如何设置免费维护工单系统[包含模板]
每个企业，无论大小，都必须处理一定程度的运营问题。通常，这些运营问题是物理资产和基础设施故障或损坏的直接后果。
无论是暖通空调漏水、推土机损坏还是传送带问题导致生产线停止，解决资产管理问题的最快方法是使用高效的维护票系统。
现在，要使票务系统被视为“高效”，它必须是数字化的。在理想情况下，企业会投资购买 CMMS 或车队管理软件，因为这两种解决方案都将票务系统作为其核心功能之一。
不幸的是，目前并不是每个人都可以选择付费解决方案。对于这些组织，我们创建了一个基于 Google 表格的免费维护票务系统 .
在本文的后续部分，我们将概述我们如何为那些想要创建自己的模板的人开发我们的模板。
对于其他所有人，请随时下载下面的票务指南。它包含您需要的模板以及有关如何使用它们的详细说明。
维护票的生命周期
标准维修票的生命历程是这样的：
- 设备（错误）使用导致设备故障。
- 有人通过提交维护票/请求来报告问题。
- 维护经理/计划员/主管审核故障单并将其分配给维护技术人员。
- 维修技术人员前来诊断并纠正问题。
- 修复资产/项目后，将关闭故障单并通知维护请求者问题已得到更正（如果需要）。
您可以在下图中看到相同的过程。
在 Microsoft Excel 或 Google Sheets 中为这样一个简单的过程创建一个票务系统听起来比实际更容易。这是因为事情并不总是按计划进行。一些门票被拒绝，一些工作不得不推迟，一些其他独特的情况可能会出现。票务系统必须易于使用，但仍提供一种方法来管理与标准流程的偏差。最重要的是，票务系统必须成为所有参与者的有用工具，而不是额外的负担 .
为什么我们的模板使用 Google 表格？
我们最终使用 Google 表格的原因如下：
- 它是免费的。 编辑文档唯一需要的是一个免费的 Gmail 帐户。
- 使用起来很简单。 学习如何选择一个字段并在其中编写一些文本不需要太多培训。
- 它是基于云的。 知道链接的任何人都可以访问模板并实时查看更改。这是团队协作的关键。
- 它是可编辑的。 不同的组织有不同的工作流程。维护经理和主管可以根据需要添加/删除某些字段和列。
- 它有有用的公式。 我们可以使用可用的公式自动执行某些操作，甚至可以构建简单的报告。
- 它允许您提供不同级别的访问权限。 一些工作人员应该只能查看文档，而其他工作人员应该能够查看和编辑。 Google 表格可让您为不同的人提供不同级别的访问权限。
这些模板不能替代 CMMS系统 .然而，我们意识到并非所有组织都准备好采用 CMMS 软件，但仍然迫切需要更好地组织他们的维护活动。
这种准系统维护工单系统可以作为临时解决方案：
- 较小的维护团队（最多 10 人左右）
- 没有任何类型的票务系统的维护团队
- 仍然依赖便签、黑板或智能板的维护团队
- 想要更有条理但还没有能力实施现代 CMMS 的维护团队
实施数字维护票务系统的要求
不管这个维护票系统多么简单，你不能只是把它强加给员工并说“从今天开始，你需要使用这个系统” .这是灾难的秘诀。
从黑板和便签切换到数字系统必须密切关注适当的工作流程更改。我们都知道改变维护部门的阻力有多大。
为使这一过渡尽可能顺利，在实施数字维护工单系统之前，您应该具备以下几点。
获得必要的支持
您应该从三个不同的方面寻求批准和承诺：
- 高层管理人员
- 维护团队
- 维护请求者
没有高层的支持，在任何部门做出更大的改变都是不明智的。通常，这是因为您想确保手头的项目获得适当的资金。虽然我们在这里谈论的是免费维护票务系统，但您可能需要投资购买移动设备或 wifi 网络才能充分利用它。此外，工作流程的变化会导致调整期，这势必会在短期内造成一定的生产力损失。因此，向负责维护预算的人员明确您的计划是有意义的。
实施任何类型的维护软件的一个问题是维护技术人员永远不会完全采用它。如果您的技术人员没有使用或滥用该解决方案，您不妨回到便利贴。为确保每个人都参与进来，请提前几周讨论实施。展示您正在尝试消除哪些问题以及为什么要这样做。最后，与技术人员合作设置新的工作流程，以确保它们在实践中有意义并且不会造成任何瓶颈。
您应该获得支持的最后一方是报告维护问题并创建维护票的人。他们现在无需拿起电话或发送电子邮件，而是可以访问 Google 表格，他们可以使用该表格报告维护问题并跟踪工作请求的进度。为此，他们实际上应该使用准备好的模板。
对 Google 表格的基本了解（如果您是从头开始创建模板，则更高级）
要使用我们随本文提供的模板，您只需对 Google 表格/Microsoft Excel 有非常基本的了解。选择一个字段来写评论是技术人员或维护请求者需要知道的唯一操作。即使对于从未见过电子表格的人来说，这也应该很容易解释。
作为管理模板的维护经理或设施经理，拥有更多创建高级公式和计算的经验会很有帮助，特别是如果您想大量编辑提供的模板或从头开始创建自己的模板。
移动设备
数字维护票的优势在于，只要您有连接到互联网的设备，就可以随时随地访问它们。为充分利用新系统，建议员工配备移动设备。这样，他们将能够关闭工作订单、留下完成记录并计划下一次维护活动，而无需经常返回工厂车间可用的计算机终端。
如果您切换到 CMMS，拥有移动维护软件的好处将变得更加夸张。
您需要的基本功能（即使在免费维护票务系统中）
要使维护工单系统正常工作，您需要有一种直接有效的方式来接收和管理工单。理想情况下，您还应该能够生成一些基本报告。
我们创建的模板以这些概念为指导。如果您选择使用本文开头提供的免费模板，您将获得两个 Google 表格。一个用于接收工单，另一个用于管理工单和生成报告。
这是它们如何工作的先睹为快。
领取维修单模板
您需要一个地方来保存所有进来的维护请求。这样，您就不太可能丢失任何维护请求，并且更容易发现重复的维护请求。
我们决定使用单独的表格来提交维护请求，以便您可以与可能需要提交维护请求的每个人共享此文档的链接。
以下是“提交工单”模板在使用中的样子：
您拥有所有标准信息，例如日期、问题描述和联系信息。我们还添加了一个列，通知维护请求者他们的工单状态。我们认为这是一个很好的补充，但你可以删除那一栏——如果维护计划员/主管/经理不能让它保持最新状态，那么拥有它根本没有多大意义。
管理维护工单模板
可以通过几种不同的方式管理维护票。我们设计了模板，以便它们可用于安排所有维护操作，而不仅仅是处理传入的维护服务请求。从这个意义上说，它旨在成为一个工单管理系统，而不仅仅是一个维护票务系统。
在模板中，我们包含了以下字段：
- 票证 ID： 用作每张票的唯一标识符 (ID)。输入“任务名称”后会自动填充 .
- 任务名称： 为每张票命名，以便更轻松地概述分配的工作。
- 工作描述： 写下需要执行的工作描述的地方。
- 技术员： 可用于选择要将工作分配给的技术人员的下拉列表。
- 截止日期： 设置完成分配的工单/工单的截止日期。
- 优先级： 选择票证的优先级。它可以帮助技术人员决定需要先完成哪些工作。
- 票证状态： 一个下拉列表，您可以在其中选择工单的当前状态。
- 完成说明： 在这里，技术人员和/或主管可以留下关于刚刚完成的工作的任何重要笔记。
- 完成日期： 标记已分配工单的完成日期。工单状态更改为“已完成”后自动填写。
- 工作类型： 选择要执行的工作类型（反应性或预防性）。它用于报告部分。
- 按时完成？： 在检查工单是否按时完成后，此字段会自动填写。工单标记为完成后，它将显示为“是”或“否”。我们必须实施此字段才能计算报告部分的工作合规百分比。
我们希望尽可能使流程自动化。这就是为什么我们合并了几个不同的下拉列表并创建了自动填充某些字段的公式。如果您打算开发自己的模板，您应该也这样做。毕竟，最终目标是让维护部门尽可能高效。
下面是模板在实践中的样子（这都是在一行中，但我们不得不将其拆分为 2 个屏幕截图以使其可读）：
生成维护报告
使用这些类型的模板，报告将受到限制。我们能够根据表格中使用的数据创建三个自定义报告：
- 任务优先级细分： 一份简单的报告，显示您分配的维护任务的平均紧急程度。这没什么特别的，但有些人可能会觉得它很有用。
- 工作类型细分： 一份报告，显示您的任务中有多少是计划的（日常或预防性维护的一部分）以及有多少是计划外的（反应性的）。它还显示到目前为止您已执行的总任务数。
- 总工作合规百分比： 总体工作合规性显示按时完成任务的百分比。
可能有一种方法可以生成更有用的维护报告。但是，这通常意味着使用附加字段扩展工单管理模板。我们相信普通用户不会有这种需求。但是，这些模板的一个优点是您可以根据需要对其进行调整。
CMMS 是终极维护工单软件
我们真诚地希望你们中的一些人能够很好地利用这个免费维护的票务系统。话虽如此，电子表格只能让您走到这一步。它们是向前迈出的一大步，但不能成为长期解决方案。最终，如果您希望最大限度地提高运营效率、降低维护成本并达到维护 KPI，您将需要改用移动 CMMS。
对于那些准备好尽快进行转换的人，我们邀请您试用 Limble CMMS 并探索其功能（无需任何承诺）。为此，您有以下选择：
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您对 Limble 或我们在本文中介绍的模板有任何疑问吗？对如何改进它们有一些建议吗？不要犹豫，在下面的评论部分开始讨论！
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