更新纸质工作说明的难点
作为工业文档的关键要素，操作模式是允许操作员在执行各自工作固有的任务时得到指导的基本支持。因此，对于公司而言，这些文件不仅要清晰易读，而且不存在任何会导致操作执行不合格的错误。
更新纸质工作说明：浪费时间和精力
随着公司运营环境的不断发展和变化，它的运营和生产方式也必须如此。工作指令不能及时冻结，因为它们必须适应新因素的到来：新标准、新工具、新流程、新需求等。此外，错误或低效率和不合规的来源可能是在这些工作说明中检测到，一旦应用于现场。
因此，需要对这些操作程序进行定期更改，这意味着它们必须每次都更新。然而，在处理传统纸质媒体时，这显然是一个严重的问题 .
这意味着旧版本的所有副本 （那些不是最新的）工作说明必须从流通中删除，以确保没有员工仍然使用它们来完成他们的工作。下一步是重印媒体，然后确保所有操作员在相关各方（生产经理、质量经理、可能也参与这些更新的操作员……）验证后拥有更新的文件。 所有这些都调动了资源（物质和人力）、精力和时间。
因此无法更新纸质文档 没有一定量的废物，更不用说对环境造成的后果，因为纸张是一种可回收材料，但代表了相当多的潜在废物。
难以管理和保护文档
由于必须对公司文档进行存档，因此很容易想象随着文档的累积而存储和管理的文档量。他们需要一个专门的空间，拥有大量的材料资源（橱柜、文件柜、磨损保护等）和组织资源。
更新工作说明也会带来安全和保密问题。存在安全问题，因为任何纸质支持都可能在发生事故、处理不当或灾难（火灾、洪水……）时被更改甚至毁坏。就机密性而言，人们担心数据可能会泄露给竞争对手，因为纸质文件可能会被隐藏和滥用。
数字化带来解决方案的问题。 如果得到适当保护，数字化操作程序就不太容易受到这种披露风险的影响。此外，在数字媒体上存储和访问的工作说明不会像纸质文件一样丢失或销毁。非物质化还可以更轻松地提供新的、修改的和更新的文档。这些信息会自动快速传输到现场操作人员使用的终端。
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