精简资产标签管理：高效管理的6大关键步骤
任何利用资产标签管理实物资产的组织，都需要一套清晰定义、高效的流程，在资产采购时标记，并在其可用寿命内持续监控。
什么是资产标签？
资产标签是将识别标签或标签（即资产标签）粘贴到资产上的过程。资产标签用于固定和移动资产，提供在资产可用寿命内识别单个资产的方式。通常印有条码，资产标签通过手持条码阅读器或装有条码扫描应用的智能手机扫描，让用户获取和记录资产位置、维护历史或其他详情。
资产标签常用于库存管理、在制品（WIP）应用，以及配合CMMS解决方案管理维护维修流程。资产标签跨越医疗、教育、仓储、国防、公用事业、制造等众多行业。
资产标签系统的目的是什么？
资产标签允许公司为每项资产分配唯一标识符。印有条码的资产标签消除了手工录入需求，实现准确高效的库存追踪，并精简维护维修等活动的文档记录。通过追踪每项资产的位置、维护历史、使用情况及其他详情，公司可简化记录保存，为会计和税务目的精简报告。例如，完整的利用率数据使计算设备资产折旧变得容易。
某些行业有法规规定必须标记的资产类型、资产标签所需材质及其他资产识别要求。例如国防行业要求唯一识别（UID或IUID），依据MIL-STD-130。用于国防应用的资产标签（即UID标签）必须满足严格标准，含承受恶劣环境条件并在资产全生命周期内保持可读。在国防行业，资产标签系统为追踪军用财产全生命周期（从制造到分销再到最终处置）提供宝贵工具。
为单个资产收集的数据使各行业公司能做出更明智的数据驱动决策，如判断投资新设备是否比维修即将寿命终期的设备更合算。
因每件物品粘贴唯一标识符并记录位置历史，资产标签还能帮助阻止盗窃和损失。某些资产标签（如防篡改条码标签）增加额外威慑以防盗窃。
为什么资产标签很重要？
资产标签是资产追踪系统的基础，提供识别单个资产的可靠方法和高效捕获数据的手段。没有资产标签，资产位置和历史信息必须手工记录，该过程充满人为错误且易失准。依赖手工流程时，资产更易被误识别，导致数据不可靠。
资产标签通过永久压敏胶或机械固定件粘贴，旨在资产可用寿命内保持粘附和可读。因资产标签用于标记可能使用数十年的资产，选择资产标签时必须考虑运行环境。
虽然条码可打印在撕贴标签上，但这些纸基标签不够耐用，无法承受数月或数年的雨雪和紫外线暴露。脱落、褪色或变得不可读的资产标签必须更换，导致资产全生命周期成本高于从一开始就选择能承受资产典型环境条件的耐用资产标签。
高效资产标签系统的6个步骤
以下是资产标签流程的关键步骤概览。
- 识别资产类型和类别。
- 分配唯一识别编号。
- 确定所需资产标签类型。
- 在资产追踪系统中录入资产及所有相关信息。
- 粘贴资产标签到物品上。
- 实施数据验证流程。
以下是实施精简资产标签流程所需了解的内容。
识别资产类型和类别
若已实施资产追踪系统，您可能已有资产分类系统或模式，含资产类别和类型。若首次实施资产追踪系统，创建此分类系统是确保长期分类一致的关键步骤。资产可按部门、成本、用途或其他多种变量分组。
您可能希望选择与会计目的资产分类流程一致的分类方法。尽管会计系统包含有形和无形资产，而资产标签流程仅涉及有形资产，但确保实物资产分类与会计方法一致，可实现更简单的集成和报告。
截图来自Corporate Finance Institute
以下是一些实物资产类别示例：
- 家具
- IT设备（电脑、笔记本）
- 视听设备
- 技术设备（电源、空调单元）
分配唯一识别编号
除按类型分类外，每项资产应有唯一识别编号以便准确追踪。该唯一ID将单个资产与同类别、同类型的其他资产区分开，使重新订购、维护、会计等流程更易管理。
唯一识别编号可包含指示资产类型或所属部门的编码。例如，人力资源部门控制的资产可含前缀013，会计部门控制的资产前缀为014。此方法仅看标签即可轻松确定资产重要信息，更多详情只需扫描条码。
确定所需资产标签类型
资产标签并非一刀切。有各种资产标签针对特定应用设计，如面临恶劣条件的资产用耐用标签，面临盗窃、未授权转移或篡改风险的高价值资产用安全标签。永久设备标签适合自动化资产全生命周期数据采集。考虑资产类别和类型，以及资产将暴露的环境条件。资产是否会用强力清洁剂清洗？是否暴露于化学品或溶剂？是否暴露于室外天气？所有这些因素在为每项资产确定最佳标签时都应权衡。
在资产追踪系统中录入资产及相关信息
资产收到后应立即录入系统。为精简此流程，拥有书面流程文档很有帮助，明确何时标记资产、如何分类、特定资产类型请求何种标签、数据录入程序。例如，华盛顿大学有标签程序文档，提供流程具体信息。数据录入要求可能因资产类别和类型而异。通常，录入资产追踪系统的数据包括：
- 资产识别编号
- 序列号或型号
- 制造商或供应商信息
- 采购日期
- 位置或所属部门
- 状态
- 资产价值
将资产标签粘贴到物品上
粘贴方式因资产类型和标签类型而异。一些资产标签使用压敏胶，另一些用机械固定件。一些标签两种方式皆可选。若可选胶粘或机械固定，选择最适合资产或公司政策要求的方式。
实施数据验证流程
从至少两个数据点验证资产，如条码和物品序列号。处置资产时此步骤至关重要，以确保“准确可验证的保管链”，有助于降低数据泄露风险（特别是IT资产处置时）并保持合规。
实施一致的资产标签流程确保公司接收的所有资产被一致分类和追踪，易于定位公司内资产、实施定期维护计划、为审计和会计目的维护准确记录。制定清晰政策程序并培训团队成员遵循核准的资产标签程序，可精简流程并最终对利润产生积极影响，让您提高资源利用率、减少不必要的资产重复、从投资中获得更长可用寿命。
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