技术可以解决的三个工作成本计算难题

准确的时间跟踪对于管理劳动力成本以实现建筑企业的盈利能力、将成功的企业与其他企业区分开来至关重要。

如果人工成本没有分配到正确的项目或任务中，或者完成的工作数量不对，就很难控制项目的预算。准确性直接影响项目的盈亏。

有效的工作成本计算和时间跟踪取决于收集的数据。幸运的是，当今基于云的实时解决方案可以简化这些流程，并连接业务的其他关键数据点。通过集成会计、薪资、工作成本核算、时间跟踪、资产管理和 ERP 程序，正确的解决方案可以提高全面的可见性，并在流程中实现更好的决策。

以下是承包商和主管在处理工作成本计算和时间跟踪系统时通常会遇到的三种令人头疼的情况，以及有关升级如何减轻压力、减少人为错误和帮助增加项目利润的见解。

头疼问题一：跟踪工时和不断变化的任务。 跟踪团队的工时和生产力取决于每个成员准确维护纸质或基于电子表格的考勤卡。但这些不仅需要花费宝贵的时间来填写，而且更有可能出现不一致的情况。通常，这些工时卡会在工作完成后几天甚至几周后填写。此外，团队成员可能会无意中键入或写入无效的成本代码、省略工时或高估在现场或处理特定任务上花费的时间。

实时、基于云的时间跟踪通过实现建筑项目的真实工作成本计算消除了这个问题。每个团队成员无需等待填写纸质时间表或电子表格，而是在他们的手机上打开一个基于云的应用程序，使用 PIN 进行身份验证，选择他们正在处理的项目，选择他们将执行的任务，然后选择作品他们将用于执行当天工作的设备。在他们确认输入后，该应用程序会拍摄员工的自拍照并确认他们的实际位置。该应用的面部识别功能将员工的自拍照片与其个人资料照片进行比较，并通过不匹配警报标记任何问题。

具有面部识别功能的时间跟踪解决方案使工作成本更加准确，因为承包商知道合适的人正在将工时完全准确地分配给合适的项目。当时间跟踪应用程序与企业资源规划或薪资系统集成时，工作成本数据在云中可用并获得批准。然后将信息最终推送到相应的数据字段中进行处理和上报。当团队从一个任务切换到另一个任务时，例如混合水泥到浇筑水泥，每个团队成员只需选择下一个任务，而无需打卡上一个任务。每个任务更改只需不到三秒钟即可完成。员工只需要在他们完成一天的工作后下班。

获得最准确的工作成本的最佳方法是在发生时收集工作成本数据。即使没有互联网访问或足够的蜂窝数据服务，员工仍然可以记录工作成本并在发生时进行打卡和下班。

实时跟踪为承包商提供准确的工作成本报告的最佳数据，并捕获项目的实时进度，尽早发现问题。这为承包商提供了保护项目底线的最佳机会。

头疼问题 2：处理应用程序之间不同步的数据。 多年来，承包商一直在使用技术来提高工作成本计算的准确性。有的还在用纸。其他人使用电子表格或其他独立软件。与手写收集方法相比，转向电子表格可能会有适度的改进，但大多数电子表格都包含计算或输入错误。许多公司在纸上收集数据，将该数据添加到电子表格中，然后再次将其输入到软件中。

仍然有许多可能的错误点和差距，浪费时间并导致准确性挑战。一个简单的数据收集或输入错误可能导致代价高昂的假设。相比之下，具有控制功能的现代集成系统允许所有作业成本数据保持同步。像这样的护栏可以帮助承包商改善他们的工作成本计算工作，因此他们所做的预测将与最终将完成的工作紧密结合。

当 ERP 和薪资系统与时间跟踪应用程序实时集成时，它会创建一个相互关联的系统，其中项目成本结构是相同的。这可确保您从现场收集数据的方式与 ERP 中工作成本报告的数据结构相匹配，以实现准确的工作成本报告和工资单处理。此外，如果由于变更单在项目中途添加了新任务，ERP 集成将自动将任务添加到时间跟踪应用程序中，以便现场员工选择新任务。此外，更高级的集成只会显示特定于项目的成本代码，以保护员工不会选择错误的成本代码。

时间跟踪解决方案反映了 ERP 中的项目成本结构，以便主管了解他们的项目劳动力预算是如何受到影响的，同时还能够及早发现未决预算超支，以便及时做出决策以帮助他们的项目继续进行预算。

这是一个假设的例子：一个混凝土人行道工作人员出现在工作中。当他们打卡时，来自 ERP 的新成本代码从昨天的变更单添加到时间跟踪应用程序中，例如在人行道上添加钢筋垫。主管让员工知道这件事，员工可以选择新任务。不可能在不同的日期或不同的费率中为不同的项目输入错误或使用代码。随着团队完成他们的任务，时间跟踪应用程序和 ERP 系统不断共享数据，让主管不断更新他们的劳动力和生产总量。最重要的是，它允许主管将估计的预算与其实际成本进行比较，因此他们能够按时并在预算范围内，并确保所有人工都可以计费和核算，同时仍然考虑到项目中期的变更或增加。

头疼问题 3：应对低效的手动流程。 在纸上、电子表格或程序中将数据从一个地方移动到另一个地方非常耗时。主管希望他们的团队把时间花在工作上，而不是浪费管理时间。今天，26.4% 百分之一的建筑公司表示他们的软件解决方案都没有相互通信。这就是集成解决方案的用武之地，可帮助员工快速准确地完成简单的任务。

在具有实时现场数据收集功能的基于云的系统中，工作成本报告是根据最新数据创建的，显示每个项目中每项任务的当前状态。有了这些信息，承包商就可以清楚地了解项目状态发生的变化，并在需要进行调整时做出快速决策。

另一个例子。使用纸质考勤卡，薪资文员必须手动将薪资信息输入薪资系统，然后会计文员或项目经理必须输入每个成本代码的小时数并将其分配给正确的项目。然后他们需要将每个成本代码的生产数量输入到 ERP 或估算软件或电子表格中。薪资文员可能会花费多达五分钟的时间来输入每位员工的数据，而会计文员或项目经理将至少花费该时间将工作成本数据输入到 ERP 中。实时时间跟踪应用程序可即时记录他们的时间条目、完成的生产单位和工作成本分配，并将这些数据集成到工资单和 ERP 系统中。

一家脚手架公司的员工每天要花费四到五个小时手动输入工资数据，并确保将员工的时间编码到正确的项目中。他们还必须扫描和组织用于数字存储的文书工作。当他们改用基于云的时间跟踪应用并实时收集劳动力和工作成本后，他们将手动流程减少到每天一小时，从而使工作效率提高了 78%。

每个建筑项目都有一套活动部件，可以分散监督人员的注意力。无论是简化时间跟踪、改善工作成本还是将重要数据从一个部门转移到另一个部门，基于云的实时解决方案都可以消除非强迫性错误，使投标更具竞争力，并在此过程中减少不必要的麻烦。

Mike Merrill 是的联合创始人兼首席运营官 WorkMax .