CMMS 为何优于电子表格：10 大核心优势

电子表格常被设施和维护经理用于追踪资产和运营。表面上，电子表格似乎是合理方案。

• 大多数企业配备电脑电子表格应用。
• 预期支出无需额外预算。
• 大多数员工熟悉使用，易上手，几乎无需培训。
• 电子表格有强大报表能力，能制作令高管印象深刻的图表。
• 设施维护经理可编译资产主要设备、库存、公用设施、位置、供应商、供应商、员工、租户、客户的数据表。

拥有这些益处，为何经理还考虑 计算机化维护管理系统 (CMMS)、计算机辅助设施管理系统 (CAFM) 或设施管理软件 (FMS)？毕竟这些软件系统昂贵得多(对比 MS Excel)、不熟悉、实施培训需大量时间精力。

是的，电子表格益处似乎巨大，但我们不应轻易忽视 CMMS 益处，实际上应考虑将其纳入运营。以下是经理应使用 CMMS 软件而非电子表格的 10 个理由：

1. 提升租户和客户的客户服务

为租户和其他客户提供服务的公司，可用设施管理软件和 CMMS 改善服务。这些系统允许租户、员工、其他客户实时提交服务请求，自动路由给服务提供商。客户可获邮件状态更新、轻松查看进度。电子表格无法做到，若经理想让客户知晓请求状态，必须手动更新。手动更新耗时、不可靠、易错。最终，使用维护或设施管理系统让客户随时知晓服务请求状态的公司，客户满意度更高。

2. 关键文档轻松访问

设施管理作为重要文档的中心枢纽。设施维护部门人员常需访问关键文档：平面图、操作手册、保修、图像、供应商合同、租赁协议、发票、采购订单等。所有文档均易于在数据库中存储访问。无软件时，找一份操作手册或机械图可能花费数小时甚至数天。电子表格在管理访问重要文档方面远不及设施管理和 CMMS 软件。

3. 自动邮件警报和提醒

CMMS 和 FMS 相较电子表格最大优势之一是向不同方自动发送通知警报。软件可配置在重要事件到期时发送邮件和短信：服务请求提交、库存项达关键阈值、预防性维护到期、检查到期、保修即将过期、故障发生。

此外，工作未在特定时限内响应时自动发送警报。例如，技术员被通知电梯故障但 1 小时内未响应，设施经理将被通知以便快速行动。电子表格导致经理被动、常在太晚时行动。而维护软件让经理和技术员主动、避免故障、更快响应。

4. 改进预防性维护

建筑维护软件具备预防性和计划维护功能，按设定时间表自动触发工单。部分系统甚至在读数达关键阈值时触发任务(基于仪表的 PM)。可在计划事件前及到期时发送通知。若工作未完成，向主管发送警报。无软件时，预防性维护 易被忽视，导致更频繁停机和更高维修成本。电子表格仅能记录预防性维护和检查计划时间，无法更进一步。若预防性维护是组织优先事项，最好别依赖电子表格。

5. 增强报表能力

我们都知擅长电子表格能制作惊艳报表。高管见饼图、柱状图、散点图会印象深刻。这证明您懂行、投入了精力。

设施维护管理软件提供可比拟甚至更强的报表能力。除强大报表撰写工具，软件包含内置标准报表：逾期工单、即将到来的预防性维护和检查、月度维护成本、人工成本和利用率、设备生命周期分析、库存水平等。想象在电子表格中正确构建这些报表需多少时间。

报表还可定时自动邮件发送。钟爱电子表格的经理可提取 CMMS 报表用电子表格功能修改。许多维护系统还具可定制仪表盘，用户可查看关键绩效指标 (KPI) 实时数据。

6. 可访问性

过去十年见证向基于 Web 软件转变，浏览器访问。基本给予用户随时随地访问权，只需互联网连接。近期无线网络普及，软件用户可从智能手机或平板访问数据库。相同邮件通知警报现在可远程接收，不限于台式机。这带来更快响应、无纸化、更好沟通。CMMS 软件 vs 电子表格，此级可访问性电子表格无法实现。

7. LEED 认证加分

实施设施管理软件和 CMMS 被认可为减少建筑能耗的有效方式。CAFM 让经理易于报告表现不佳系统、及时决定设备升级或维护时机。维护软件配备报表工具识别故障设备、查看趋势。软件为预防性维护计划增值被视为绿色建筑运营一步。这就是为何拥有维护软件系统能为设施争取 LEED 认证 一分。

8. 新增记录

设施维护管理软件记录事件优于电子表格。服务请求提交时，软件自动记录请求人姓名、联系信息、请求时间日期。也记录响应人和响应时间。事实上，软件自动记录每笔交易。想象多人添加记录的电子表格中做这事，几乎不可能。

9. 工单管理

CMMS 和 FMS 能用工单软件精简整个工单流程，电子表格无法做到。有维护软件时，员工和客户可提交请求，经批准(或拒绝)派发给维护员和外部供应商。软件自动记录请求时间、接收时间、工单流程中每笔交易。照片、发票等重要文档可附加到工单备查。维护经理可轻松提取响应时间、完成时间、涉及成本数据。如前所述，邮件通知警报生成让所有方知晓工单状态。更好的工单管理流程也带来更快响应、减少设备停机。

10. 降低成本

若您正用电子表格，大概率有事项漏网。预防性维护未按计划执行。预防性维护与非计划维护呈反比。预防性和计划维护增加，设备停机和维修成本减少。通过更好文档和报表追踪供应商和技术员绩效、劳动力利用、设备绩效，可节省成本。CMMS 和 FMS 还具库存管理工具，让公司优化库存水平——保持库存低但需时有供——另一成本节约。赋予经理强大维护软件报表工具，让他们做出省钱的更好决策。

通常维护软件系统在不到一年显示 ROI，可预期 5-15% 维护成本降低。若无预防性或计划维护系统、维护为被动模式，成本降低更显著。ROI 计算涉及许多变量，但鉴于本文所述 CMMS 益处，妥善实施 CMMS 或设施管理软件可成为巨大成本节约器。

作者注：理解您的怀疑；CMMS 公司告诉您维护软件多好有点反感。但我们不仅坚持自家 CMMS 系统，也坚持维护软件解决方案整体。且不必信我们，点击此处阅读众多客户成功案例之一。