维护工作请求的来龙去脉

长时间的资产停机会导致各种安全和生产力问题，严重阻碍运营生产力，并对您的底线造成重大打击。除了通过主动维护来预防问题外，建立标准化的工作请求系统是有效处理故障资产的唯一方法。

当您知道工作请求在总体维护过程中的作用时，设置这样的系统实际上相当简单。下面，我们为您提供了建立适当的票务系统和工作流程所需的所有必要细节和工具。

工作请求的目的是什么？

工作请求是用于提醒维护团队有关需要他们注意的问题的文档。它突出显示了阻碍特定资产或财产运行的问题或缺陷。

这是一个在许多不同行业中通用的文档，因此它有很多同义词，例如维护票、维护服务请求、维护工作订单、维修订单、问题报告等。

可以通过以下方式手动（基于纸张）或数字方式（通过工作请求解决方案）提交工作请求：

• 客户： 租用公寓的租户；来自不同部门的员工；生产车间内的设备操作员。
• 合作伙伴设施： 将维护工作外包并向其维护供应商发送工作请求的组织，例如学校、行业或办公室。
• 维护工人和机器操作员 在例行检查和正常操作中发现异常情况的人员。

它在维护过程中的作用

工作请求是维护部门计划、优先考虑和将紧急维护工作分配给技术人员的基础。

拥有高效的票务系统和流程对于快速安排和处理优先工作、简化维护请求工作流程至关重要。这是缩短维护团队响应时间、降低平均维修时间并及时解决问题的唯一方法，否则会导致过多的空闲时间和生产力损失。

维修行业以外的人经常将工单与工单混淆。这是一个重要的区别，所以让我们把事情说清楚。工作请求代表对要维护资产的正式呼吁。 一个工作请求被审查和批准后，它变成 工单 .

工作请求由维护/设施经理、维护主管、维护计划员或维护协调员审查——换言之，任何负责协调工作和技术人员的人员。维修票的批准/拒绝基于：

• 维护资金的可用性
• 当前可用的内部资源（维修工具、备件和劳动力）
• 报告问题的优先级（基于安全风险和如果不解决可能造成的损失）

一般来说，具有较高安全风险或严重影响生产和组织目标的问题将首先获得批准和安排。

您应该在工作申请表上找到的元素

工作请求应该用简单的术语描述维护问题，以充分了解所报告问题的性质。在某些情况下，它还可以提供有关所需纠正措施的建议。

以下是基本工作请求模板的示例：

这是一个更高级的工作订单请求表的示例：

从上面的模板中可以看出，一份合适的工作申请表应该包含以下关键元素：

1) 请求者信息

提交维护请求的人可以是租户、部门负责人、生产员工、技术人员——任何有权提交维护维修工作请求的人。拥有请求者的联系信息意味着维护团队知道如果需要其他信息该联系谁。当维护工作外包时，这一点尤为重要。

2) 问题描述

它是对阻碍设备或设施运行的缺陷、问题或事故的简单描述。如果适用，请求者可以尝试确定问题并就可以采取哪些措施来纠正问题提供意见。借助数字解决方案，请求者还可以在问题描述旁边附上一张用手机拍摄的图片。

每个问题都必须以简单而完整的方式进行描述，以使维护团队能够迅速采取行动并减少花在故障排除上的时间。如果糟糕的问题描述被证明是一个问题，维护团队应该就提交维护票时要包含的重要细节制定指导方针。

3) 资产/问题的位置

维护技术人员需要知道设施内的确切位置，或有问题的大型设备的特定部分。一些组织将相同类型的资产分布在不同的地点——并且分布在相同的建筑楼层。请求者需要明确指定有问题的资产。

好消息是，技术已经有了解决方案。对于车队和建筑设备等动产，组织可以使用 GPS 和其他资产跟踪方法。对于固定资产，他们可以使用移动设备扫描的条码来唯一标识资产。

4) 优先级和预算估算（可选）

可用的预算和优先级也可以包含在工作申请表中。话虽如此，这主要由外包维护工作的公司使用。包含的确切细节将根据维护合同中概述的内容而有所不同。

建立流畅的工作请求系统

工作请求应该加快维修。然而，依赖复杂的工作请求系统会阻碍维护活动，从而导致延迟积压。公司可以通过采取以下步骤来增强他们的工作请求系统：

制定明确的工作优先级指南

维护部门经常可以同时收到来自不同地点的多个请求。由于人员和时间有限，该部门必须设计一种方法，根据资产重要性对传入请求进行排序并确定任务的优先级。

当您考虑到优先级必须与现有的计划工作相关时，这可能非常具有挑战性，这些工作可能（也可能不）比刚刚进来的非常规维护票具有更高的优先级（例如停电和空调失败与美化任务）。

在设计工作优先级策略时，规划人员和经理可以查看风险矩阵并创建一个简单的工作优先级决策矩阵，如下图所示：

标准化工作请求提交

工作请求通过手动或数字方式提交。一些组织允许使用两个渠道提交，这增加了重复的可能性。一些请求者甚至可能使用口耳相传、短信或电子邮件，这进一步加剧了问题。

作为标准化的一部分，组织应提供以下方面的详细信息：

• 谁可以提交工作请求
• 谁负责审查/批准它们
• 哪些信息要（和不）包含在工作申请表中
• 如何提交工作请求
• 如何/在哪里查看工单的进度

可能还有更多东西需要标准化，但这些是每个人都需要了解的基础知识。

集中传入的工作请求

如果没有以有组织的方式处理，管理工作请求可能会很乏味。使用 CMMS 或其他数字工具的组织应该已经解决了这个问题。

那些仍然依赖纸质表格的人需要寻找其他方法来集中流程。可以通过指定一个特定的人/办公室来处理传入的工作请求（例如服务台），或者在（工厂）楼层安装一个每个人都可以用来提交票证的盒子。但是，请记住，在线工作请求永远不会取决于服务台的工作时间等限制因素。

集中化对于整体可访问性、跟踪有效请求的状态、删除重复请求、最大程度地减少错放故障单的可能性以及最终管理整体维护工作量非常重要。

自动化工作请求系统

如果您使用数字解决方案，则管理工作请求会容易得多。工作请求者只需在其移动设备上打开应用程序，即可随时随地通过点击按钮报告问题。如果需要，他们还可以拍摄图片并将其作为问题描述的一部分。

使用 Limble CMMS 提交工作请求

每个请求都分配了一个唯一的跟踪号，因此几乎不可能错过一个。此外，数字工作请求系统通常具有过滤传入记录以阻止无效请求和重复提交的算法。这可以为负责查看这些票证的任何人节省大量时间。

使用 Limble CMMS 管理工作请求

许多 CMMS 解决方案提供了一些方法来管理传入的工作单。在 Limble，我们已经通过我们的工作请求门户解决了这个问题。

基本上，您会获得一个可以与整个组织共享的链接。任何需要提交维护票的人都可以单击链接并输入在线工作请求所需的详细信息。正如我们在上一节中概述的那样，其他一切都由软件自动化。

如果您有兴趣了解更多信息，以下视频详细解释了 Limble 如何帮助您管理工作请求：

如果您还需要一个可用于与维护服务提供商共享工作单和工作订单的解决方案，Limble 也可以满足您的需求。您可以在此处详细了解我们的供应商管理功能。

是时候走向数字化了

通过数字系统处理工作请求有很多优点，否则很难争论。如果您不需要 CMMS 提供的所有功能，那么有很多工具可以单独用于管理工作请求票。

不要拘泥于旧的做事方式。与通过节省时间和减少设备停机时间（尤其是在工业环境中）所带来的节省相比，每月为几个帐户支付几百美元根本算不了什么。你的未来你 将不胜感激。