战略采购精通：锁定优质供应商的5个经过验证的步骤
传统上，采购的目标是识别并选定最能满足业务需求且最具成本效益的供应商。然而，2020年形势发生了剧变。企业不得不应对前所未有的供需链挑战，迅速重塑供应链以满足当前及未来六个月的需求。
让采购更具战略性和响应性的迫切性
随着组织为2021年重新调整供应链，它们有机会重新审视采购职能，建立结构和组织以驱动最佳结果。以下是战略采购成功的五个关键步骤。
第一步：评估、收集数据并制定战略
首要步骤是开展有纪律、有条理的采购需求评估，包含以下流程：
- 巩固供应商关系。确保与合作供应商建立正确关系，以便了解并妥善准备即将到来的大型项目——如新开发或增长计划。
- 支出分析。详细梳理组织在何处、花费多少、购买什么，并识别需改进的支出领域。
- 项目验证。判断是否需要为拟采购品类寻找新供应商，或可通过重新谈判解决。
- 数据收集。收集所需需求及初始数据，包括：
- 现有供应商合同——含条款条件
- 工作说明书
- 供应市场分析
- 支出分析得出的支出数据
- 项目战略。制定项目战略，详述拟议项目的范围、规模及供应商选择类型，并纳入规避风险信息。
第二步：确定合适的参与模式
制定战略的关键在于选择恰当的采购事件，如电子拍卖或详细询价单(RFQ)。两者各有优势，需仔细权衡各种考量以确定适合企业的方案。
- 低复杂度、高价值支出项目。对于高价值且相对易谈判的品类，电子拍卖或RFX均适用。需评估：将采购事件引入电子拍卖是否值得冒险？虽可能获得更优价格，但可能疏远更可靠但报价较高的供应商。例：组织未来3-6个月所需的笔记本电脑等大宗硬件。
- 高复杂度、高价值项目。针对采购利基或专业物品、关键业务物料或长期项目(如新楼装修)等复杂采购流程，需与潜在供应商建立良好关系。这意味着花更多时间与少数信誉良好的供应商建立融洽关系，结合任何优秀采购系统均可支持的在线RFI或RFP。
- 低复杂度、低价值项目。此类供应商可为企业快速创造成果。可将批量订购的产品或服务投入电子拍卖。任何低价值、易采购的物品(如办公用品或企业常用耗材)均可送入电子拍卖，供应商在受控环境中竞标以赢得合同。
- 高复杂度、低价值项目。此类物品最适合用RFX；采购流程复杂时，电子拍卖耗时且低效。例：生产产品所需的微小配件价值不高，但必须符合规格且保证交付。
随后需向选定供应商发送提案请求(RFP)，通知采购流程启动。可能面临多方询问，务必明确说明需求。随后收到供应商回复的详细提案供评估。
筛选供应商进入下一阶段谈判并开展采购活动。确保准备好：
- 所有RFP回复摘要
- 详细供应商候选名单
- 供应商生存能力评估副本
- 详细谈判计划
第三步：调研并确定供应商
调研潜在中标供应商时，务必评估：
- 沟通技巧。目前与供应商沟通如何？是否愿并能回答问题？通过电话、邮件还是网络门户？若招标过程中难以联系供应商，可能是危险信号。
- 供应商运营。辨别所选供应商能否满足短期及长期需求。建议从以下着手：
- 财务状况。供应商财务是否稳健/盈利？负债多少？财务状况不佳可考虑提供短期试用合同。
- 基础设施。深入了解供应商组织架构及支持所需货物/服务量的系统。条件允许时实地考察工厂，亲眼见证运营。
- 供应链。其供应链是否足够稳健以应对恶化？若需增加某物料订量，供应商供应链能否承接？调查其应对短期需求(如反季节天气或特殊情况)的能力。
- 道德规范。索取供应商适用的企业社会责任声明或道德准则，确保符合业务要求。
- 客户结构。供应商是否过度依赖某大客户？这可能影响你获得的服务水平。
- 灾难预案。将供应商纳入供应链，需确保其在最坏情况下仍能交付。若不分享预案，需质疑并重新评估其可行性。
- 胜任力。依据需求评估供应商能力。与拟选供应商的客户经理或其他人员交谈，询问其在极端天气、原材料短缺等非常规情况下的交付能力。最后与其客户交谈——可能发现供应商未披露的信息。
- 成本透明度。向供应商提问：
- 产品/服务总成本是多少？
- 是否含维护、服务升级、特殊订单(如适用)？
- 是否含交付成本？
- 利润率如何？
审查上述所有因素后，若无明显赢家，可考虑重新开启RFP流程，邀请少数供应商改进报价。若已举办RFX采购活动且合适，可考虑在最终候选供应商间举行电子拍卖以获更优条件。
选定后，应通过"承诺生效文件"通知供应商及内部利益相关者，内容包括：
- 中标提案
- 财务收益预估
- 实施计划
- 过渡计划
- KPI标准与目标
- 风险评估与缓解(即合规措施)
- 合同考量(即SLA制定/付款条件/逐年改进)
- 向高层管理沟通
- 向关键利益相关者沟通计划
第四步：合同实施
需与新供应商制定沟通计划以落实所选货物。识别关系潜在风险并通过充分合规措施缓解。通过签署合同正式化安排。过去这涉及大量文书工作极其耗时，如今技术可基于预置信息及前期提交的RFP自动生成合同，确保供应商信息准确。
设定并追踪关键绩效指标(KPI)与目标以约束供应商。最后，将供应商所有权移交组织内相关人员，设定商定的检查点以考核服务水平交付及绩效表现。
第五步：发票设置与监控
供应商入职后必须建立开票流程。新供应商协议为推行发票自动化创造契机，尤其是新合同产生大量发票时。
持续监控供应商绩效应包括：
- 及时交付货物
- 高质量产品
- 优质客户服务
- 金额、货物正确的发票
- 供应商响应速度
- 库存可用性
最后，追踪新供应商带来的节约价值，向全企业汇报采购实现的成本节约如何利益底线。
企业采购是复杂过程，即使在顺境亦然。确保完善流程到位，将使组织能灵活应对市场变化、供应短缺及不断演变的需求。
Shannon Kreps是Medius全球产品营销副总裁，该公司提供云端源到付软件。
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