ERP 软件系列：开发用户需求

一旦公司确定了选择和实施新软件或升级软件的重要价值主张，就可以形成新系统支持的详细要求。这些要求对于确定新解决方案的最佳拟合和最终价值至关重要。

两类要求

需求应分为“当前状态”和“未来状态”。提出当前状态要求以向潜在供应商解释公司今天如何开展业务。当前状态的业务流程不仅受当前业务条件的影响，还受当前软件对交易处理方式以及贵公司与其客户和供应商的互动方式的限制。

未来状态要求展示了公司计划如何在未来运营并使用软件来支持其运作。未来应该用5到7年来定义。虽然没有一家公司能够准确地预测七年后他们将如何运营，但一家公司可以设想它计划如何开展业务以及实现其长期战略需要哪些类型的软件和硬件技术。

业务流程图

公司还需要考虑他们希望如何收集有关其当前和未来运营的信息。显然，信息的收集是基于当前用户与组织中负责将收集到的信息呈现给供应商的人员之间的交互。

一些公司能够准备业务流程图，展示其当前状态和未来状态业务流程的各个方面的完整结构。这些地图利用了业务中处理特定业务活动中的事务的人员的输入。当前状态和未来状态业务流程的潜在地图列表可能包括以下工作流程：

• 客户关系管理
• 报价和销售订单输入
• 客户服务
• 工程 - 支持报价和支持制造
• 供应链/采购
• 仓库管理/库存管理/收货
• 计划和安排
• 工单和车间报告
• 运费
• 质量
• 会计 - 应付账款和现金支出
• 会计 - 账单/应收账款/现金申请
• 会计 - 总账

业务流程图应包括与当前和未来状态业务流程相关的所有输入和输出。这些活动应该与用于支持当前行动的软件的指标“叠加”在一起。示例可以是使用当前 ERP 系统的活动、使用 MS Excel 或 Access 数据库的活动或手动执行的活动。

通过对活动进行颜色编码，地图的读者可以获得每种技术有多少用于支持当前和计划的业务流程的可视化。未来状态图的明显好处之一应该是计划选择的新软件的颜色统一，并取消了其他颜色，尤其是 Excel 电子表格和 Access 数据库的颜色。

清单

几十年来，清单一直被用于选择软件。检查表通常基于第三方的知识，第三方列出了与上述列表类似的成百上千的功能需求。许多这些清单与许多软件供应商的是/否功能的数据库相关联。通过完成清单，用户将拥有一份最有能力满足用户需求的 ERP 供应商列表。

检查表的挑战在于底层数据库是如何开发的。供应商并不总是完全坦诚他们是否提供特定功能，而是软件实际如何提供信息。

特定的解决方案是针对销售额在 500 万至 2500 万美元的公司，还是针对销售额在 2.5 亿至 5 亿美元的公司，都需要澄清。一个极端的例子是 SAP 和 Oracle 提供了支持上述业务流程领域的功能，JobBOSS 和 E2（流行的加工车间解决方案）也是如此。解决方案的范围、需求和预算（价值主张）之间需要匹配，离散制造和流程制造之间需要匹配行业和基础制造结构。

如果组织要使用检查表（服务），请确保完成检查表最初购买负责每个领域的员工，然后由公司范围的团队审核，该团队可以将个人答案与公司范围的运营和需求联系起来。

叙述

作者的偏好是一个叙述性文件，它解释了当前的状态过程并讨论了未来的状态需求。通过采访业务流程中的人员，可以创建故事，讲述企业今天如何运作以及未来希望如何​​运作。可以提供可靠的详细程度，使供应商能够充分了解业务。叙述中还可以补充说明企业的业务、企业为何要寻找新软件（价值主张）以及目前采用的技术。

供应商想要审查的内容

从作者过去收到的反馈来看，大多数供应商都在努力完全遵循业务流程图，并且对长达 2,000 个功能的清单感到厌烦。叙述更容易审查。供应商仍然会花费大量时间询问所有三个文档中已经披露的问题，因此即使在开发用户和软件需求方面投入了大量精力，公司也需要准备好详细审查所有流程。

在开发用户需求时必须付出巨大的努力和关注，因为已记录的内容是评估替代软件解决方案的适合性、功能和价值的基础。完善的用户需求将使供应商能够最完整地展示他们的能力将如何支持您对未来运营成功的愿景。

如果供应商没有准备好展示他们的能力来为您的公司带来最大优势，那真的是您的错。供应商的解决方案很容易被发现，因为它不能满足您的基本需求，永远不要出现在您的会议室中进行演示。

哈里兰兹堡 是 DVIRC 的业务流程技术咨询总监，已与 300 多家公司合作记录如何通过升级或新软件最好地支持他们的业务流程。他将客户的运作方式与技术市场联系起来的方法导致了更好的选择和实施结果。如需更多信息， 了解更多 或 联系 我们。