如何使用 CMMS 简化工单管理

许多行业的企业越来越多地将计算机化维护管理软件 (CMMS) 作为他们的设施管理软件。提高效率、降低成本和更显着的投资回报 (ROI) 是公司选择放弃传统的铅笔和纸方法以支持自动化维护管理系统的主要原因。当前的 CMMS 软件通过为企业提供跟踪工单、快速生成准确报告并立即确定哪些资产需要预防性维护的能力，从而消除了繁琐且效率低下的纸质归档系统——所有这些都在其基于云的软件中。除了组织效率的好处之外，这种改进还可以延长设备的使用寿命、更好的时间管理和劳动力利用率，并最终降低成本和增加利润。

CMMS 是高度复杂的软件系统，它利用数以千计的数据点，在任何给定时间，可以为用户提供设施操作的概览或单个设备的状态。维护管理软件在充分发挥其潜力时代表了强大的系统。 CMMS 行业通过不断发展和更快速地响应客户不断变化的需求，努力保持技术和行业变化的领先地位。维护管理软件的最新创新包括基于云的安全界面、移动设备可访问性以及进一步提高易用性的无纸化功能。

在 Hippo CMMS 最近对 125 位买家进行的一项调查中，91% 的受访者认为工单管理（即维修、计划外维护）很重要。这一发现以及买家对预防性维护的重视（得到 96% 的受访者的认可）表明 CMMS 客户将提高运营效率作为首要目标。以下列出了软件系统可以简化工单管理的七种方式：

1。实时通知

毫无疑问，“时间就是金钱”，任何浪费的时间都会给运营带来高昂的代价。依赖硬拷贝方法的公司会花时间写下工作订单，然后将它们实际发送给指定的服务人员。如果该人不在现场接收工单，则它可以在他或她的办公桌上坐一段时间，然后再进行审核。使用 CMMS，所有工作订单都在系统内创建并立即传输给适当的用户进行服务。使用电子邮件通知和/或移动警报，可以在几秒钟内收到工作订单。工单管理软件还可以跟踪工单流程，从而可以从头到尾监控工单进度。

2。可访问的数字化工单管理

创建工作订单后，所有指定用户都可以使用数字记录。可以在多种设备上检索工单，包括台式电脑、笔记本电脑、平板电脑和智能手机。在所有情况下，数据与同时接收相同信息的各方一致。工作订单以相同的格式创建，并带有要填写的必填字段。这可确保包含所有相关信息。例如，工单包括提出请求的记录、相关联系信息、对问题的清晰描述（包括所需的图像）以及需要维修的设备的位置。数字工单模板确保包含的信息清晰易读，不会丢失或误解。

3。简单的组织，明确的优先事项

在大中型公司中，在任何给定时间都有多个未结工作订单的情况并不少见。由于技术人员和时间分配可能受到限制，因此必须根据紧迫性、供应、人员和时间确定工单的优先级。工单管理软件可以分配截止日期以及优先级（即高或低）。一些 CMMS 可以显示平面图和地图，以识别设备位置并帮助技术人员战略性地规划工作订单的履行。

4。轻松报告逾期工单

工单管理软件跟踪工单履行进度。工单报告可以通过不同的指标进行过滤，例如进行中、已完成或逾期。如果未达到截止日期，将提醒管理人员。这种类型的监控允许管理人员就人员分配、招聘和供应做出决定，并确定迟到工作的瓶颈。通过随着时间的推移查看工单报告，管理人员可以根据需要进行更改，以提高运营效率。

5。可访问的工单文件

近年来，CMMS 响应行业需求而发展，变得更加复杂、强大和用户友好的应用程序。例如，许多维护系统现在包括指向设备手册、保修信息、相关文件、供应商合同和行业规范标准的链接。由于所有这些信息都保存在软件的数据库中，只需点击几下鼠标或点击移动设备即可访问，因此无需在需要时手动搜索重要的设备相关数据。便利性和易用性为所有参与工单流程的人员节省了时间和精力。

6。维修历史和趋势报告

CMMS 可以根据已完成的工单生成维修历史报告。可以按部门和/或位置按时间段（即，天、周、月、年）过滤报告。具有跨时间或通过其他指标审查维修历史的灵活性，管理人员可以评估设备故障、零件更换、维修成本、劳动力分配等趋势。如果发现一件设备需要持续维修，它可能会导致它是是时候更换它了。拥有维修历史记录有助于管理人员就其部门的持续运营做出重要决策。

7。移动设备维护管理

CMMS 功能最重要的发展之一是增加了对维护管理系统仪表板的移动访问。鉴于智能手机和平板电脑等移动设备的广泛使用，客户使用维护管理软件的方式发生了变化，现在已经将自动化维护管理提升到了一个新的功能水平。计算机桌面上可用的所有 CMMS 功能也可使用工单应用程序使用。借助移动设备功能，用户无需再等待在其台式计算机上访问 CMMS。相反，他们可以随时随地访问系统。最重要的是，手机和平板电脑的摄像头使技术人员可以上传需要维修的设备或需要更换的零件的图像。移动设备上的条码扫描功能还可以确保所引用的项目是准确的。拥有图像或条形码可以减少出错或混淆的机会。再一次，这会导致效率的整体提高。

持续维护是任何操作不可或缺的一部分，也是不容忽视的现实。当维修不及时或由于工单不明确或错误较多而导致维修延迟时，组织的生产力就会受到阻碍。创建自动化、详细且格式一致的工作订单可以消除错误和混乱，同时还可以减少时间和精力。工单软件生成的维修历史记录可帮助公司随时了解他们的维修操作，并提供机会根据需要做出明智的决定。