产的类别和类型，以及资产将面临的环境条件。是否会使用苛刻的清洁解决方案清洁资产？它会接触化学品或溶剂吗？它会暴露在室外天气条件下吗？在确定每项资产的最佳资产标签时，应权衡所有这些因素。
将资产和相关信息输入您的资产跟踪系统
资产应在收到后立即输入系统。为了简化此流程，编写流程文档来概述何时应标记资产、如何分类、为某些资产类型请求哪些类型的资产标签以及数据输入程序是很有帮助的。例如，华盛顿大学有一个标签程序文档，提供了有关流程的具体信息。数据输入要求可能因资产类别和类型而异。一般来说，输入资产跟踪系统的数据包括：
- 资产识别号
- 序列号或型号
- 制造商或供应商信息
- 收购日期
- 所有权的位置或部门
- 状态
- 资产价值
在物品上贴上资产标签
附件方法因资产类型和标签类型而异。一些资产标签使用压敏粘合剂，而另一些则使用机械附件。一些资产标签提供两种附加方法。如果您可以选择粘合剂或机械附件，请选择最适合资产的方法或公司政策要求的方法。
实施数据验证流程
从至少两个数据点验证资产，例如条形码和项目的序列号。在处置资产时，此步骤对于确保“准确且可验证的监管链”至关重要，这有助于减少数据泄露（特别是对于 IT 资产的处置）并有助于保持对法规的遵守。
实施一致的资产标记流程可确保对贵公司收到的所有资产进行一致分类和跟踪，从而轻松定位整个公司的资产，实施定期维护计划，并为审计和会计目的保持准确的记录。制定明确的政策和程序，并就批准的资产标记程序对您的团队成员进行培训，从而简化流程并最终对您的底线产生积极影响，使您能够提高资源利用率，减少不必要的资产重复，并延长您的使用寿命投资。
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