维护经理为何仍钟情电子表格：5 大原因

行业专家、学者、维护设施经理在研究、文章等来源中认可并引用设施管理软件效益。软件公司吹嘘维护软件实施潜在高 ROI。

常被引用的 CMMS 软件效益：

• 高效管理追踪工单能力
• 预防性维护工单自动触发
• 即将到来事件和库存低位自动警报
• 改进劳动力调度管理
• 改善维护与其他部门沟通
• 通过更好库存管理节省成本
• 工单、更新、其他交易准确记录可报表
• 为行业审计和合规检查生成清晰准确报表
• 随时随地访问维护数据
• 实时更新

尽管有所有 CMMS 效益，为何如此多维护设施经理仍死守电子表格追踪运营？近期调查 显示，45% 设施经理仍用手动方法追踪维护运营，称“淹没在纸张中”。15% 称维护追踪完全未建立，67% 称追踪尚可。

电子表格的问题

维护部门起步用电子表格、纸质工单、邮件电话沟通工作或许合理，但这些方法长期成功递减回报。毕竟电子表格非为维护部门设计。例如，多人负责更新时保存修改可能出错，导致数小时数据输入丢失或覆盖。此外，电子表格不发送预防性维护任务到期或备件不足的定时邮件警报。也无法创建工单或采购订单，衡量维护历史、设备停机、劳动力利用率等指标是手动、繁琐、不准确的。

虽我们以常见维护管理软件效益开篇，使用其工单软件功能管理工单，但讨论实施 CMMS 可能带来的劣势或成本也很重要。这些劣势是维护设施经理继续选择电子表格追踪维护运营的关键原因。

5 大经理仍用电子表格而非 CMMS 的原因……及对策

1. 高层管理缺乏支持：

经济低迷或财务困境时，组织常裁员抵消成本，维护部门往往首当其冲。因高层通常视维护为费用。管理层倾向以过度简化眼光看损益表。削减费用以增加短期利润。奇怪的是研究显示妥善实施 CMMS 软件产出高 ROI。更奇怪的是，短期裁员策略下，公司不减少资产(建筑设备)，却减少维护部门维护资源，导致维护团队超负荷、设施恶化的明确配方。决策者如此思维，让 CMMS 难落地，因 CMMS 被视为额外费用。

2. 高昂前期成本：

有 150+ 维护管理软件供选择，价格费用结构各异。传统上大多数 CMMS 部署为本地安装在 PC。这些部署涉及高安装设置成本，阻碍经理投资。太多“万一？”：万一维护员工抵制新技术？万一 CMMS 供应商停止支持应用？万一软件未达承诺效果？切换成本如何？所有未知让安装维护管理软件风险极大，坚持电子表格成舒适替代。近十年向基于 Web 的 CMMS 转变，低前期和切换成本，消除上述大量风险。此外，大多数系统允许免费迁移历史维护数据、用户、资产设备至新系统。无需从头收集数据，能立即运行历史维护报表。旧系统先前实施成本迁移新系统时从不丢失。

3. 隐性和无形成本：

表面上，计算实施维护管理软件系统成本似易。例如，看无限用户 Web CMMS(如今不罕见)，可能预期年软件许可费 3000 美元、额外 1500 美元培训初始设置费。首年 4500 美元、此后 3000 美元/年，对吧？不幸的是没那么简单。我们忽略了安装计算机化维护管理软件(CMMS Software)相关的许多无形成本。其中一些：

a. 评估不同 CMMS 供应商涉及的成本：

常被忽视的是评估不同软件供应商所需时间。经历过此过程的经理可能习惯供应商现场拜访、航班、住宿、午餐等。随所有时间费用，许多经理将抵制评估维护软件解决方案。时代变了，所有麻烦可避免。大多数维护软件评估可通过在线直播网络研讨会、个性化演示完成。一去不复返现场拜访、宴请、谈判差旅费的日子。

b. 采购维护软件涉及的成本：

若为大组织工作，通常有正式采购流程。正式程序越多，涉及时间人员越多。采购软件尤其需不同部门输入：维护研究功能需求、决定成本是否符合预算，IT 确保软件通过安全要求，法务确保服务等级协议妥当。会计部门可能想与会计软件集成，高管可能想要炫酷报表功能。所有这些需求让 CMMS 价格标签大幅上涨。庆幸小组织无需跳过所有圈套，维护经理有权在极少其他部门介入下决策。大组织应学会放松管控，给维护经理更多自主权，或固化各部门需求迎合最重要者。若 CMMS 是 SaaS(软件即服务)交易，不满意时退出安排相当容易。

c. 设置涉及的时间：

有经历过商业软件实施经验者知设置过程涉及大量时间且多事可错。若在小设施(单体小酒店、制造厂)仅 50 台设备、仅寻求自动预防性维护软件，设置相当简单。仅需资产清单、设置维护计划。但若监管多设施、数百上千资产、追踪库存、供应商、人工成本、维修，维护管理系统设置时间多得多。维护经理虽知 CMMS 效益，但无时间设置系统。救火确保系统运行优先于建立新维护计划。

d. 培训涉及的时间：

运营越大、功能需求越多，培训员工 CMMS 所需时间越多。更难的是维护团队不懂技术。许多组织维护团队技术水平跨度巨大。人口统计偏大的部门采纳新技术更难。光明面是，千禧一代进入职场将带来更快采纳、更少技术阻力。不意味老一代不能学维护管理软件，但可能暗示团队需更多培训小时适应软件。请注意许多 CMMS 供应商为客户提供免费培训、快速提供 优质支持服务。用户友好型 CMMS 软件日益流行也让事情更易。供应商推出更简洁设计、直观导航新版本提升用户体验。

e. 软件定制成本：

购买维护管理软件后，公司常觉需修改以更贴合特定运营需求。过去 CMMS 仅本地安装、一次性购买时，软件定制是预期且高成本。今天更多公司选 SaaS 安排，软件定制问题成争议点。客户不愿在本质租赁软件上投入大量定制费。但即使维护软件供应商不做用户可定制软件，他们愿与客户合作倾听开发需求、分担定制成本。

4. 高失败风险：

悲剧真相是维护管理安装记录不佳。一些研究表明失败率 40%，其他报高达 80%。高失败率归因于糟糕实施计划、糟糕设置、缺乏供应商支持、用户抵制、培训不足。无论原因，维护软件供应商正更努力做更用户友好软件、提供更多支持和更好培训。

5. 终端用户抵制：

员工抗拒变革是从电子表格转向计算机化维护管理软件的主要障碍。经理和下属因各种原因抗拒变革。维护员工常视 CMMS 为衡量绩效工具，易感威胁或厌倦变革。也视使用为额外工作、无时间。为缓解抵制，经理需早期让员工参与、清晰解释实施目的(不强调追踪绩效)、展示工具如何让生活更轻松。一旦获得团队买单，他们将支持弃电子表格用维护软件。

结论：

CMMS 效益清单详尽。理论上似任何维护部门的逻辑解决方案。了解所有优势下，很难理解为何维护设施经理继续用电子表格不实施维护软件。仔细看情况，发现维护软件安装伴随许多风险。经理因不可预见隐性成本、员工抵制、失败恐惧而不愿改变。然而 CMMS 供应商通过生产更便宜、更灵活付费计划、更用户友好 CMMS 解决此问题。此外，更多懂技术维护人员进入职场、对维护软件技术持开放态度。