合同管理不善的五大风险及规避策略

据国际合同与商业管理协会（IACCM）研究，平均企业因合同管理不善每年损失约10%收入。

在追求增长冲刺中，企业面临合同量激增。这本是好问题——直到变成真问题。若组织合同管理流程存在固有弱点，合同越多意味着弱点引发问题的机会越多。

部分问题只是小麻烦，但其他可能演变成严重危机。2013年，Facebook未能发现剑桥分析违反合同条款，由此引发的舆论导致股价暴跌，财报电话会后90分钟内市值蒸发1500亿美元。

有时需要危机让高管意识到缺乏健全合同全生命周期管理（CLM）系统的风险。松散的访问控制、错过截止日期、合规失效、低效审批流程、无效报告均可导致严重后果。不善的CLM也会导致盈利能力隐性、持续侵蚀。IACCM研究显示，平均企业因合同管理不善每年损失约10%收入。典型利润率徘徊10%左右，即使减半损失也能使利润率提升50%。

让我们深入剖析无效合同流程暴露的五大风险：

1. 松散的访问控制

显而易见，仅需访问信息的人员和实体才应拥有权限，但许多公司未精确规定访问限制。过度授权可能导致不法员工滥用信息或带走宝贵知识产权、定价信息、机密客户和员工数据。因自身员工窃取数据的组织远多于外部黑客攻击。

当今最佳CLM软件通过颗粒度权限控制防范此风险，按用户组提供精确查看和编辑权限，含动态过滤器以满足不同部门、事业部、团队和员工分类的特定访问需求。最佳系统允许广泛配置多层访问控制，安全隔离数据以满足组织独特需求。

2. 错过截止日期

许可协议通常限制公司使用他方知识产权的时间。若公司允许协议到期（无论无意或故意）却继续使用产品，面临法律责任风险。反之，若企业设置自动续约却失管，可能为不再需要的服务付费。

授出IP许可的公司也必须掌控这些访问窗口。否则，每天未察觉合同到期都在流失收入。若为不再持有有效支持合同的客户提供服务，损失更大。

部分合同管理系统主动预防这些问题。与仅具存储库功能的系统不同，这些解决方案可主动跟踪合同并提醒员工即将到来的截止日期，保护业务并优化收入。

3. 合规失效

企业在流氓支出和监管合规等问题上投入大量资源。但在许多情况下，人们仍未能及时履行合同义务。Facebook教训表明，追踪合同条款合规性同样关键。完善的CLM系统要求合同在审批流程中满足特定条件，并能在事件发生时记录日志和操作，自动化合规文档。

针对监管合规，CLM解决方案帮助审核现有合同，确保包含数据隐私、仲裁、保密或其他影响业务的法规相关条款。法务团队可自动收到通知填补空白、用适当语言更新合同、联系第三方签署方。

针对运营合规，CLM解决方案帮助确保合同明确定义系统可跟踪管理的绩效义务。简单例子是付款条款：虽大多数公司在合同中设有付款截止日期和违约罚金，但许多未能追踪逾期付款、更别提执行罚金。供应端最常见的运营不合规是因未跟踪合同谈判的量价折扣而超付。自动化CLM可防止这两类问题。

4. 低效审批流程

审批流程问题可延误甚至毁掉交易。若审批人休假或未看到时效性邮件，可能使时效性交易脱轨。即使无明确时间截止，审批瓶颈也会扰乱交易流程，导致挫败和业务流失。

健全的合同管理系统通过自动化复杂合同审批路由（含顺序、并行、条件审批）减少摩擦。最佳系统智能提醒、路由、升级审批请求，确保未读邮件或休假不导致流程停滞。数字时代，与DocuSign和Adobe Sign集成的合法电子签名功能不再是可选项。

高尔夫公司TaylorMade是减少审批流程摩擦及整体合同管理流程摩擦的典范。管理6000多份高度敏感合同，其CLM系统具备合同变更自动通知、服务级别协议、合规要求。律师可从移动设备登录审阅合同、评论、几分钟内数字签署，使合同无延迟推进审批周期。

5. 无效报告

高管需要公司特定、KPI驱动的报告，在问题变成灾难前提供预警。许多合同管理软件强调存储库或内容管理功能。问题在于：若数据不主动转化为可执行报告，漏洞倾向于在出问题前一直未被发现。

相反，最佳CLM软件提供跨业务所有者的全配置报告。例如，法务团队可能想看所有合同整体风险画像并标记问题合同；运营团队想看合同生命周期流转情况并高亮障碍；销售领导可能关注即将到来的收入机会和重要续约合同。

作者：Agiloft, Inc. CEO Colin Earl