掌握学校资产追踪：自动化、规划与IT协作三大关键策略
各类学校必须准确追踪资产，以符合政府会计准则委员会（GASB）和财务会计准则委员会（FASB）标准，并对利益相关者负责。随着学校越来越依赖外部资助和捐赠，必须负责任地管理追踪资产，以向利益相关者证明支出合理性。但学校资产分布在校园、设施、教室、行政人员、教师和学生家中，准确追踪几乎不可能。学校可通过以下几种方式改善资产追踪实践：
- 精简并自动化资产追踪
- 与IT团队协作追踪笔记本和移动设备
- 制定资产管理计划
1. 精简并自动化资产追踪
若学校能从2014年洛杉矶联合学区计算机库存惨剧中吸取教训——近20万美元设备被盗或失踪——就会明白采纳资产追踪最佳实践对避免错误和昂贵设备损失至关重要。
采纳资产追踪最佳实践并
精简自动化流程的学区和教育机构，能轻松通过审计，追踪资产比依赖手工追踪的机构容易得多。教师和管理员也赞赏利用条码和资产标签精准扫描的资产追踪方案，让资产出入库流程无缝衔接、节省大量时间。
若您的学区或教育机构仍依赖Excel或其他手工流程追踪资产，正在让员工花费数小时在资产生命周期内更新个别记录。手工系统更易引发混淆和错误，导致设备在问题被发现前丢失、损坏或被盗。且手工流程不如自动化流程能强化问责。
事实上，大型学区和高等教育机构追踪资产极其困难，正如洛杉矶联合学区。高校常报告数万至数百万美元损失，采纳资产追踪系统可将这些损失最小化甚至几乎消除。有效的资产管理技术方案利用条码扫描器减少人为错误，在数据库中保持实时准确记录。
2. 与IT团队协作追踪笔记本和移动设备
学校开展一对一技术计划（向学生借出笔记本、平板或iPad）时，面临资产丢失或损坏导致巨额损失的风险。教育机构IT专业人员意识到计划需要大量规划，主导在发放设备前实施资产追踪系统。若教育机构不投资资产追踪系统，管理设备可能成为IT团队的全职工作。
实施资产追踪系统的机构赞赏其带来的时间和成本节约：自动化追踪流程、随时知晓谁签入签出设备、设备是否损坏、哪些家长购买保险、哪些丢失。许多系统使用条码扫描器关联学生/员工ID和设备序列号，消除谁借出设备的争议。一些教育机构IT专业人员倾向投资包含报告功能的高级资产追踪技术，让整个团队实时追踪查看设备信息。
3. 制定资产管理计划
大多数学校有IT团队追踪设备，但即使没有，也理解为所有资产制定资产管理计划的价值。公立学区尤其需要有效的资产管理计划，因资产多用纳税人资金或拨款采购。许多公立学校资金有限，需最大化资产生命周期。确保资产被妥善追踪的最佳方式是制定资产管理计划。
具体而言，教育机构资产管理计划涵盖所有资产：从HVAC系统、建筑、到硬件。因许多学校无力采购新资产替换老旧资产，依赖资产管理计划决定维修哪些、何时维修。资产管理计划还包含预防性维护，尽可能长久保持资产良好状态。最佳场景是将资产管理计划与资产追踪系统融合，拥有所有资产、维护计划和追踪信息的完整记录。
学校必须妥善追踪资产，以符合GASB和FASB标准并对利益相关者负责。为改善资产追踪实践、守住底线，教育机构必须精简自动化资产追踪、与IT团队协作追踪笔记本和移动设备、制定资产管理计划。
图片来源：Pixabay by rawpixel 和 Flickr by UMichLibrary
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