资产库存管理：工具和流程说明

如果有人向您要一份贵公司的资产清单，您能提供吗？每项资产的确切位置、状况和使用情况如何？

拥有大量实物资产的组织只有在拥有正确的资产库存管理系统和流程的情况下才能回答这些问题。设置它在降低资产管理成本和提高整体业务生产力方面发挥着重要作用。

为了能够做到这一点，您首先需要了解资产库存管理需要什么以及您可以使用哪些工具来简化和优化此流程。

资产管理与库存管理的区别

从某种意义上说，资产库存管理是资产管理和库存管理的宠儿。因此，要了解资产库存管理，我们首先需要解释总体概念。

以下是帮助我们构建讨论框架的必要定义。

什么是资产？

资产是公司用来经营业务的资源：生产物品或提供服务。

最常见的是，资产一词用于指代有形资产，例如机械、车辆、固定装置、计算机设备、家具等。

从广义上讲，资产还可以指知识产权（如专利）和数字资产（如重要文件、网络研讨会、视频、白皮书……）。

什么是库存？

库存一词是指用于制造产品以及公司计划销售的成品的广泛类别的材料和物品。有许多不同类型的库存，主要类别是：

• 原材料和组件（将成为最终产品一部分的物品）
• WIP（在制品）库存（半成品；中间产品）
• 成品（公司计划出售的物品）
• 维护、维修和运营 (MRO) 库存（执行维护工作所需的用品）

什么是资产管理？

资产管理是指用于跟踪、维护和修复公司资产的一组工具和实践。它涵盖了从采购到处置的整个资产生命周期。

资产管理的主要目标是：

• 跟踪公司资产
• 保持资产处于可窥探的运行状态，以减少意外故障的机会并延长资产使用寿命
• 简化所有维护工作（无论是被动的还是主动的）

良好的资产管理将始终导致改善资产绩效、减少安全事故、提高业务生产力， 最重要的是，降低运营成本 .

什么是库存管理？

库存管理包括用于管理库存的工具和实践。它包括购买、存储和跟踪库存等操作。它还密切关注库存库存和生产需求，以便对未来几个月进行准确的库存预测。

库存管理不当会导致库存过剩和库存不足、物品丢失、供应商和供应商之间的问题以及不同的生产力问题 ，所有这些都会对您的底线产生负面影响。

库存管理的一个重要部分是备件库存管理。它用于预测、采购、存储和跟踪 MRO 库存。 MRO 商品有一个特殊部分，因为它们是唯一一种不会成为最终产品一部分的库存 .相反，这些是用于维护和修理公司资产的物品（粘合剂和焊条等消耗品、清洁用品、办公用品、不同资产的更换零件……）。

资产盘点管理的目的

顾名思义，资产清单与拥有公司资产的最新清单有关。

资产库存管理是资产管理战略的一部分，旨在：

• 为公司想要跟踪的所有资产创建一个中央存储库
• 跟踪公司资产的实际位置（对于在不同地点使用的资产尤其重要，例如运输和建筑设备）
• 跟踪资产利用率（资产使用时间与闲置时间）
• 跟踪资产绩效
• 跟踪资产的状况（通常通过查看相关资产的维护历史来完成）
• 在资产的整个生命周期中跟踪资产（因此会计可以随着时间的推移适当地折旧固定资产，以便管理人员可以计划升级或处置和购买替代资产）

自然，您无法将所有这些元素应用于每一项资产。如果您的建筑通风系统走到不同的位置，您就不会测量家具的性能或跟踪。

由组织决定要针对不同资产跟踪哪些指标。

资产跟踪在资产库存管理中的作用

资产跟踪利用电子标签来跟踪资产的当前位置、用户、状况和存储位置。

有多种方法可以跟踪资产：

• 可扫描的条形码标签
• RFID
• 低功耗蓝牙 (BLE)
• 全球定位系统

每个资产都需要有一个唯一的资产 ID，因此当拥有多个相同类型的资产时，我们不会留下任何解释和混淆的空间。出于类似的原因，最好拥有一个带有资产日志的资产中央存储库。

这些日志对于跟踪使用条形码标签的资产的移动特别有用。他们记录上次移动资产的时间以及移动它的人（谁是资产的当前用户）。换句话说，您可以跟踪经常四处移动的物品的监管链。

更先进的跟踪方法，如 GPS 实时跟踪资产位置。尽管如此，资产日志仍然非常有用，因为它们可以跟踪与每个资产相关的维护历史和成本。

拥有资产跟踪系统可以显着降低重要物品被盗或放错地方的可能性。此外，系统生成的数据可用于计算资产折旧（以及其他财务目的）。

使用资产库存管理系统的好处

实施资产库存管理系统（有时缩写为 AIM）可帮助您构建资产的中央存储库。能够做到这一点的好处不止一种。

1) 提高生产力

了解每项资产的位置、状况以及使用情况，可以在许多不同层面提高生产力。

通过了解资产的位置，员工无需浪费时间追踪其位置。

通过了解其状况，您可以避免员工浪费时间为某个流程做准备，却发现资产损坏、部分功能或关闭以进行维护工作。

通过跟踪资产利用率和绩效，组织可以以符合其需求的方式规划升级或购买新资产。此外，它还有助于公司保持最佳的资产库存水平。

2) 降低运营成本

资产是开展业务活动所必需的。如果资产最终被盗或放错地方，公司必须购买替代品，从而增加其运营成本。最新的资产清单与资产跟踪相结合，可以防止这种情况发生。

此外，拥有数字资产库存管理系统消除了手动数据输入的需要，消除了管理工作，并减少了繁琐的资产库存检查的需要。最终结果是更低的劳动力和运营成本。

3) 估算资产价值的能力

经常使用的资产会随着时间的推移而失去价值。这就是会计折旧资产的原因。

如果你想准确地折旧资产价值，你需要知道组织的原始资产价值，它现在处于生命周期的哪个阶段，以及它的使用量。这将使您对资产恶化的速度有一个很好的了解。如果数据库保持最新，所有这些数据都可以在 AIM 系统中找到。

这些记录可以与公司的 EAM/CMMS 系统进行交叉引用，以获得更好的洞察力。毕竟，详细的资产日志和维护历史记录是了解资产状况和估计其剩余使用寿命的最佳方式。

在某些时候，资产将成为负担。换句话说，它为组织带来的价值将低于您为保持其运营而必须花费的资源量。资产库存管理可帮助您意识到何时跨越了这一点，并帮助您计划购买新资产。

4) 减少协调维护工作的麻烦

为损坏的资产安排维护工作比安排日常维护工作要简单得多。原因很简单——损坏的资产没有被使用。

当维护主管需要为正在运行的资产安排计划停机时间时，他们不能一时兴起。无论我们是在谈论在办公室 PC 上重新安装 Windows 还是关闭传送带进行每月检查都没有关系。他们必须知道资产何时免费 不中断运营活动或扰乱生产计划。对于工厂车间复杂的资产和机器，预测性维护技术可以帮助提前计划维护活动。

知道“何时”安排维护很重要，但“在哪里”也很重要。许多资产由不同地点的不同人员使用。首先想到的是车辆和计算机设备。维护技术人员需要知道他们应该处理的资产的位置。

5) 通知未来的购买

了解资产库存对于优化采购流程和规划新采购至关重要。

例如，假设您有 20 台笔记本电脑可供您的员工使用。如果正确跟踪资产利用率，您就会知道有 15 台笔记本电脑经常使用，3 台偶尔使用。如果您雇用新员工，您马上就知道无需购买额外的计算机设备。

同样，您可能有一堆相同类型的资产，但来自不同的供应商。这是比较资产性能和维护成本的机会。在您下次购买之前，了解哪个供应商提供更好的价值是有用的信息。

在资产库存管理软件中寻找什么

要回答这个问题，您首先需要了解您的资产管理需求。

你有多少资产？您想跟踪和管理工业资产、办公设备，还是两者兼而有之？您是想专注于资产库存跟踪还是需要可以帮助您安排日常维护和管理维护票的软件？

讨论您想用软件解决哪些资产管理问题（丢失物品、频繁的设备故障、高运营成本……）。有了它，就可以更轻松地列出您的必备功能。

<块引用>

请记住，资产库存管理并不是真正的独立解决方案。它通常是大型资产管理解决方案（如 CMMS 或 EAM 或设施管理软件）的一部分。这些解决方案大致可以分为三组。第一组提供强大的资产维护和资产跟踪功能。第二组专注于资产跟踪并提供准系统资产维护功能。第三组专注于资产维护并提供有限的资产跟踪功能。在做出任何购买决定之前，应详细审查可用功能。

以下是您应该寻找的一些一般软件特征：

• 基于云的解决方案 所以你只需要一个互联网连接来访问可以实时更新的数据库
• 支持移动设备的解决方案 这样您就可以在任何移动设备上使用该系统
• 具有适当资产跟踪功能的解决方案 （条形码、GPS、RFID……取决于您组织的需求）
• 具有适当集成功能的工具 （以防万一您需要将其与您的 ERP 软件、财务软件等连接）
• 具有适当资产管理功能的解决方案 （维护历史记录、票务系统、工单管理……基于您的维护需求）
• 可配置的解决方案 （以便您可以决定自己想要和不想跟踪的内容，并能够创建可自定义的字段、KPI 和报告）

您的资产管理软件直观且易于使用，这一点非常重要。许多解决方案会在纸面上满足您的功能要求，但在实践中则不然。首先尝试它们并查看功能是如何实现的非常重要。如果软件有问题、速度慢或难以弄清楚，那就不值得麻烦了。

这就是为什么我们总是建议企业列出潜在解决方案的候选名单，与供应商讨论可用功能，并免费试用进行动手测试。如果您有兴趣了解有关正确选择过程的更多信息，我们会提供有关如何为您的组织选择合适的资产管理软件的完整指南。

<块引用>

在审查资产管理解决方案时，请务必仔细查看他们的定价计划。他们通常对您可以添加到数据库的用户和/或资产数量有限制。如果您需要输入异常大量的资产或用户，许多软件供应商将愿意创建自定义的月度/年度计划。

使用 Limble CMMS 跟踪和管理您的资产

Limble CMMS 提供了许多企业资产管理软件中的主要功能。因此，Limble 可用于满足您的许多资产库存管理需求。

让我们快速浏览一下您可能会觉得非常有用的功能。

1) 中心化资产卡
如果您想保持井井有条，将所有资产信息集中在一处非常重要。集中式资产卡是查找有关您资产的任何信息的最佳方式。您可以查看您定义的所有资产信息（品牌、型号、手册、保修、位置……）、详细的维护历史记录和报告。

2) 传感器和二维码集成
如果您想实时了解关键资产的状况，您希望拥有 Limble 之类的软件，该软件可以接收和解释来自状况监测传感器和设备的信息。如果出现问题，Limble 可以设置为自动生成警报和工单。

此外，Limble 用户可以使用条形码来轻松识别资产。现场维护技术人员经常使用它来快速访问资产日志。他们只需使用移动设备扫描条形码，Limble 就会自动打开该特定资产的资产卡。

3) 无限制的自定义字段
不同的企业使用不同的资产，有不同的追踪需求。 Limble 允许您创建无限数量的自定义字段并仅跟踪您想要跟踪的内容。位置、品牌、型号、手册、图片、里程、运行时间、仪表读数以及对贵公司很重要的任何其他信息。

4) 将资产组织成父子层次结构
当您有一堆资产分布在不同的位置时，将这些资产组织在父子层次结构中会非常有用。这为您的资产以及它们在您的设施内的组织方式提供了清晰的视觉概览。此外，它还可以帮助您生成自定义报告，例如“向我显示属于资产 X 的所有子资产”。

5) 细化报告
需要针对基于所有资产、一组特定资产或单个资产的特定指标的报告？借助 Limble 的精细报告，您可以查看所需级别的报告。这就是 Limble 用户做出明智决定的方式。

<块引用>

我正在寻找合适的资产管理软件，包括位置、资产、子资产、组件，而不仅仅是维护管理软件。我偶然发现了 Limble，老实说，我感到很惊喜。 我喜欢一切……我喜欢界面……我喜欢易用性……我喜欢能够在一个地方看到我的完整工厂。 Limble 所做的一件很小但非常有价值的事情是我在任何其他软件中都没有发现的，您可以选择所需的统计数据的一般性。如果我想要资产级别 1 的统计数据，我可以得到。如果我想要资产级别 5 的统计数据，我可以一键获取。 – Mohammad Hassaan Akram，联合利华工厂和维护经理

如果这听起来像是您要搜索的内容，请不要犹豫：

• 安排演示 ： 联系我们，我们团队中的某个人会为您提供演练，让您熟悉所有主要功能。
• 尝试模拟自我演示 ： 单击此按钮将刷新您的浏览器选项卡并加载一个模拟测试环境，您可以在其中按照自己的节奏检查 Limble 的工作方式。
• 或开始免费试用 ： 您可以注册免费试用 30 天，以评估 Limble CMMS 是否适合您的组织。

管理资产库存的最佳做法

在我们总结之前，我们应该讨论您可以在任何组织中应用的最佳实践，以保持在您的资产库存之上。

实施软件将不是重点之一。现在应该很清楚，这是管理庞大而昂贵的资产库存的最佳方式。

从干净的数据开始

要构建强大的资产管理策略，我们需要基于准确数据的稳定基础。

第一步应该是列出您要跟踪的所有资产以及您要针对每种类型的资产跟踪哪些指标。之后，资产列表和相应的资产详细信息可以导入到您选择的软件中。

如果您已经在使用数字系统来跟踪资产，那么第一步可以是进行资产审计并确保数据库是准确和最新的。

两种方案的目标都是清理您的数据：

• 确保您没有丢失的项目和重复的条目
• 定义数据输入标准（命名约定、必填字段、适当的数据格式……）

建立清晰的操作流程

如果人们在与您的资产交互时不遵循既定的操作程序，您的数据库将不会长期准确。应该为以下事项定义明确的指导方针：

• 新资产收购的程序和政策
• 如何更新资产清单数据库（添加新资产或归档丢失/处置的资产）
• 从存储中取出资产的程序
• 将资产退回仓库的程序
• 如何发表评论/通知和更新资产日志（如果您的资产库存管理系统首先允许这样做）
• 当资产改变其当前用户（易手）时更新系统的程序
• …

其中许多将是非常简单的程序，但重要的是每个人都遵循它们。部分努力是提供必要的培训。即使它来自一些基本的东西，比如如何处理条形码扫描仪。

总会有标准操作程序未涵盖的边界情况。你应该有一个认识的负责人，可以联系解决具体问题。

设置自动报告和定期审核

如果您使用的是资产管理/资产跟踪软件，请使用可用的报告。大多数现代解决方案使您能够设置自动报告以跟踪重要指标和 KPI。如果出现问题，请查看资产日志以获取更多详细信息。

为确保数据库准确和最新，请设置定期审计。如果存在重大差异，请尝试查明问题的原因。如果需要，更新操作程序并将更改传达给所有相关方。

遵循最佳库存和资产管理做法

擅长库存管理需要了解基本的库存原则，如提前期、安全库存、再订货点、周转率等。学习管理库存的最佳做法可以为您的资产库存管理策略提供信息。

了解您的资产在哪里以及它们如何被利用固然很好，但如果它们不断地崩溃并且无法实现其目的，则意义不大。毕竟，资产库存管理的目标之一是确保资产在员工需要时准备就绪并可用。

应用最佳资产管理实践（如预防性维护）可延长资产寿命并减少运营问题的数量。这会导致更低的资产周转率、更自动化的工作流程和更低的运营成本。最终，它会带来更顺畅的资产库存管理流程。

结论

随着资产数量的增加，掌握资产库存的难度呈指数级增长。企业别无选择，只能实施资产管理和资产跟踪解决方案来控制其资产和库存。

如果您想详细了解 Limble CMMS 以及它如何帮助管理您的资产库存，请告诉我们您的需求，我们很乐意与您分享更多详细信息。