CMMS 优于电子表格的 10 种方式

设施和维护经理通常使用电子表格来跟踪他们监督的资产和运营。从表面上看，电子表格似乎是一个合理的解决方案。

• 大多数企业都配备了基于计算机的电子表格应用程序。
• 它们是预期费用，不需要进行预算。
• 大多数员工都熟悉使用它们，因此它们是一种易于使用的解决方案，几乎不需要培训。
• 电子表格具有一些非常强大的报告功能，并且可以创建给高层管理人员留下深刻印象的图表。
• 设施和维护经理可以编制资产和主要设备、库存、公用设施、位置、供应商、供应商、员工、租户和客户的数据表。

有了所有这些好处，管理者为什么要研究像计算机化维护管理系统这样的系统？ (CMMS)、计算机辅助设施管理系统 (CAFM) 还是设施管理软件 (FMS)？毕竟，这些软件系统要贵得多（与 MS Excel 相比）、不太熟悉，并且需要大量时间和精力来实施和培训员工。

是的，电子表格的好处似乎是巨大的，但我们不应该这么快忽视 CMMS 的好处，事实上，我们应该考虑将它们作为我们运营的一部分。以下是管理者应该使用 CMMS 软件而不是电子表格的 10 个理由：

1。改善租户和客户的客户服务

向租户和其他客户提供服务的公司可以通过设施管理软件和计算机化维护管理系统 (CMMS) 改进他们提供的服务。这些系统允许租户、员工和其他客户实时提交服务请求，并将请求自动路由到服务提供商。客户可以通过电子邮件收到状态更新并轻松检查进度。电子表格无法实现这一点，如果经理想让客户了解他们的请求状态，他们必须手动执行此操作。手动更新请求者需要大量时间，不可靠，并且容易出错。最终，客户和租户会对使用维护或设施管理系统的公司更加满意，该系统可以让他们随时了解他们的服务请求。

2。轻松访问关键文件

设施管理充当重要文件的集中枢纽。在设施和维护部门工作的人员经常需要访问关键文件，如平面图、操作手册、保修、图像、供应商和供应商合同、租赁协议、发票、采购订单等。所有这些文档都可以在数据库中轻松存储和访问。在没有软件的情况下，您可能会花费数小时甚至数天时间寻找操作手册或机械图纸。在管理和访问重要文件方面，与设施管理和 CMMS 软件相比，电子表格失败了。

3。自动电子邮件警报和提醒

CMMS 和 FMS 相对于电子表格的最大优势之一是它们能够向不同方发送自动通知和警报。该软件可以配置为在重要事件到期时发送电子邮件和短信。当提出服务请求、库存物品达到临界阈值、需要执行预防性维护、检查到期、保修即将到期或发生故障时，会发送通知。

此外，当工作在特定时间段内没有得到响应时，会自动发送警报。例如，如果技术人员收到电梯停止服务的通知，但在一小时内未对通知做出响应，则会通知设施经理，以便他们迅速采取行动。使用电子表格会导致管理人员反应迟钝，并且经常在为时已晚时采取行动。而维护软件使管理人员和技术人员能够积极主动、避免故障并更快地做出响应。

4。改进预防性维护

建筑维护软件具有预防性和计划性维护功能，可根据设定的时间表自动触发工作订单。当读数达到临界阈值（基于仪表的 PM）时，一些系统甚至会触发任务。可以在预定事件之前以及维护到期时发送通知。如果工作尚未完成，则会向主管发送警报。无需软件，预防性维护 很容易无人看管，导致更频繁的停机和更高的维修成本。电子表格可以记录计划进行预防性维护和检查的时间，但不会更进一步。如果您的组织优先考虑预防性维护，那么最好不要依赖电子表格。

5。增强的报告功能

我们都知道，如果您能够使用电子表格，您可以创建一些令人惊叹的报告。当他们看到饼图、条形图和散点图时，高层管理人员会印象深刻。它表明您知道自己的东西并在演示中付出了一些努力。

设施和维护管理软件提供类似的报告功能等等。除了强大的报告编写工具外，软件包还内置了罐头报告。这些是经理需要的报告，包括：逾期工作订单、即将进行的预防性维护和检查、每月维护成本、劳动力成本和利用率、设备生命周期分析和库存水平等等。想象一下某人在电子表格中正确构建这些报告需要花费的时间。

报告也可以安排并在需要时自动通过电子邮件发送。对于喜欢电子表格的经理，可以使用电子表格功能提取和修改 CMMS 报告。许多维护系统还具有可自定义的仪表板，允许用户查看关键绩效指标 (KPI) 的实时数据。

6。可访问性

在过去的十年中，我们看到了向允许通过浏览器访问的基于 Web 的软件的转变。只要有互联网连接，这基本上可以让用户随时随地访问。最近，随着无线互联网的普及，软件用户可以通过智能手机或平板电脑访问他们的数据库。现在可以远程接收相同的电子邮件通知和警报，而不是将用户限制在台式计算机上。这会导致更快的响应时间、更少的纸张和更好的沟通。当涉及到 CMMS 软件与电子表格时，电子表格无法实现这种级别的可访问性。

7。 LEED 认证

实施设施管理软件和计算机化维护管理系统 (CMMS) 被认为是降低建筑能耗的有效方法。 CAFM 允许管理人员轻松报告性能不佳的系统，并及时决定何时升级设备或需要维护。维护软件配备了报告工具，可识别故障设备并允许管理人员查看趋势。该软件为预防性维护计划增加的价值被视为朝着更环保的建筑运营迈出的一步。这就是为什么拥有维护软件系统可以让设施获得 LEED 认证 .

8。添加新记录

与电子表格相比，设施和维护管理软件在记录事件方面做得更好。提交服务请求时，软件会自动记录请求者的姓名、联系信息、请求的时间和日期。该软件还记录了谁做出了回应以及他或她何时做出了回应。事实上，该软件会自动记录每笔交易。想象一下，使用涉及多人添加记录的电子表格来执行此操作。这几乎是不可能的。

9。工单管理

CMMS 和 FMS 能够使用工单软件简化整个工单流程，而电子表格无法做到这一点。使用维护软件，员工和客户可以提交请求，这些请求可以被批准（或拒绝）并发送给维护人员和外部供应商。该软件会自动记录请求时间、收到请求的时间以及整个工作订单流程中的每笔交易。照片、发票和其他重要文件可以添加到工单中以供参考。维护经理可以轻松获取有关响应时间、完成时间和所涉及成本的数据。如前所述，会生成电子邮件通知和警报，让所有各方都了解工作订单状态。更好的工单管理流程还可以缩短响应时间并减少设备停机时间。

10.降低成本

如果您目前正在使用电子表格，那么事情很可能会落空。预防性维护未按计划进行。预防性维护和计划外维护之间存在反比关系。随着预防性和计划性维护的增加，设备停机时间和维修成本减少。通过更好地记录和报告供应商和技术人员的绩效、劳动力利用率和设备性能，可以节省成本。 CMMS 和 FMS 还具有库存管理工具，允许公司优化库存水平，保持低库存，但在需要时提供供应——另一个节省成本的方法。为管理人员提供强大的维护软件报告工具，使他们能够做出更好的决策，从而为公司节省资金。

通常，维护软件系统会在不到一年的时间内显示出投资回报率，并且可以预期维护成本会降低 5-15%。如果没有适当的预防性或计划性维护系统并且维护是被动的，则成本降低甚至更大。投资回报率计算涉及许多变量，但鉴于本文所述的 CMMS 优势，适当的计算机化维护管理系统 (CMMS) 或设施管理软件实施可以节省大量成本。

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