如何使用流程挖掘优化采购到付款流程

作为人类，相互合作是我们的天性。我们也可以竞争，但心理学家说，在两者之间选择时，我们选择合作。

合作在工作场所非常重要。不使用它可能会对您更广泛的业务成果产生负面影响，包括生产力、客户满意度和收入。

从理论上讲，合作应该很容易，尤其是在我们的人性中。但大多数人都知道，在工作场所或日常生活中合作需要一定的奉献精神。

每个部门及其个人都有非常不同的目标、痛点和目标。没有恶意，每个人都倾向于在自己的领域内思考。合作不力通常会导致人员和部门自行采取改进措施。分散的举措可能会对其他部门造成干扰。

这一点在从购买到付款的流程中表现得最为明显。

采购到付款或采购到付款流程 (P2P) 是一个涉及许多部门的财务流程。该流程包括从公司向供应商请求商品或服务的那一刻起，直到它为该商品或服务付款的所有活动。

P2P 流程的效率会影响客户满意度和成本，并影响贵公司实现更广泛业务目标的能力。

在这篇文章中，我们将介绍借助企业系统（如 SAP 或 Oracle）中可用的数据和流程挖掘优化 P2P 流程的优势。更具体地说，UiPath Process Mining 可以帮助您改进 P2P 流程，方法是将您现有的数据布局到一个全面的流程图中并提供透明的见解。

对 P2P 流程有了更好的了解，您可以通过优化和自动化来决定统一的流程改进策略，从而提高效率、降低成本并保持竞争力。

购买到付款流程

P2P 流程涉及公司进行的所有购买。这些可以是办公文具或半成品材料（如汽车制造公司的汽车发动机）和高价值设备（用于生产的机械、医疗设备等）。在 P2P 流程中，核心任务包括订购商品、接收商品和付款。

P2P 流程中的主要利益相关者是采购或财务部门。有时它还涉及物料计划和仓储。该流程还会间接影响销售、客户支持等部门所做的工作。

P2P 流程的广泛性和关键性意味着公司有很大的动力去优化它。任何低效且生疏的 P2P 流程都可能导致以下方面的价值大幅损失：

• 客户满意度

• 供应商关系

• 员工工作满意度

• 跨部门协作

• 生产力和盈利能力

这些是企业最重要的一些目标。

借助 UiPath Process Mining，可以改进这些点并达到更高的业务绩效。

刚接触过程挖掘？从这里开始：流程挖掘价值：对您的业务意味着什么

流程挖掘技术提供了强大的洞察力。它是通往机器学习 (ML)、人工智能 (AI) 和机器人过程自动化 (RPA) 等技术的门户。结合这些技术，您可以利用自动化的力量。

企业依靠数据通过 RPA 战略性地改进流程并跟踪结果以提出新的改进想法。自动化企业以流程意识和运营效率引领市场。作为自动化周期的一部分，流程挖掘在 RPA 的开始和进一步发展中起着至关重要的作用。流程挖掘允许您从自动化中获得移动价值。

过程挖掘允许您依靠科学来发现和排列您的自动化想法。它还使您能够：

• 全面了解贵公司的流程

• 发现自动化的最佳工作流程

• 使流程目标与战略目标保持一致

• 持续监控和改进您的流程

彻底了解您的 P2P 流程

让我们看一个购买到付款的流程图。

上图显示了一个挖掘的 P2P 过程（将原始数据集转换为过程图）。它包括典型购买到付款流程的五个核心活动：

• 购买请求

• 采购订单

• 产品收据

• 发票收据

• 发票完成

上图展示了理想的P2P流程。

UiPath Process Mining（可通过 UiPath 平台获得）可以让您更深入地了解您的流程，并让您发现您离理想场景还有多远。使用来自 SAP 等企业软件的事件日志数据，流程挖掘将数据转化为清晰的流程图，以便进行直观分析。

您在流程图中走得越深，您就越会注意到它与您想要的流程有多么不同。结果，上图中的简单过程变得混乱：

直观的流程可视化告诉您您想了解的有关流程的所有信息，它是您整个团队的唯一真实来源。过程图消除了任何过程的歧义，为每个人提供了活动、时间、成本、合作、人和软件机器人性能等的综合概览。

以前您需要花时间弄清楚 P2P 流程是如何运行的，而 UiPath Process Mining 会使用来自企业资源规划 (ERP) 或客户关系管理 (CRM) 系统的实际数据立即完成这项工作。

那么，您可以利用这些数据驱动的见解做什么？

确定最适合自动化的采购到付款流程部分

机器人流程自动化 (RPA) 是提高流程效率和性能的最有效方法之一。根据德勤全球 CPO 调查，采购中对 RPA 和高级分析的需求正在上升。 RPA 对应付账款团队的生产力来说并不新鲜，但它可以通过流程挖掘获得更大的发展。

借助流程挖掘洞察力，您可以确定您的 P2P 流程是否已准备好进行自动化。 自动化就绪流程 是一个旨在提高生产力的标准化流程。 UiPath Process Mining 可以指出一些自动化就绪标准，例如：

• 大量重复的基于规则的任务

• 花费在任务上的小时数与成本

• 延迟截止日期

• 由于错误和需要重做任务等导致的流程循环。

设计或执行不当的流程还没有为自动化做好准备。这样的过程通常缺乏适当的文档和标准化，并且人们难以遵循。使用流程挖掘来指导您的自动化策略，您依赖的是数据，而不是您的直觉。

阅读这篇文章以评估您的流程是否已为自动化做好准备。

UiPath Process Mining 可帮助您考虑复杂 P2P 流程的细节，并以最高的投资回报 (ROI) 自动化活动。

让我们考虑一个例子：你已经挖掘了一个过程。根据流程图，您注意到在其中一项流程活动中，员工没有按时交付工作。您深入挖掘并意识到，由于数据插入的错误，员工经常重做任务，这会导致交付延迟。将此任务自动化，您可以提高交付工作的质量并腾出员工的时间。然后，团队可以专注于 P2P 流程中的其他活动，例如改善供应商关系以确保按时交付。

以下是 UiPath 软件机器人可以处理的使您的 P2P 流程更顺畅的任务的一些其他示例：

• 扫描邮箱中的订单并在 SAP 中输入它们

• 将采购订单与发票匹配

• 采购申请批准后生成采购订单等

通过流程挖掘，您不仅可以预见改进机会，还可以估算 RPA 项目的投资回报率。这样您就可以了解 P2P 流程优化对于整个业务绩效的价值。

使您的 RPA 目标与更广泛的战略目标保持一致

还记得我们之前提到的战略目标吗？任何公司的关键战略目标都是围绕客户满意度、供应商关系、员工幸福感、盈利能力和生产力而建立的。

UiPath Process Mining 可帮助您将战略目标与特定的 KPI 和标签联系起来。如果您想改善 P2P 流程的供应商关系，您可以设置 KPI 来及时交付货物和按时支付发票。

通过这种方式，您可以优化流程，以熟练的方式为您更广泛的业务目标做出贡献。随着优先级的变化，您可以在 UiPath Process Mining 仪表板中调整 KPI 和标签。这是确保您的长期业务目标与您的个人流程结果保持一致的另一个关键因素。

对 P2P 的持续监控和改进

但过程挖掘并不止于此。自动化 P2P 流程后，您仍需要检查 RPA 是否按预期进行。 UiPath Process Mining 可让您跟踪自动化结果，实时更新您的流程数据。跟踪您的流程可为您提供“之前和之后”的 RPA 比较。你可以看到你的自动化是如何运行的，以及它偏离轨道的地方。

根据前面提到的德勤 CPO 调查，当今采购的关键挑战是数据治理——确保收集数据的质量、管理数据访问以及从数据中获取价值。

为了在流程分析民主化的同时维护数据隐私，UiPath Process Mining 提供了一种受管控的自助服务 (GSS) 方法。 GSS 数据管理可确保所有业务用户使用单一的事实来源，让所有利益相关者清楚了解流程。

反过来，GSS 使您的流程变得透明，因为它基于您公司系统中的实际数据。很难与事实争论。透明的流程是实现之前概述的更广泛业务目标的关键。

对 P2P 的持续监控和改进

流程挖掘为内部和外部合作提供了基础，这对于顺畅的 P2P 流程至关重要。使用 UiPath Process Mining，您可以减少部门之间的孤立操作。随着利益相关者对流程有了相同的想法，他们可以在流程改进计划中采用整体方法。这对内部和外部流程利益相关者都很有效。

流程挖掘允许执行级别的经理识别低效率并将流程优化与业务战略保持一致。执行流程步骤的员工还可以深入了解他们的工作及其对组织的影响。

您还可以使用流程图与供应商和投资者进行交流。过程挖掘洞察力可让您消除争论并就改进方法进行富有成效的对话。

在 Everest Group 最近的 PEAK Matrix 报告中了解 UiPath Process Mining 如何引领流程采矿市场的发展。