通过 MRO 数据清理降低成本

随着当今工业和制造业的竞争和技术不断发展，企业面临着在保持生产质量的同时降低成本和提高效率的日益严峻的挑战。这些制造公司通常在大地理区域拥有多个站点，每个站点都有数千个维护、维修和运营 (MRO) 备件，以保持运营正常运行。在这样的大型组织中，几个不同的员工将项目输入到每个站点的各种企业资产管理 (EAM) 系统中，几乎没有或没有标准指南，并且通常使用多种语言。随着时间的推移，这种标准化的缺乏会导致材料数据变得不一致和不准确，从而导致业务的所有部门都能感受到许多负面影响。

材料数据损坏最常见的影响包括：

• 无法识别的物品
• 库存过多
• 重复
• 虚假缺货
• 设备停机时间
• 低效的零件搜索
• 增加特立独行的购买（直接购买）
• EAM 系统的有限优势

这些低效率会让公司花费大量时间和金钱，同时阻碍他们做出关键的数据驱动决策。

数据清理过程

为了将损坏的数据转换为一致质量的数据，必须实施数据清理流程以创建一个可以在整个组织中维护的通用公司目录。

虽然数据清理过程在本质上可能看起来非常简单，但它需要一套非常独特和专门的软件、人员和程序。一些数据清理公司通过使用自动化软件以提高效率和速度而自豪，但实际上，没有任何软件应用程序可以在没有人工干预的情况下准确地清理海量数据文件。数据清理过程实际上要详细得多，并且要获得最准确的结果，需要使用自动化软件应用程序并结合清理专家的参与来确保一致性、准确性和效率。

为了说明从开始到结束的数据清理过程，它被分解为九个步骤。虽然每个项目都因特定的客户要求而异，但这九个步骤涵盖了每个数据清理项目中涉及的标准程序。

步骤 1 – 分离和标准化制造商名称和部件号

使用自动化软件，从非结构化的自由文本描述中提取和分离制造商名称和零件号。分离后，制造商名称和零件编号将被更正和标准化，确保每个唯一的制造商名称和零件编号在整个数据库中保持一致的结构。

第 2 步 - 分配名词修饰符和必需的属性

在制造商名称和零件编号的分离和标准化之后，使用名词修饰词词典为每个项目分配正确的标识符和描述性属性。如下图所示，使用名词-修饰词词典，每个项目都被分配了一个名词-修饰词对，其中名词是主要标识符，修饰符是次要标识符。每个名词修饰词对平均还包含五到七个相关属性，这些属性进一步描述了该项目的特征。

第 3 步 - 填充属性

在对客户原始描述中提供的信息进行标准化和填充后，使用内部和外部工具填充其余属性，例如包含数百万个预标准化项目的主零件库。在线研究工具有助于搜索和收集其他零件信息。使用这些强大的工具，可以通过直接从制造商目录中检索的信息准确有效地增强商品描述。

步骤 4 – 分配分类代码

一旦名词、修饰语和相应的属性正确描述了所有项目，就可以为它们分配客户指定的分类代码。分类代码通常用于商品细分、支出分析和其他自定义报告，使公司能够利用采购并获得洞察力，以提高采购相关效率。

步骤 5 – 识别重复项

清理和分类完成后，数据库中的重复项目通过直接重复（相同的制造商名称和零件号）或通过形状配合功能（不同的制造商名称和零件号，但根据类型、尺寸和材料相同）来识别。一旦发现重复项，就会为它们分配一个通用的公司零件号，复制描述以在整个数据库中显示相同，并标记这些项目以供客户审查。

步骤 6 – 质量控制审查

由于强调质量和一致性，下一步涉及对所有项目进行最终人工审查，通常由指定的项目负责人或专门的质量控制人员进行。质量控制流程可确保每件商品都根据预先定义的客户标准遵循正确的格式和命名法，同时验证增强描述是否正确、准确和完整。

步骤 7 – 向客户发送审核列表

平均而言，通常会发现 10% 的材料数据库是审查项目，这意味着项目缺乏用于准确识别零件的关键信息，例如制造商名称或零件编号。在数据清理过程中，这些项目会被标记并编译到客户评论列表中。审核清单返回给客户，然后客户必须在库房内物理定位该项目并记录必要的零件信息以添加到物料主数据中。

步骤 8 – 将数据格式化到客户 ERP 系统

一旦为所有审查项目收集了缺失的信息，并且整个清理后的数据库已通过质量控制部门的批准，即视为完整并转移到 IT 部门。在此阶段，IT 专家将数据格式化到客户指定的企业资源规划 (ERP) 系统，并将其提取到返回文件中。格式化阶段对于实现预期的最终结果至关重要，因为每个 ERP 系统都有自己独特的布局、标题和字段限制。

步骤 9 – 返回清理过的文件

一旦整个数据文件经过清理、标准化、增强、重复数据删除、审查和格式化到客户的 ERP 系统，它就会以电子方式交付给客户。这时候就可以直接将数据上传到客户的ERP系统了。

结果

从美学角度来看，数据清理的结果是显而易见的，因为数据现在在整个组织中清晰地保持了一种一致的格式和命名法，同时包含用于改进零件识别的增强信息。然而，真正的好处是那些在视觉上可能不那么明显但能带来最大投资回报的好处。最有价值的好处是能够识别和移除多余的、过时的和重复的项目，同时提高在时间紧迫的情况下快速搜索和定位零件的能力，最大限度地减少设备停机时间至关重要。主要优势包括：

1. 降低成本

• 识别过度活跃和过时的库存
• 识别和消除重复项
• 减少设备停机时间
• 减少特立独行的购买
• 减少加急零件订单

2. 提高维护效率

• 高效的零件搜索

3. 最大的 ERP/EAM 收益

• 改进报告功能

从长远来看，优质材料数据是维持运营成本和效率的关键。一旦数据清理项目完成，这个过程就不会结束。保持持续的数据质量需要一套严格的目录管理程序，以确保在添加新项目以及修改或暂停现有项目时的准确性和一致性。大多数数据清理公司为客户提供某种类型的目录管理软件或服务，以保持其清理目录的质量。但是，除非客户能够将内部资源专用于管理目录，否则将此活动外包给最初清理数据库的专家将始终提供最佳结果。

关于作者

Jocelyn Facciotti 是 I.M.A. 的营销经理。 Ltd.，一家专门从事 MRO 数据清理和相关服务的公司。如需更多信息，请访问 www.imaltd.com 或联系 [email protected]。