合同管理不力所暴露的五种风险

根据国际合同与商业管理协会（IACCM）的研究，平均每家公司损失大约 10由于糟糕的合同管理实践而导致的年收入百分比。

在急于增长的过程中，公司发现自己要处理越来越多的合同。这是一个很大的问题——直到它成为一个真正的问题。如果组织的合同管理流程中存在任何固有的弱点，那么更多的合同意味着这些弱点引发问题的机会更大。

有些问题是轻微的不便，但其他问题最终会变成严重的危机。 2013 年，Facebook 未能发现 Cambridge Analytica 违反其合同条款，由此引发的宣传导致其股价暴跌，在其财报电话会议召开后的 90 分钟内市值蒸发了 1500 亿美元。

有时，高管们需要经历一场危机才能意识到没有强大的合同生命周期管理 (CLM) 系统的运营风险。访问控制松懈、错过最后期限、合规失败、审批工作流程效率低下和报告效率低下都可能导致严重后果。糟糕的 CLM 也会导致盈利能力的微妙、稳定的侵蚀。根据国际合同与商业管理协会 (IACCM) 进行的研究，由于合同管理不善，公司平均损失约 10% 的年收入。典型的利润率徘徊在 10% 左右，即使将损失减半也可以将利润率提高 50%。

让我们仔细看看无效的合同流程所带来的五种主要风险：

1。宽松的访问控制

很明显，只有需要访问信息的人和实体才能访问，但许多公司并没有明确说明访问限制。过度访问可能导致肆无忌惮的员工错误地处理信息或带走宝贵的知识产权、定价信息或机密的客户和员工数据。比外部黑客遭受数据盗窃的组织要多得多。

当今最好的 CLM 软件通过细粒度的权限控制来防止这种情况，这些权限控制按用户组提供精确的查看和编辑访问权限，包括动态过滤器来满足不同部门、部门、团队和员工分类的特定访问需求。最好的系统允许对多层访问控制进行广泛配置，从而安全地划分数据以满足组织的独特需求。

2。错过最后期限

许可协议通常会限制公司使用属于另一方的知识产权的时间。如果一家公司允许协议到期——意外或故意——但继续使用该产品，它就会面临责任风险。另一方面，如果企业设置了自动续订但忽略了它，那么企业可能会为不再需要的服务付费。

许可 IP 的公司也必须掌握这些访问窗口。否则，它每天都会失去收入，因为它没有注意到合同到期。如果它为不再拥有有效支持合同的客户提供服务，它的损失会更大。

一些合同管理系统积极地帮助防止这些问题。与仅具有存储库功能的解决方案相比，这些解决方案可以主动跟踪合同并提醒员工即将到来的截止日期，因此组织可以保护其业务并优化收入。

3。合规失败

企业在欺诈支出和监管合规等问题上花费了大量资源。但在许多情况下，人们仍然无法及时履行合同义务。正如 Facebook 发现的那样，整合跟踪合同条款遵守情况的方法同样重要。一个经过深思熟虑的 CLM 系统要求合同在通过审批过程时满足特定条件，并且还可以在事件和操作发生时记录它们，从而自动化合规文档。

对于法规遵从性，CLM 解决方案有助于审核当前合同，以确保它们具有与数据隐私、仲裁、保密或影响业务的其他法规相关的适当条款。可以自动通知法律团队填补任何空白，使用适当的语言更新合同，并联系第三方签署人。

对于运营合规性，CLM 解决方案有助于确保合同明确定义系统可以跟踪和管理的履约义务。一个简单的例子是付款条款：尽管大多数公司在合同中规定了付款到期日，并会因错过最后期限而受到处罚，但许多公司无法跟踪这些逾期付款，更不用说执行处罚了。在供应方面，最常见的运营不合规形式之一是由于未跟踪合同中协商的数量或其他折扣而多付。自动化 CLM 可以防止这两个问题的发生。

4。审批流程低效

审批工作流程问题可能会延迟甚至破坏交易。如果审批者正在休假或没有看到时间紧迫的电子邮件，它可能会破坏时间敏感的交易。即使没有明确的时间期限，审批瓶颈也会导致交易流程中断，从而导致挫败感和业务损失。

强大的合同管理系统通过自动化复杂的合同批准路由（包括顺序批准、并行批准和有条件批准）来减少摩擦。最好的系统可以智能地推动、路由和升级批准请求，以确保未被注意到的电子邮件或假期不会导致流程停止。现在是数字时代，因此与 DocuSign 和 Adob​​e Sign 集成所提供的合法电子签名功能不再是可选的。

减少审批工作流程和整个合同管理流程中的摩擦的一个很好的例子是高尔夫公司 TaylorMade。该公司的 CLM 系统需要管理超过 6,000 份高度敏感的合同，具有合同变更、服务水平协议和合规要求的自动通知功能。律师可以从他们的移动设备登录，在几分钟内查看合同、发表评论并以数字方式签署，因此合同可以顺利通过审批周期。

5。无效的报告

高管需要特定于公司的、由 KPI 驱动的报告，以便在潜在问题成为灾难之前提前通知他们。很多合同管理软件都强调存储库或内容管理功能。这种方法的问题在于，如果不主动将数据转化为可操作的报告，漏洞往往会一直未被发现，直到出现问题。

相比之下，最好的 CLM 软件为企业所有者提供完全可配置的报告。例如，法律团队可能希望查看所有合同的整体风险状况并标记有问题的合同，运营团队可能希望了解合同在整个生命周期中的进展情况并突出障碍，销售主管可能对即将到来的收入机会感兴趣以及即将续签的重要合同。

作者 Colin Earl 是 Agiloft, Inc. 的首席执行官。