为学校和教育工作者提供的 3 个基本资产跟踪技巧：自动化、规划和与 IT 协作

各类学校除了对利益相关者负责外，还必须准确跟踪其资产以遵守政府会计准则委员会 (GASB) 标准和财务会计准则委员会 (FASB) 标准。由于学校更多地依赖外部来源的资金和捐赠，他们必须以负责任的方式管理和跟踪其资产，以证明对这些利益相关者的支出是合理的。但是，学校拥有如此多的资产，分布在校园、设施、教室以及管理员、教师和学生之家，因此几乎不可能准确地跟踪资产。学校可以通过多种方式改进其资产跟踪实践，包括

1. 简化和自动化资产跟踪
2. 与 IT 团队合作跟踪笔记本电脑和移动设备
3. 制定资产管理计划

1。简化和自动化资产跟踪

如果学校要从 2014 年洛杉矶联合学区的计算机库存崩溃中吸取教训，当时有近 200,000 美元的设备被盗或丢失，那么采用资产跟踪最佳实践对于避免错误和代价高昂的设备损失至关重要.
采用资产跟踪最佳实践的学区和其他教育机构 简化和自动化他们的流程通过出色的审计和跟踪他们的资产比那些依赖跟踪的更容易手动资产。教师和管理人员也很欣赏通过使用条形码和资产标签进行准确扫描的资产跟踪解决方案无缝运行该过程所节省的时间。
如果您的学区或教育机构依赖Excel 或其他用于跟踪资产的手动流程，您需要花费员工在其生命周期内更新单个资产记录的时间。手动系统也更容易出现混乱和错误，在任何人意识到问题之前就可能导致设备丢失、损坏或被盗。而且，手动流程不像自动化流程那样让人们承担责任。
事实上，大型学区和高等教育机构很难跟踪他们的资产，就像洛杉矶联合学区一样。学院和大学经常报告数万到数百万美元的损失，当机构采用资产跟踪系统时，这些损失可以被最小化并几乎消除。有效的资产管理技术解决方案利用条形码扫描仪来减少人为错误的机会，并在数据库中保持实时、准确的记录。

2。与 IT 团队合作跟踪笔记本电脑和移动设备

当学校开始一项涉及向学生借笔记本电脑、平板电脑或 iPad 的一对一技术计划时，当资产丢失或损坏时，他们冒着损失大量金钱的风险。教育机构的 IT 专业人员意识到，这些举措需要进行广泛的规划，并在将设备分发给学生之前带头实施资产跟踪系统。当 IT 团队的教育机构不投资资产跟踪系统时，管理设备可能会成为一项全职工作。
那些实施资产跟踪系统的人欣赏他们通过自动化资产跟踪流程实现的时间和成本节省随时了解谁签入和签出设备、设备是否损坏、哪些父母购买了保险、哪些丢失了。其中许多系统使用与学生和员工 ID 以及设备序列号相关联的条形码扫描仪，因此对于谁签出设备没有任何疑问。教育机构中的一些 IT 专业人员更愿意投资于先进的资产跟踪技术，包括报告功能，并让他们的整个团队能够实时跟踪和查看设备信息。

3。制定资产管理计划

大多数学校都有一个可以跟踪他们的设备的 IT 团队，但即使是那些不了解为所有资产创建资产管理计划的价值的学校。公立学区尤其需要有效的资产管理计划，因为在大多数情况下，资产是用纳税人的钱或赠款购买的。而且，许多公立学校的资金有限，因此需要最大限度地延长资产生命周期。确保正确跟踪资产的最佳方法是制定资产管理计划。
具体来说，教育机构的资产管理计划考虑到所有资产，从 HVAC 系统到建筑物，再到硬件.由于许多学校没有足够的资金来购买新资产来替换旧资产，因此他们依靠资产管理计划来确定维修哪些设备以及何时维修。资产管理计划还需要预防性维护，以尽可能长时间地保持资产良好状态。最好的情况是将资产管理计划与资产跟踪系统结合起来，以完整记录所有资产、维护计划和跟踪信息。
学校必须正确跟踪其资产以符合 GASB和 FASB 标准，并对利益相关者负责。为了改进资产跟踪实践并保持底线，教育机构必须简化和自动化资产跟踪，与 IT 团队合作跟踪笔记本电脑和移动设备，并制定资产管理计划。
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