用流程挖掘优化采购付款流程——提升效率与准确性

作为人类，合作是我们的天性。我们也会竞争，但心理学家说在两者选择时，我们倾向合作。

合作在职场至关重要。缺乏合作会负面影响更广泛的业务成果，包括生产力、客户满意度和营收。

理论上合作本应容易，尤其它符合人性。但大多数人知道，在职场或日常生活中合作需要一定的投入。

每个部门及其个人有截然不同的目标、痛点和目标。无恶意下，每个人倾向于在自己的领域内思考。合作不善常导致人和部门开展自己的改进举措。分散举措会给下游其他部门带来干扰。

这在采购付款流程中表现得最为明显。

采购付款或采购到付款流程（P2P）是一个触及多部门的财务流程。流程涵盖从公司向供应商请求商品或服务那一刻起，直到为该商品或服务付款的所有活动。

P2P流程效率影响客户满意率和成本，影响公司实现更广泛业务目标的能力。

本文介绍借助企业系统（如SAP或Oracle）可用数据和流程挖掘优化P2P流程的优势。更具体说，UiPath Process Mining能将现有数据呈现为全面流程图，提供透明洞察，帮助改进P2P流程。

更好地理解P2P流程，让您能通过优化和自动化决定统一的流程改进策略，从而提高效率、降低成本、保持竞争力。

采购付款流程

P2P流程涉及公司所有采购。可以是办公文具或半成品材料（如汽车制造商的汽车发动机）和高价值设备（生产用机械、医疗设备等）。P2P流程核心任务包括订购、接收和支付这些商品。

P2P流程主要利益相关者是采购或财务部门。有时也涉及物料计划和仓储。流程也间接影响销售、客服等工作。

P2P流程的广泛性和关键性，意味着企业有巨大动力优化它。任何低效陈旧的P2P流程可能导致以下领域显著价值损失：

• 客户满意度

• 供应商关系

• 员工工作满意度

• 跨部门协作

• 生产力和盈利能力

这些都是业务最重要的目标。

借助UiPath Process Mining，可以改善这些要点，达到更高业务绩效。

流程挖掘新手？从这里开始：《流程挖掘价值：对您的业务意味着什么》

流程挖掘技术提供强大洞察。它是机器学习（ML）、人工智能（AI）和机器人流程自动化（RPA）等技术的门户。结合这些技术让您驾驭自动化力量。

企业依赖数据用RPA战略性改进流程并追踪结果，产生新改进想法。自动化企业凭借流程感知和运营效率引领市场。作为自动化循环一部分，流程挖掘在RPA起步和后续发展中扮演关键角色。流程挖掘让您从自动化中获得更多价值。

流程挖掘让您依靠科学发现和排序自动化想法。它还能让您：

• 获得公司流程的全面视图

• 发掘最适合自动化的工作流

• 将流程目标与战略目标对齐

• 持续监控和改进流程

透彻了解您的P2P流程

让我们看一个采购付款流程图。

上图展示了一个挖掘出的P2P流程（原始数据集转化为流程图）。包含典型采购付款流程的五个核心活动：

• 采购申请

• 采购订单

• 产品收货

• 发票收货

• 发票完成

上图展示了理想P2P流程。

UiPath Process Mining（通过UiPath Platform提供）能让您更深入洞察流程，发现离理想场景有多远。利用SAP等企业软件的事件日志数据，流程挖掘将数据转化为清晰流程图，供直观分析。

越深入流程图，越能注意到它与您期望的流程有多不同。结果，上图的简单流程实际上是混乱的：

直观的流程可视化告诉您关于流程的一切，充当全团队的单一真相来源。流程图消除任何流程歧义，给所有人提供活动、时机、成本、协作、人和软件机器人绩效等的综合概览。

以前您需要花时间弄清P2P流程如何运行，UiPath Process Mining利用ERP或CRM系统实际数据瞬间完成。

那么，用这些数据驱动洞察能做什么？

识别最适合自动化的采购付款流程环节

机器人流程自动化（RPA）是提高流程效率和绩效最高效方式之一。据德勤全球CPO调查，采购领域对RPA和高级分析的需求正在上升。RPA对应付账款团队生产力不算新鲜，但配合流程挖掘能更繁荣。

借助流程挖掘洞察，您能判断P2P流程是否准备好自动化。自动化就绪流程是旨在实现更高生产力的标准化流程。UiPath Process Mining能指出一些自动化就绪标准，如：

• 大量重复的基于规则的任务

• 任务耗时与成本对比

• 截止日期延迟

• 因错误和返工导致的流程循环等

设计或执行不善的流程不适合自动化。此类流程常缺乏适当文档、标准化，难以让人遵循。用流程挖掘指导自动化策略，您依靠数据而非直觉。

阅读此文评估您的流程是否准备好自动化。

UiPath Process Mining帮助您考虑复杂P2P流程的细节，自动化ROI最高的活动。

举个例子：您挖掘了一个流程。基于流程图，您注意到某流程活动员工未按时交付工作。深挖发现因数据录入错误员工常返工，导致交付延迟。自动化此任务，提升交付工作质量并释放员工时间。团队随后可专注于P2P流程其他活动，如改善供应商关系以保证准时交付。

以下是UiPath软件机器人可处理让P2P流程更顺畅的其他任务示例：

• 扫描邮箱订单并录入SAP

• 匹配采购订单与发票

• 采购申请批准后生成采购订单等

有了流程挖掘，您不仅能预见改进机会，还能估算RPA项目ROI。这样您就知道P2P流程优化价值与整体业务绩效的关系。

将RPA目标与更广泛战略目标对齐

还记得前面提到的战略目标吗？任何公司的关键战略目标都围绕客户满意度、供应商关系、员工幸福感、盈利能力和生产力构建。

UiPath Process Mining帮助您将战略目标链接到具体KPI和标签。如果您想改善P2P流程的供应商关系，可设定货物准时交付和发票准时支付的KPI。

这样您以娴熟方式优化流程以贡献更广泛业务目标。优先级变化时，可在UiPath Process Mining仪表盘调整KPI和标签。这是确保长期业务目标与单个流程结果对齐的另一关键因素。

P2P的持续监控与改进

但流程挖掘不止于此。自动化P2P流程后，仍需检查RPA是否按预期推进。UiPath Process Mining让您通过流程数据实时更新跟踪自动化结果。追踪流程给您“自动化前后”RPA对比。您能看到自动化运行情况及偏离之处。

据前文提到的德勤CPO调查，当今采购关键挑战是数据治理——保证收集数据质量、管理数据访问、从数据获取价值。

为在民主化流程分析同时维护数据隐私，UiPath Process Mining提供治理式自助服务（GSS）方法。GSS数据管理确保所有业务用户使用单一真相来源，让流程对所有利益相关者清晰明了。

反过来，GSS让您的流程透明，因为它基于企业系统实际数据。很难与事实争辩。透明流程是实现前文更广泛业务目标的关键。

P2P的持续监控与改进

流程挖掘为内外部合作提供基础，这对顺畅P2P流程至关重要。有了UiPath Process Mining，您打破部门间孤岛运营。利益相关者对流程有相同理解，能在流程改进举措中采取整体方法。这对内外部流程利益相关者都效果很好。

流程挖掘让高管识别低效并将流程优化与业务战略对齐。执行流程步骤的员工也能洞察其工作及对组织的影响。

您也可用流程图与供应商和投资者沟通。流程挖掘洞察让您穿透争论，建立富有成果的改进对话。

看UiPath Process Mining如何在Everest Group近期PEAK Matrix报告中引领流程挖掘市场发展。