从Excel升级到CMMS：提效降本的维护管理数字化转型指南

2019年已深入推进，是时候做效率体检了。您还在手工或用电子表格追踪工单与维护活动吗？您不孤单。我们调研的近80%设施维护专业人士，其公司仍用电子表格或完全无系统追踪工单、维护请求、预防性维护。警示：这些方法正让您的部门与公司付出巨额隐性成本。

研究显示：超88%电子表格含错误，导致企业损失数百万美元。

无论初创小企业还是深耕多年成熟公司，若仍用电子表格或手工“掌控”维护运营，是时候改变了——一种能改善时间利用、减少设备停机、将部门从被动救火转型为计划维护、缩短备件物料等待时间的变革。这就是从Excel迁移至CMMS软件。

理由如下。

无CMMS的世界

“Excel编码错误是否摧毁了西方世界经济？”保罗·克鲁格曼在《纽约时报》发问。哈佛经济学家雷因哈特与罗戈夫的研究导致全球财政政策计算存疑。电子表格遗漏特定单元格计算，高估债务负担对经济增长影响。不止于此！

还记得摩根大通“伦敦鲸”事件吗？单一电子表格模型错误导致该行巨额亏损$62亿。

以上是专家依赖电子表格数据决策导致的巨额失误典型。我们非暗示用电子表格追踪维护会让公司沉没，而是说数据易错、常不可靠。其他劣势包括：

极度依赖人工

电子表格要求用户手工录入数据，有时需专设岗位管理海量录入。哈佛经济学家用电子表格都能出错，普通Excel高手员工犯错概率极大。企业花费数千美元雇佣非必要人员录入维护数据，而CMMS以更少资源做更多事，数据更可靠、结果自动化。

无法支持复杂分析

电子表格将用户限制在设施运营简单分析，导致设施现状图景不全。设施管理软件等维护程序配备专家开发测试的强大报表工具与功能。这些工具赋能维护专业人员即时获取关键工单、延误、瓶颈、停机、库存水平、成本数据等关键信息。这些能力最终带来更优决策、效率提升、成本降低。

数据丢失风险高

无论电子表格还是文件柜，数据丢失、被盗、管理不善风险较CMMS等维护管理应用高十倍。电子表格需频繁更新，CMMS常仅需录入1-2个数据点如工时、状态更新为完成。这些更新触发大量后续计算，向管理者交付可靠关键数据。且数据录入不限于单人（表格所有者），CMMS下技师可从电脑或移动设备实时更新。电子表格与文件柜存储也增加信息落入错误手中、危及公司安全的概率。