50个经过验证的资产库存管理技巧：实现最优效率
若您有管理库存经验，就知将每件物品视为资产有多重要，关乎运营健康生存，无论您是世界500强还是小企业。不仅是填满仓库的SKU，还有日常运营赖以生存的宝贵设备、装置和其他资产，都必须有效追踪管理。
这似是所有企业遵循的基本概念，但考虑到高达46%的中小企业完全依赖手工资产管理——或根本不追踪库存——就不难理解为何资产库存管理成为跨行业持久热点。
幸运的是，有大量经验证的资源帮助甚至最「基础」的运营高效、低成本过渡到库存资产管理世界。我们筛选权威建议，为您呈现当今50大顶级库存资产技巧和最佳实践。下方按类别整理专家原话引用。
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- 实施资产库存计划技巧
- 资产库存管理最佳实践
- 资产库存培训技巧
- IT资产库存管理技巧
实施资产库存计划技巧
1. 花时间定义任何和所有资产。 「通过筛选过程定义资产看似不简单。从资产管理扩展视角看，资产可在不同层级管理。基础层面资产单独查看，这是最简单易懂的方法。
「资产也可按系统定义和查看。资产系统示例：网络、生产线、设施系统（暖通空调、废水、压缩空气）。第三扩展视角可定义资产组合。示例：钻井平台类别、业务单元、房地产、市政基础设施。」 —— 制定资产管理计划，Uptime Magazine via Life Cycle Engineering；Twitter: @uptime
2. 重新思考并/或建立您的处理和履行实践。 「订单数量是企业最重要因素，因代表收入。但许多公司无完善系统处理、加工、履行订单。最好的做法是创建任务清单，列出完全处理和履行订单所需完成的任务。」 — Raad Mobrem， 库存管理6大技巧，SmallBiz Resources；Twitter: @Small_BizHelp
3. 实施软件前，确保从干净数据起步。 「我们开始使用资产库存管理软件时导入现有数据。完成后发现许多不一致：同款文档相机有20个不同产品名称。若花时间梳理清洗数据，本可捕获这些差异。本可省去许多麻烦，现在不得不回头清洗所有数据，以使库存报告一致准确。」 —— 在您学区建立成功资产库存管理计划的5大技巧， Hayes Software Systems；Twitter: @HayesSoftware
4. 应用高性价比管理技术。 「您是主动还是被动管理资产？多数情况下，主动管理长期比被动更具成本效益。例：等路面出大坑才修路，花费可能超过随时间主动维护。在资产全生命周期中，在正确时机做最具成本效益的维护、修理或更换，即是高性价比管理。」 —— 建立有效资产管理计划与资产规划的5步法，Asset Works；Twitter: @AssetWorks
5. 不要低估资产与库存交集的重要性。 「资产和库存在同一企业内偶尔交叉。一些公司用资产管理解决方案追踪管理已交付客户的设备（如服务器、油泵、重型机械）的服务维护。此时，生产销售阶段用库存管理解决方案追踪的最终用户物品，现在用资产管理解决方案追踪。
「资产追踪和库存管理都是试图控制成本、改善生产的企业的关键应用。了解这些操作的区别及能改善它们的系统，将帮助企业更好地应对和管理独特挑战。」 —— 库存管理与资产追踪的区别，Lowry Solutions；Twitter: @lowrysolutions
6. 设定安全库存水平——并随业务变化重新评估。 「下载库存软件让库存管理更轻松。可为每个产品设定安全库存水平。这是始终需保持的最低库存量，确保不漏单。库存接近或跌破安全水平时会收到补货警报. 尤其季节性产品，需修订安全库存水平，避免易波动市场积压过多库存。」 —— 库存管理的4大最佳实践，Unleashed；Twitter: @unleashedteam
7. 创建——并验证——您的战略位置。 「盘点日前，验证库存中所有零件在库存管理系统中均有位置列出。还须确保这些位置正确。
「若零件存放在两个位置，确保库存管理系统显示这一点。此步骤确保盘点员不因找不到零件而四处奔波，或因无法定位而标记错误计数。循环盘点时核对货位让年底工作更轻松。」 —— 年度实物盘点成功技巧，AssetWorks；Twitter: @assetworks
8. 良好的资产库存管理实践能省钱。 「有可靠库存系统时，您确切知晓产品数量，基于销售可预测何时缺货并及时补货. 不仅确保不流失销售（对现金流至关重要），还能提前规划采购，确保预留足够现金。」 —— Cassandra Campbell， 警告：不使用这8种库存管理技巧您正在亏钱，Shopify Blogs；Twitter: @shopify
9. 准备记录库存修正。 「盘点后，可能需更改系统产品数量以匹配盘点结果。最佳方式是库存修正，遵循以下技巧：
- 选择合理成本 —— 增加库存时需录入成本价。但库存修正无供应商发票显示成本，选个合理数字。
- 使用单独会计代码 —— 若系统支持，用单独会计代码帮助查看库存修正产生的利润（增库存、无发票）和损失（减库存、无销售）。
10. 建立量身定制的防损计划。 「集团确定的每个库存防损/减损成功案例背后，都有良好的损耗数据。及时、准确、可执行的数据对所有相关利益方开放，按商品和门店细分，带来更好协作、更正确行动、持续追踪结果和绩效趋势。如今，获得此数据的唯一途径是店内定期循环盘点。未来，期望智能货架技术（含射频识别RFID）能更快、低得多成本、更高准确度提供这种可视性。」 — Colin Peacock， 库存防损15大最佳实践，LPM Insider；Twitter: @lpmag
11. 做最大化ROI的决策。 「资产管理助企业最大化每项投资回报。依靠资产管理指导采购决策、掌握持续维护，能让昂贵资产寿命更长。
「此外，通过提升全员资产利用率，工作流更高效、产出增加。减少或消除资产丢失/被盗造成的浪费。最后，资产管理实现跨团队部门共享资产高效调度，减少不必要的重复采购。」 — 资产管理4大目标，Camcode；Twitter: @camcode
12. 投资并实施大数据技术。 「手持扫描仪和RFID标签等工具能帮您快速识别和纠正不准确。信息毕竟是任何成功资产管理计划的关键。选软件或设备前，必须开发实施设备监控评估程序。实施新资产管理系统后，需持续评估监控所选软件系统，确保其正常运行并符合既定管理程序。这包括开发识别纠正数据不准确的机制。」 — Ryan Ayers， 建筑公司的资产管理，Business.com；Twitter: @businessdotcom
资产库存管理最佳实践
13. 集成任何和所有管理系统。 「为精简配件订购、退货、账单支付流程，重要的是审视车队管理和其他软件系统如何连接。集成也确保数据准确性，减轻行政、财务等人员负担，某些情况下甚至削减编制需求。」 — Lynne White， 拥有正确零件随时可用对任何成功车间至关重要，Chevin；Twitter: @chevintweet
14. 寻找自动化资产库存的方法。 「某些网络管理软件解决方案能发现、绘制网络资产地图、创建库存，自动更新反映设备配置和状态变化，通过组织良好的视图和综合报告呈现给管理员。
「重要的是工具跨多种技术和协议工作——ARP、SNMP、SSH、虚拟基础设施管理、IP寻址、ICMP、LLDP、WMI和Telnet——自动发现、定位、收集路由器、打印机、交换机、服务器和防火墙的综合设备信息。」 — 资产库存最佳实践，WhatsUp Gold
15. 建立铁律般的库存KPI。 「库存KPI衡量特定时期内向特定目标的绩效表现。它们通过给您明确的周/季/年度里程碑消除猜测。有了它们，您将拥有做出明智战略决策所需的数据。」 — 改善业务的10大库存管理最佳实践，Dear Systems；Twitter: @DearInventory
16. 为配件部门采用专门安全措施。「确保配件仓库采取有效安全措施。几项关键实践应考虑。限制进入配件仓库库存对维持库存准确性至关重要。采取政策：配件库存『禁区』，仅配件部门员工可进入。
「确保这一点的第一种方式：采取物理安全措施，如配件柜台防止员工进入库存位置拉取所需配件。允许所有人进入会迅速导致配件库存不准。第二项实践：安装监控摄像头系统，启用徽章访问进出口。」 — Brian Barry， 备件库存管理7大最佳实践，F. Curtis Barry & Company；Twitter: @FCurtisBarryCo
17. 开发适合您情况的库存决策支持系统。 「优化库存需要频繁获取数据点，并基于这些测量实时演进库存。融合最佳实践方法论的决策支持系统，给库存管理者强大工具管理业务目标，让团队显著更有效。」 — 库存优化12大最佳实践，Oniqua；Twitter: @oniquaanalytics
18. 制定与您特定仓库匹配的存储计划。 「通常认为仓库是分发前存放货物商品的地方。实则仓库是复杂的实物资产，需要通达（铁路、水路、公路）、安全、IT技术、温控、生命周期和供应链管理。这些因素影响机构如何评估分析仓库作为实物资产的当前和未来使命及项目需求。仓库缩减策略须考虑仓库存储物料支持的职能、使供应链最高效利用仓库、实时商业智能、需更少资源支持使命的技术进步。」 — 仓库管理最佳实践白皮书，美国联邦政府总务管理局政府政策办公室；Twitter: @USGSA
19. 优先考虑需求行动规划。 「能预判预测需求，可最大化成本节约. 就库存管理而言，允许企业建立最小最大库存水平. 闲置库存因搬运监控费用和额外仓储成本而昂贵.」 — 什么是库存管理与控制？，Amcap；Twitter: @amcapaus
20. 仅投资提供实时分析的技术。 「拥有最新库存水平和履行状态信息后，需持续分析供应链确保盈利需求履行。库存不足会导致服务水平罚款或销售损失？积压会导致呆滞库存增加？底线：针对给定库存情况，最盈利的响应是什么？给规划者实时可视性，辅以从所有可用数据同时汲取的复杂分析。」 — 敏捷库存管理4大最佳实践，Infor；Twitter: @infor
21. 为最意想不到的场景制定智能一致的审计计划。 「可能出现的其他问题包括库存观察时机。观察通常在10月底或12月底。因年底假期和/或天气，观察常在10月。但若客户更易欺诈/操纵且以此著称，审计师可能在12月底介入获取更可靠数据。
「另一问题是审计师是否需引入专家或进行场外测试，确保仓库库存真实。如珠宝、粮食或其他高科技产品，常规审计师难辨真伪。审计师可能引入专家彻底检查或送样本实验室测试。」 — 什么是库存审计？，CFI；Twitter: @InnovationCA
22. 为您业务的固定资产制定严密的政策程序手册。 「应建立政策程序，确保固定资产核算和管理一致正确。此类政策需涵盖固定资产所有可能方面。考虑领域：资本化门槛；会计处理；收购、转移、处置审批流程；使用/折旧寿命；资产建设；债务成本资本化（美国GAAP）；定期固定资产盘点等。」 — 固定资产最佳实践，Simplestudies；Twitter: @simplestudies
23. 未雨绸缪。 「淘汰是库存管理不可避免的事实，但遗憾的是许多组织被动应对。为主动管理淘汰，组织须能回答：如何预判淘汰？ 有何应急计划？ 最重要需求是什么？ 维护还是替换？ 如何确保安全？
「此类组织应开发淘汰风险评估流程，帮库存管理者评估物品淘汰概率、标记最大淘汰风险项。为增强流程，库存管理者可用分析识别已淘汰项、识别组织可被动管理的项、减少计算淘汰概率的人工工作. 将分析融入淘汰流程，给组织数据应用缓解策略：供应商协议、系统升级、风险缓解采购。」 — Tristan O'Gorman， 实现库存优化的5大库存分析最佳实践，IBM大数据与分析中心；Twitter: @IBMAnalytics
24. 跨所有部门共享管理策略。 「改变员工行为的策略在仓库现场实施变更前几个月就开始。为确定项目范围，需定义变化模样、创造项目带来收益的愿景。
「找双新眼睛审视现状、问为什么这么做总是好主意。为评估仓库员工面临的障碍和问题，选跨部门代表组成团队。团队应含团队领导、发起人、4-5名成员。成员应为组织中视为领导者、乐于头脑风暴新想法解决导致浪费的当前仓库实践的员工。」 — Wally Wilson， 改变仓库文化以实现最佳实践绩效，Life Cycle Engineering；Twitter: @LCE_Today
25. 警惕所有幽灵资产。 「清除库存中的幽灵资产. 有时丢失或被盗物品仍在库存记录中. 这些称幽灵资产. 多半因记录不准造成.」 — 资产管理重要的十大理由，AER Worldwide；Twitter: @AERWorldwide
26. 建立专门的重订购参数。 「ERP物料管理系统用于生成补货订单的重订购参数——最小最大水平（MIN/MAX）——是库存结果的主要决定因素. 重订购参数应定期优化反映变化. 优化过程涉及：
- 选择适当算法优化最小最大库存水平
- 使用考虑持有成本、补货成本、加急成本和缺货成本的经济成本模型，优于固定服务水平法
- 分析物品组而非逐个单独分析
- 执行「假设」建模并对比优化结果与当前库存绩效
- 考虑「现实」约束：最大货位容量、存储容量等
27. 多样化您的SKU属性。 「最常见流程改进：使用更多与每个SKU关联的属性，实际上创建更多项目类别分配不同策略——远超多数公司仍用的标准三四级. 这些属性可含前置时间、供需变异性、消费模式、关键度、周转率等. 公司使用维度越多，管理库存精度越高. 顶级公司使用10-12维度不罕见.」 — 跨复杂供应链网络改善库存管理的五大策略，CSCO Insights；Twitter: @cisco
资产库存培训技巧
28. 投资资产库存培训课程。 「优秀称职员工能决定公司成败. 库存管理培训装备员工最新理念和最佳实践库存控制方法. 若组织目标要适当达成，给员工库存管理培训必不可少.
「投资库存培训，可确保员工获得有效工作的必要工具. 培训帮员工提升知识、技能和能力，增强整体效率、减少库存浪费. 进而带来更高质量绩效.」 — 库存管理培训对员工的重要性，Unleashed；Twitter: @unleashedteam
29. 为促进准确性，给工人提供充分系统培训。 「计算机化库存资产核算系统帮助在资产全生命周期保持信息有序、降低人为错误风险. 若年度盘点过程中定期使用，好的方案能帮确保所有数据准确最新. 下次查看资产详情（如序列号、财务信息）时，您可放心数据库信息正确.
「全年在资产管理系统中维护准确数据，意味着您更可能得到可靠的财务报告. 此信息对合规至关重要，支持预算规划过程中的明智决策.」 — 自动化资产追踪与库存流程 | 5大效益，AssetWorks；Twitter: @assetworks
30. 专注建设领导力技能。 「库存管理者需是有效领导者. 他们招聘解雇管理团队，应对随之而来的所有挑战. 他们需领导团队. 也需接受指令、作为大团队一部分工作. 大多数库存管理者需与市场销售部门、采购经理协作，组织库存高效进出公司.」 — Jay Schofield， 优秀库存管理者做的6件事，System ID；Twitter: @System ID
31. 优先考虑产品追踪意识。 「年复一年，知晓什么卖得好、什么不好很有益. 此信息帮您规划、为未来做更明智商业决策. 您将避免因产品积压太久或产品卖得太快无法满足客户需求而损失.」 — Brian Sutter，Wasp Barcode Technologies市场总监， 库存与资产管理：有何区别？，Score；Twitter: @SCOREMentors
32. 利用库存管理系统的入职/培训方案。 「如今市场上许多库存管理方案提供商提供培训或入职服务，让您和员工学会充分利用系统功能能力. 服务背后的团队能给最全面系统概览，提供支持和必要领域的进一步协助.」 — Nikki Michaels， 帮助零售员工掌握库存的5大技巧，Vend；Twitter: @vendhq
33. 对库存资产管理采取系统化方法。 「当整合控制资产及其成本的所有方面时，公司能从资产管理计划获最大收益. 计划应跨越部门和学科界限，聚焦总价值. 管理者应用系统化方法，结构化应用标准.
「须评估风险，必要时找到最佳平衡风险与绩效成本的妥协. 计划应允许管理者在使用和价值背景下审视资产. 好的资产管理计划也将是可持续的，在考虑环境影响等长期效应时优化资产寿命.」 — Jeffrey Joyner， 资产管理计划的目的是什么？，Chron；Twitter: houstonchron
34. 提供充分培训——并合理安排。 「通过研究工单历史和维护计划，通常能准确预测全年预计需多少员工和工时. 有此数字在心，可合理安排员工，避免工人无所事事. 或可能发现问题非过度编制而是人手不足. 偶尔错过例行维护会发生——但因人手不足频繁错过，情况会迅速恶化.」 — Lisa Richards， 库存管理7大效益，Mapcon；Twitter: @MAPCONtech
35. 实施资产库存培训计划后，通过完善技能清单充分利用。 「技能清单总结现有员工技能、教育、经验. 视企业规模复杂度，编制技能清单流程不同. 些企业用商业软件. 些用数据库程序. 小企业用简单工作表甚至纸质系统编制技能清单.
「无论方法，若正确执行，技能清单将提供企业员工技能、知识、实战经验的集体业务清单.」 — Robert Tanner, MBA, Business Consulting Solutions LLC创始人兼首席顾问， 什么是技能清单？，Management is a Journey；Twitter: @mgmtjourney
36. 确保所有员工知晓其资产库存相关职责。 「眼看库存指标下滑而无团队修复是徒劳. 您可能不需要专职库存/存货经理，但若责任落在其他部门主管身上，确保他们清楚角色和预期目标. 若成功指标未达标，该开会了.」 — 您应该问的20个库存管理问题，Action Storage；Twitter: @ActionStorage
37. 通过妥善资产库存记账杜绝内部盗窃。 「为防行政人员盗窃，实行良好记账. 确保无单人控制过多财务交易环节. 采购、薪资、报销、其他支出需高级员工复核签批.
「月度银行对账、审查企业信用卡账单. 与合格商业会计师合作，确保账目妥善维护、交易正确过账、审计轨迹无可疑活动.」 — 帮助客户防范员工盗窃的10大技巧，Xero；Twitter: @Xero
38. 激励参与资产相关培训和专业发展计划。 「考虑提供计划支付部分甚至全部仓库员工专业发展课程费用. 这些激励双赢——员工适应变化，所获知识驱动更快实施和更有效运营.」 — Stephen "Stevie" Hay，Aptean分销与工厂管理集团总经理， 帮助仓库员工在自动化时代蓬勃发展，Aptean；Twitter: @aptean
IT资产库存管理技巧
39. 使用全包式资产追踪软件。 「您很可能已投资某种资产追踪软件，领先一步. 但拥有基础不代表最适合您业务资产.
「为确保最优，确保软件允许录入资产复杂综合信息：位置、设备、组件. 除层级外，还保证这些细节可实时轻松修改反映维护计划变更、折旧更新及所有相关信息.
「为最佳资产追踪安全，选含GPS技术的软件，尤其设备资产频繁移动时. 利用GPS能力让最高价值资产始终可定位，甚至盗窃进行中也能定位.」 — 油气公司资产管理4大最佳实践，Camcode；Twitter: @Camcode
40. 确保所选系统包含综合「服务台」功能。 「虽您不愿承认，但确保服务台有资产管理模块优于投资独立资产管理软件. 确保资产管理软件是服务台解决方案一部分，将确保跨组织数据共享高效. 此外，含资产管理模块的服务台方案将确保组织所有团队流程精简.」 — Apoorva Ravikrishnan，Freshworks Inc. Freshservice产品营销经理， 选择正确IT资产管理软件的5大技巧，Freshservice Blog；Twitter: @freshserviceapp
41. 选择与会计系统集成的资产库存管理系统。 「理想情况下，您希望库存管理系统与会计系统集成，以获得最新财务信息了解业务状况、做及时明智决策. 已用Intuit QuickBooks会计软件的企业，库存估值可实时追踪，财务报表随库存变动无缝更新.
「无论决定用何系统，通过定期盘点实物库存、及时核对实物库存账户与库存记录差异来维持其有效性. 您应理解这些核对差异为何发生、管理潜在盗窃风险.」 — Orin Schepps， 看清：有效销售库存管理3大技巧 ，Consultance Accounting；Twitter: @Consultancellc
42. 从集中化角度考虑IT资产管理。 「现实中，所有IT车间都应有手段（政策、程序、工具）支持企业级资产管理. 记录采购、成本、合同、位置、处置数据帮组织对战略采购做明智决策.
「我们全力支持基于旧、不完整、不准确信息的IT基础设施项目，最小化增量风险和相关成本. 所以这些资产的集中位置有助于对设备软件版本执行重要升级.」 — Norm Brien， IT资产管理：如何高效，CIO；Twitter: @CIOonline
43. 利用IT优先进行自我审计。 「风险是组织不确定性主因. 因此公司越来越聚焦识别风险、在影响业务前管理. IT库存管理世界中，自我审计流程帮公司主动发现问题、在真实审计前解决. 掌握审计情况也利于数据中心整合或退役等项目顺利推进.
「虽许多公司做表面审计，些许做更广泛审计，但这些表层审计不太可能发现真实软件合规审计会发现的问题.」 — Jeremy Schaller， IT库存管理：是什么、为什么、如何（最佳实践），exIT Technologies；Twitter: @exittech
44. 利用所有资产的自动化维护调度。 「大多数维护管理软件允许记录任何给定资产所有方面详细备注. 利用此点维护维护历史和成本. 这可作未来对比点、或在替换必要时衡量特定型号可靠性. 类似地，维护校准事件和故障排查结果对多地点多资产均有用.」 — 借助维护管理软件改善资产管理的7大技巧，DPSI；Twitter: @dpsiCMMS
45. 使用经验证的资产标签技术追踪资产。 「业务增长必然获得大量资产基础. 所有额外工具机器让库存控制变难. 省事之道：设计追踪系统让库存流程更流畅. 首先，在仓库录入所有资产ID. 这很重要，因员工应知特定设备位置. 资产即时数据帮员工日常任务更高效!
「利用资产库存软件特殊功能，可为所有办公物品创建条码. 条码和二维码标签让您快速扫描录入所有相关信息. 例：可保存资产X在特定时间的仓库位置. 资产标签还让您追踪每次员工签出资产时的库存移动. 用易获取信息监控业务活动，提升资产优化.」 — 用资产库存软件简化资产管理的5条法则，EZOfficeInventory；Twitter: @officeinventory
46. 实施最佳系统支持。 「含异常报告、按位置的库存现有和在途可用性、SKU销售预测vs采购单下单时机防缺货. 还含为客户订单预留SKU数量、供应商管理监控追踪供应商发货订单.」 — Curt Barry，F. Curtis Barry & Company创始人兼主席， 改善库存管理的10大技巧，Multichannel Merchant；Twitter: @mcmerchant
47. 依靠前沿自动化。 「手工管理资产耗时费力、成本高且无等价结果. 为优化资产管理，考虑自动化资产管理方案. 此软件自动化资产管理流程：资产价值折旧追踪、资产维护、合同管理、成本分析、深度报告生成. 自动化复杂资产管理任务，能提升业务效率、效力和生产力.」 — 提升业务效率的5大有效资产管理技巧，BusinessTech；Twitter: @HashMicro
48. 利用公司IT数据做大局预测。 「理解当今经济气候下现金为王. 若处有利位置，削减支出但投资长远助您增长业务、驱动更高效率的工具和人才. 裁员和企业渴望保持高销售下，您能以优惠获得顶尖人才和技术工具.」 — Bill Harrison，Demand Solutions总裁， 用库存管理挽救业务的五大技巧，All Business；Twitter: @AllBusiness_com
49. 确保IT库存资产管理系统配备易用集成工具。 「IT资产管理应用应易于与其他应用集成. 想象花数小时仅为集成IT资产管理应用与公司用的服务台应用. 纯粹浪费时间精力. 再想若公司决定换票务软件会怎样. 双重打击. 现在您得花时间学新服务台应用，同时还得请专家花大量时间搞定现有IT资产管理应用与新采购的服务台应用集成.」 — Vaishali Gopi， 购买IT资产管理软件要考虑的重要技巧，Maintworld；Twitter: @maintworld
50. 将所有ERP数据与基于资产的管理软件集成。 「企业应考虑将企业资源规划方案与库存管理软件集成. 在仓库实施移动数据采集技术，帮员工和管理者掌握库存、看到货架上有什么、在哪，让拣货交付更轻松.」 — Dustin Caudell， 成功库存管理的5大技巧，RFgen；Twitter: @RFgenSoftware
工业技术