战略采购：确保最佳供应商的五个步骤

虽然传统上采购的目标是确定和奖励最能满足业务要求且最具成本效益的供应商，但在 2020 年，游戏规则发生了巨大变化。由于公司不得不应对前所未有的供需链挑战，他们不得不迅速改造其供应链以满足当今和未来六个月的需求。

使采购更具战略性和响应组织需求的需求从未如此重要。随着组织在 2021 年重组其供应链，他们有机会通过遵循战略采购成功的五个关键步骤来重新审视其采购，以建立结构和组织以推动最佳结果。

评估、收集数据并制定策略。 第一步是对您的采购需求进行有纪律和有组织的评估。这包括以下过程：

• 巩固供应商关系 .确保您与合作的供应商建立正确的关系，以便您了解并能够为即将到来的任何大型项目（例如新开发项目或增长计划）做好适当的准备。
• 支出分析 .完成一份关于贵组织在哪些方面的支出、支出在何处的详细清单，并确定需要改进支出的领域。
• 项目验证 .确定您是否需要为您打算采购的类别获得新的供应商，或者是否可以重新谈判。
• 数据收集 .收集您需要的需求和初始数据，例如：
  • 与供应商的现有合同——包括条款和条件
  • 工作说明
  • 供应市场分析
  • 支出​​分析中的支出数据
• 项目策略 .接下来，制定您的项目战略，详细说明您的预期项目的范围和规模以及要选择的供应商类型。您还需要包含有关避免风险的信息。

确定正确的参与模式。 制定战略的一个关键要素在于选择合适的采购活动，例如电子拍卖或详细的询价。两者都具有优势，但应仔细权衡各种考虑因素，以确定适合您业务的正确方法。

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1. 低复杂性和高价值的支出计划 .对于包含高价值物品且谈判相对简单的类别，电子拍卖或 RFX 都是合适的。您需要评估：是否值得冒险将此次采购活动带到电子拍卖环境？您可能会获得更优惠的价格，但您可能会冒着疏远一家可能更可靠、成本更高的供应商的风险。一个例子可能是组织在未来 3-6 个月内使用的大量计算机硬件，例如笔记本电脑。
2. 高复杂性和高价值的计划 .对于复杂的采购流程，例如购买利基或专业商品、对您的业务至关重要的商品，或者像装修新建筑这样的长期项目，您希望与潜在供应商建立良好的关系。因此，这意味着您可能会花更多时间与少数信誉良好的供应商建立融洽的关系，并结合任何同类最佳采购系统都可以提供的在线 RFI 或 RFP。
3. 低复杂性和低价值的计划 .您将能够通过这些类型的供应商为您的业务快速取得成功。您可以通过将您订购的一些产品或服务批量进行电子拍卖来实现。任何价值低且容易获得的物品（例如文具用品或您的业务中使用的主要物品）都可以发送到电子拍卖，供应商将在受控环境中相互竞标以赢得合同。
4. 高复杂性和低价值的计划 .最好对这些类型的项目使用 RFX；由于采购流程复杂，运行电子拍卖既耗时又低效。例如，您可能拥有价值不高的物品，例如您生产的产品的小配件，但确保配件符合正确的规格并确保交付至关重要。

接下来，您需要发送提案请求 (RFP) 以通知选定的供应商采购流程的启动。您可能需要处理来自潜在供应商的多次询问，因此请务必准确说明您想从他们那里得到什么。然后，您将收到供应商的回复，其中详细说明了评估建议。

列出供应商的候选名单，让他们进入下一阶段的谈判，在那里您将开展采购活动。确保您具备以下条件：

• 所有 RFP 响应的摘要
• 所有供应商的详细入围名单
• 供应商可行性评估副本
• 详细的谈判计划

研究并奖励您的供应商。 在研究潜在奖项的供应商时，请务必评估以下内容：

• 沟通技巧 .到目前为止，您与供应商的沟通情况如何？他们愿意并且能够回答您的问题吗？是通过电话、电子邮件还是通过门户网站完成的？如果您在招标过程中难以找到供应商，这可能是一个不好的迹象。
• 供应商运营 .确定您选择的供应商能否满足您短期及以后的要求。我们建议从以下几点开始：
• 财务 .您选择的供应商财务稳定/盈利吗？他们背负了多少债务？如果他们的财务状况看起来不太好，不妨考虑提供一份短期合同作为试验。
• 基础设施 .询问您的供应商，以确定他们组织的设置方式，以及他们是否拥有支持您可能需要的大量商品/服务的系统。如果合适，参观他们的设施，亲眼目睹他们的运作。
• 供应链 .如果情况变得更糟，他们的供应链是否足以维持他们的发展？如果您需要增加一件商品的数量，您的供应商的供应链是否能够适应这种情况？调查他们是否能够满足短期需求，例如不合时宜的天气条件或情有可原的情况。
• 道德 .向供应商索取其适用的企业社会责任声明或道德准则的副本，以确保它们符合您的业务要求。
• 客户 .您的供应商是否与其他客户有很大的关系？如果是这样，这可以帮助您了解他们是否过度依赖一个客户，这可能会影响您获得的服务水平。
• 灾难计划 .您将把供应商整合到您的供应链中，您需要确保在最坏的情况发生时他们能够继续交付。如果他们不分享这些计划，请质疑原因并重新考虑他们的可行性。
• 能力 .根据您的要求评估供应商的能力。考虑与客户经理或供应商的其他人员交谈。询问有关他们在特殊情况下交付能力的探索性问题，例如极端天气条件或原材料短缺。最后，与客户交谈 - 您可能会发现供应商没有分享的内容。
• 成本 .这是为了确保成本核算的透明度。询问您的供应商：
  • 产品/服务的总成本是多少？
  • 此费用是否包括维护、服务升级、特殊订单（如果适用）等费用？
  • 是否包括运费？
  • 他们的利润是多少？

在查看上述所有内容后，如果没有明显的赢家，您可以考虑对一小部分供应商重新开放 RFP 流程，以鼓励他们改进报价。如果您举办过 RFX 采购活动并且合适，您可以考虑对最后几家供应商进行电子拍卖，以获得更好的交易。

一旦被选中，您应该通过“承诺文件”通知供应商和内部利益相关者，说明以下内容：

• 获奖提案
• 财务收益估算
• 实施计划
• 过渡计划
• KPI 标准和目标
• 风险评估和缓解（即合规措施）
• 合同注意事项（即 SLA 开发/付款条件/同比改进）
• 与高级管理层沟通
• 与主要利益相关者的沟通计划

合同执行。 您需要与新供应商合作制定沟通计划，以实施您为业务选择的新商品。应识别该关系的潜在风险，然后通过充分的合规措施加以缓解。这些安排然后通过签署的合同正式确定。过去，这是一个非常耗时的过程，需要准备大量的文书工作，但今天的技术可以根据预先插入系统的预先准备的信息和先前提交的 RFP 自动生成合同，以确保供应商信息的准确性。

应制定和跟踪关键绩效指标和目标，以使供应商承担责任。最后，您已准备好将供应商的所有权转让给组织中的合适人员，并根据商定的服务水平和 KPI 为服务水平交付和绩效制定商定的检查点。

发票设置和监控。 供应商入职后，必须建立发票流程。任何新的供应商协议都为发票自动化创造了机会，尤其是在新合同产生大量发票的情况下。

对供应商绩效的持续监控和跟踪应包括：

• 及时接收货物
• 高品质的产品
• 优质的客户服务
• 正确的发票和正确的商品
• 供应商与您沟通的速度有多快
• 现货供应

最后，您应该跟踪您与新供应商一起节省的成本，以向更广泛的企业报告采购支持的这种成本节约措施如何使底线受益。

为企业购买是一个复杂的过程，即使在最好的时候也是如此。确保稳健的流程到位，将使您的组织能够在持续的基础上巧妙地驾驭市场变化、供应短缺和不断变化的需求。

Shannon Kreps 是 Medius 的产品营销副总裁，Medius 是基于云的源到支付软件的全球供应商。