通过简化审批改进供应商管理

企业与第三方供应商合作的原因有很多。无论是使用承包商来补充劳动力、扩展能力还是更好地为客户服务，供应商都是日常运营的重要组成部分。

最好的供应商会尽其所能让客户满意。然而，每个供应商参与中都存在某些挑战，例如管理合同、按时付款和监督关系。许多人在同一点遇到瓶颈：批准。

为防止关系受损、时间损失和金钱浪费，企业必须弄清楚如何简化审批流程，这是有效管理供应商的重要控制点。

企业级企业通常通过数十种基于软件即服务 (SaaS) 的内部部署解决方案来管理其运营。 I.T. 以外的普通员工通常只需要使用这些平台中的一小部分，并且可以快速熟练掌握与他们的工作实际相关的少数解决方案。

但是，经理和其他业务负责人需要登录才能访问数十个这样的平台，以便他们可以管理每个平台的审批。他们的日常工作不一定需要平台专业知识，因此在管理审批时，他们要么不知道如何使用平台，要么依靠一系列电子邮件警报来管理审批。结果，他们经常错过最后期限或让一些人从裂缝中溜走。如果没有审批平台，项目和合同可能会陷入停顿或完全崩溃——这一切都是因为电子邮件进入了错误的文件夹或收件箱。

复杂或不明确的审查链经常导致审批延迟，从而导致错过付款期限和滞纳金。凭借更好的流程和易于理解的审批系统，企业甚至可以提前付款并获得提前付款的折扣。通过简化审核链并为经理和其他业务领导者提供更好的解决方案，企业可以停止因滞纳金和错失折扣机会而造成的损失。

错过批准可能会使与承包商进行数周甚至数月的审查和谈判失败。当付款失败时，第三方供应商将终止与企业的合同，如果没有签署合同，新供应商将继续寻找另一个客户来填补其产能。在这两种情况下，需要供应商的部门都会被推回原位，并且可能不得不在确定新供应商时停止基本业务运营。这个过程可能会因为一个简单的事实而变得更糟，即新合同必须经过与最初导致失败的相同的批准过程。虽然正在确定和审查新的承包商或供应商，但运营延迟会导致收入损失和组织风险增加。

为避免与审批缓慢或丢失相关的额外成本，企业可以采取一些主动措施来防止合同终止。通过明确定义与承包商的关系并采取措施改进内部流程，可以加快审批速度，使审批相关的收入损失不再是问题。

提案请求 (RFP) 必须明确，从关系一开始就阐明公司的需求。他们还应该概述对承包商的期望，提供易于理解的定义，说明在关系期间的成功情况。通过在签订合同之前在 RFP 中制定强有力的指导方针，企业可以自行选择一个高质量的供应商，其能力和期望最能与企业保持一致。

在供应商关系的初始阶段，没有什么比合同更重要的了。企业必须建立关键里程碑，包括开始和结束日期；定义操作和程序要求，并明确概述工作规范。通过重申在 RFP 阶段制定的期望，企业可以向承包商展示一致性，并继续为自己的员工有效管理关系奠定基础。

工作范围 (SOW) 是合同的重要补充。如果合同可能不包含项目或正在进行的任务的所有细节，SOW 可以通过建立付款时间表并明确定义双方的责任，在企业与其供应商之间建立一个开放的沟通渠道。这也可以是通过对责任设置可衡量的限制来保护两者的机会。

一旦签订合同并开始工作，企业必须遵守 RFP、合同和 SOW 中列出的条款。如果做得好，企业将考虑如何实施能够促进高效审批系统的工具和流程，然后可以将自己定位为执行该计划。通过跟踪定期付款截止日期、已完成的工作以及在执行过程中可能出现的任何不可预测的外部因素，剩下的就是确保业务领导者可以轻松访问和签署所有必要的批准，从而节省时间和金钱并保护脆弱的供应商关系。

虽然供应商关系可能因延迟或失去批准而破裂，但企业可以通过适当的计划和流程让供应商满意并消除批准的压力。因此，各个级别的员工都可以自由地专注于其他任务。

审批应从电子邮件中删除，并整合到一个易于理解的企业审批平台中，以便管理人员和业务负责人能够快速有效地做出决策，无论他们更喜欢使用移动设备、桌面浏览器甚至是协作工具，例如 Slack 或 Microsoft Teams。当审批顺利进行时，将对确保企业防止其第三方关系中的潜在损失和陷阱产生深远影响。

Dave Charlesworth 是企业审批平台 Capriza 的销售副总裁。