维护经理使用电子表格而不是 CMMS 软件的 5 个原因

行业专家、学者、维护和设施经理在研究、文章和其他来源中认识到并引用设施管理软件的好处。软件公司拥有维护软件实施的潜在高投资回报。

通常被称为 CMMS 软件的好处是：

• 能够有效地管理和跟踪工单
• 自动触发预防性维护工单
• 在即将发生的事件和库存不足时自动发出警报
• 改进了劳动力的调度和管理
• 改进了维护部门与其他部门之间的沟通
• 通过更好的库存管理节省成本
• 准确记录工单、更新和其他交易并进行报告
• 为行业审计和合规检查生成清晰准确的报告
• 随时随地访问维护数据
• 实时更新

尽管有所有 CMMS 的好处，为什么这么多维护和设施经理仍然坚持使用电子表格来跟踪他们的操作？在最近的调查中 , 45% 的设施管理人员报告说他们仍在使用手动方法来跟踪他们的维护操作，这表明他们“淹没在纸上”。 15% 的经理还表示他们的维护跟踪根本没有建立，67% 的经理表示他们的跟踪有些建立。

电子表格的问题

维护部门开始使用电子表格、纸质工作订单以及电子邮件和电话系统来沟通工作可能是合理的，但是这些方法的长期成功提供了递减的回报。毕竟，电子表格的设计并没有考虑到您的维护部门。例如，如果不止一个人负责更新电子表格，则在保存电子表格修改时可能会出现错误。在这种情况下，数小时的数据输入可能会丢失或保存。此外，当预防性维护任务即将到来或备件不足时，电子表格不会发送预定的电子邮件警报。他们也无法创建工作订单或采购订单，并且衡量维护历史、设备停机时间和劳动力利用率等指标是手动的、繁琐且不太准确。

尽管我们在本文开头提到了维护管理软件的共同好处，但使用它的工单软件功能来管理工单。讨论实施 CMMS 可能带来的缺点或成本也很重要。这些缺点是维护和设施管理人员继续选择使用电子表格来跟踪维护操作的主要原因。

管理人员仍然使用电子表格而不是 CMMS 软件的 5 个原因......以及我们可以做些什么。

1。缺乏高层的支持：

在经济不景气或财务困难时期，组织通常会缩减规模以抵消成本，而最先受影响的部门之一就是维护。这是因为高层管理人员通常将维护视为一项费用。管理层倾向于以过于简化的观点看待损益表。他们减少开支以增加短期利润。奇怪的是，研究表明，如果实施得当，CMMS 软件会产生高投资回报。更奇怪的是，采用短期裁员策略，公司不会减少资产（建筑物和设备）的数量，而是减少维护部门必须维护它们的资源，这显然是维护团队过度劳累和设施恶化的原因。有这样想法的决策者使得建立计算机化维护管理系统变得非常困难，因为 CMMS 仅被视为额外费用。

2。高昂的前期成本：

有超过 150 种维护管理软件系统可供选择，价格和费用结构各不相同。传统上，大多数 CMMS 部署都是在内部部署或安装在 PC 上。这些部署涉及高昂的安装和设置成本，这阻碍了管理人员进行投资。有太多的“如果”？如果维修人员抵制新技术怎么办？如果 CMMS 供应商停止支持该应用程序怎么办？如果软件没有产生承诺的结果怎么办？转换成本是什么样的？所有这些未知因素使得安装维护管理软件的想法非常冒险，并且坚持使用电子表格成为一种舒适的选择。在过去的十年中，已经转向基于 Web 的 CMMS，其前期和转换成本较低，消除了上述许多风险。此外，大多数系统都允许您将历史维护数据、用户、资产和设备免费迁移到新系统。您不必从头开始收集数据，并且可以立即运行历史维护报告。迁移到新系统时，旧系统的先前实施成本永远不会丢失。

3。隐藏的和无形的成本：

从表面上看，计算实施维护管理软件系统的成本非常容易。例如，如果您正在查看具有无限用户的基于 Web 的 CMMS（如今并不罕见），您可能预计每年的软件许可费用为 3,000 美元，另外还有 1,500 美元的培训和初始设置费用。第一年是 4,500 美元，之后每年是 3,000 美元，对吧？不幸的是，事情没那么简单。我们忽略了一些与安装计算机化维护管理软件（CMMS 软件）相关的无形成本。其中一些是：

一个。评估不同 CMMS 供应商所涉及的成本：

经常被忽视的是评估不同软件供应商所花费的时间。之前经历过这个过程的管理人员可能已经习惯了软件供应商的现场访问、航班、住宿、午餐等。由于涉及所有时间和费用，许多管理人员会拒绝评估维护软件解决方案。时代变了，所有这些麻烦都可以避免。大多数维护软件评估可以通过实时网络研讨会和个性化演示在线进行。实地考察、美酒佳肴和商议差旅费用的日子已经一去不复返了。

b.购买维护软件所涉及的成本：

如果您为更大的组织工作，通常会有一个正式的采购流程。手续越多，涉及的时间和人员就越多。尤其是购买软件，需要来自不同部门的投入；维护必须研究功能软件需求并确定成本是否符合他们的预算，IT 需要确保维护软件通过其安全要求，法律需要确保服务水平协议是健全的。会计部门可能希望它与他们的会计软件集成，而高层管理人员可能正在寻找华丽的报告功能。由于所有这些需求，CMMS 软件的价格大幅上涨。幸运的是，较小的组织不需要跳过所有这些障碍，维护经理有权在其他部门很少参与的情况下做出决定。较大的组织应该学会放松控制，给维护经理更多的自主权，或者巩固每个部门的需求，满足最重要的需求。如果 CMMS 是 SaaS（软件即服务）交易，如果不满意很容易退出协议。

c.设置时间：

任何有过业务软件实施经验的人都知道，设置过程涉及大量时间，而且可能会出错。如果您在只有 50 台设备的小型设施（小型单一酒店、制造工厂）工作，并且只想安装自动化的预防性维护软件，那么所涉及的设置非常简单。所需要的只是获取资产清单并设置维护计划。但是，如果您监督拥有数百或数千资产的多个设施，并希望跟踪库存、供应商、劳动力成本、供应商和维修，则设置维护管理系统所涉及的时间要多得多。维护经理可能知道 CMMS 软件可以带来的好处，但根本没有时间设置系统。灭火并确保系统正常运行比制定新的维护计划更重要。

d.培训时间：

操作规模越大，涉及的功能要求越多，对员工进行 CMMS 培训所需的时间就越多。让事情变得更加困难的是拥有一个不精通技术的维护团队。在许多组织中，我们看到维护团队的技术技能水平多种多样。人口老龄化的部门在采用新技术时更加困难。从好的方面来说，随着越来越多的千禧一代进入劳动力市场，我们将看到向更快采用和减少对新技术的阻力的转变。这并不是说老一辈人无法学习维护管理软件，但这可能意味着您的团队需要更多的培训时间才能熟悉该软件。请记住，许多 CMMS 供应商为客户提供免费培训，并能迅速提供优质的支持服务 .同样使事情变得更容易的是用户友好的 CMMS 软件的增长趋势。供应商正在推出具有更简单设计和直观导航的新版本软件，以提升用户体验。

e.软件定制成本：

通常在购买维护管理软件后，公司意识到必须进行更改以使软件更好地满足其特定的运营需求。过去，当 CMMS 安装完全是在内部部署并直接购买时，需要进行软件定制并且成本很高。今天，随着越来越多的公司选择 SaaS 安排，定制软件的问题是有争议的。客户不太愿意为他们本质上是租赁的软件投入大量软件定制费用。但是，即使维护软件供应商不做用户可以定制的软件，他们也愿意与客户合作，倾听他们的开发需求并分担部分定制成本。

4。失败的高风险：

可悲的事实是维护管理装置没有最好的记录。一些研究表明失败率为 40%，而另一些则报告高达 80%。高失败率归因于糟糕的实施计划、糟糕的设置、缺乏供应商支持、用户的抵制以及培训不足。不管是什么原因，维护软件供应商都在努力使软件更加用户友好，提供更多支持和更好的培训。

5。来自最终用户的抵制：

员工对变革的抵制是从电子表格转向计算机化维护管理软件的主要障碍。经理和下属都出于各种原因抵制变革。维护人员经常将 CMMS 软件视为一种用于衡量其绩效的工具，并且很容易对变化感到威胁或厌倦。他们还认为使用它作为他们没有时间的额外工作。为了减轻阻力，管理人员需要尽早让员工参与进来，清楚地解释实施系统的目的（而不是强调跟踪他们的绩效），并展示该工具将如何让他们的生活更轻松。一旦您的团队接受了您的支持，他们将支持放弃维护软件的电子表格。

结论：

CMMS 的好处列表很广泛。从理论上讲，对于任何维护部门来说，这似乎都是一个合乎逻辑的解决方案。很难想象为什么维护或设施经理会继续使用电子表格而不实施一个了解所有优点的维护软件系统。当我们仔细观察这种情况时，我们会发现维护软件安装存在许多风险。由于不可预见的隐性成本、员工的抵制和对失败的恐惧，管理者不愿做出改变。然而，CMMS 供应商正在通过生产成本更低、支付计划更灵活、用户更友好的 CMMS 软件来解决这个问题。此外，更多精通技术的维护人员正在进入劳动力市场，并对维护软件技术持开放态度。