购买 CMMS 软件前要问的问题

随着市场需求、经济挑战和技术进步对各行各业的公司提出挑战，维护管理领域不断发展。针对这些情况，计算机化维护管理软件 (CMMS) 已迅速成为一个不断发展的行业，为大大小小的企业提供维护管理解决方案。然而，鉴于市场上维护管理系统的数量和多样性，寻找适合您业务的 CMMS 解决方案也可能是一个额外的挑战，因为公司的独特需求和结构各不相同。

虽然 CMMS 软件有很多承诺，但获得潜在收益很大程度上取决于平衡公司的需求、软件的功能以及其他行业特定因素。通过找到合适的匹配，不仅可以改变您的维护部门，还可以改变您的整个业务。一项针对 558 家使用 CMMS 软件的公司的调查显示，在实施新软件后，生产力平均提高了 28%。一般来说，为您的组织寻找合适的维护管理解决方案的最佳方式是了解向 CMMS 供应商提出的正确问题。

开始购买 CMMS 之前需要做的 2 件事：

1。组建 CMMS 选拔团队

在开始寻找适合您的 CMMS 解决方案之前，您必须咨询公司运营中的多个利益相关者。看看那些在您的维护部门工作的人或与您的外部承包商和供应商一起工作的其他人。他们的见解和反馈很重要，因为他们会知道改善运营需要什么，以及如何应对设备故障的后果。

2。定义您的要求

确定成功将 100% 的维护管理操作转移到软件系统所需的功能。如果您希望替换当前的 CMMS，请考虑当前系统缺少的任务，同时注意您发现多余的任何功能。

创建一个必不可少的功能列表，以及您认为有用但不必要的属性的辅助列表。向您的 CMMS 选择团队寻求见解。如果您不确定从哪里开始，这里有一些经常需要的功能：

• 跟踪每月或每季度的维护维修费用
• 使用预防性维护工具减少设备停机时间
• 不再需要纸张
• 简单的工单管理和工单申请表
• 能够使用移动设备处理工作订单（同样，它们是否同时具有 iOS 和 Android 应用？）
• 跟踪设备和部件位置的方法
• 用于规划维护活动的日历系统
• 如有必要，改善团队成员与高层管理人员之间的沟通

向每个 CMMS 供应商询问的 4 个初步问题

一旦您大致了解了您的业务所需的功能集，您就需要确定可能适合您的组织的解决方案（我们建议选择 3 或 4 个不同的供应商进行比较）。与供应商交谈时，请记住以下几点：

他们会提供演示吗？

无论价格如何，都不要在没有先测试的情况下跳入系统。如果供应商能够协调已经适应您公司需求的演示，那么这是朝着正确方向迈出的一步。在 cmms 软件演示期间，请参阅所需功能列表以确保 CMMS 满足您的需求。警惕您不需要的过多功能，因为即使您从未使用过它们，您也可能会为它们付费。

该软件适用于哪个行业？

一些 CMMS 解决方案是为特定类型的企业或组织设计的。例如，非营利组织和小型企业将不需要与企业和医院相同的工具。

例如，在医疗环境中，维护人员可能会跟踪价值数百万美元的设备，这些设备在医院的楼层之间不断移动。这些设备部件不会失败，因为生命取决于它们。在这种情况下，维护任务应该定时到特定的时间间隔，或者与随时可能发生的触发事件相关联。

其他企业可能需要一种解决方案，该解决方案不仅可以监控其设备和建筑物的维护需求，还可以监控其车队的服务需求。虽然一些 CMMS 套件具有车队管理功能，但并非每个 CMMS 都具有此功能。或者，小型办公室的需求可能仅限于确保关键业务机器保持正常工作，并按时更换灯泡和真空过滤器。

CMMS 用户友好吗？

可用性是关键。如果您浪费时间、资源和金钱努力理解您的新 CMMS，您将看不到投资回报。 CMMS 不仅适用于您组织中精通技术的成员 - 它是为每个人设计的。这意味着从底层维护技术人员到 C 级经理的所有员工都需要每天有效地使用您的 CMMS。

使用 CMMS，您输入的数据和努力越多，系统的回报就越好。如果您选择的软件系统需要精通技术的技能，那么就很难实现该系统的潜力。如果员工难以学习该系统——或者更糟糕的是，因为太令人沮丧而拒绝学习它——就会发生错误； HVAC 装置可能会在 7 月的炎热天气出现故障，或者医院中的救生设备可能无法按要求运行。 CMMS应被视为维修部门的助手；在维护过程的每个阶段都使用的软件。无论 CMMS 多么复杂，只有员工愿意并且能够使用它，它才会有价值。选择用户友好的 CMMS 软件（通常称为设施管理软件）将显着提高所有用户的系统使用率。

在与 CMMS 供应商交谈时，询问系统实施通常需要多长时间，以及在最初几个月内通常预计新客户会打多少支持电话。这些问题会让您很好地了解他们的软件的用户友好程度。

软件是基于网络的还是安装的？

基于 Web 的 CMMS 解决方案（也称为软件即服务 (SaaS) 或云计算）通常由您的提供商托管在他们的硬件上，并在他们自己的数据中心中进行管理。用户通过互联网访问它，可以是通过网站，也可以是特定的应用程序或软件解决方案。另一方面，已安装的 CMMS 完全托管在现场，这意味着所有硬件都必须由使用 CMMS 的公司安装、管理和控制。

通常，基于 Web 的 CMMS 解决方案要便宜得多，并且它们通过简化到产品中的支持功能为用户提供更高级别的支持。然而，由于它们不是在现场托管，用户有时会觉得他们对 CMMS 的控制较少，因为他们无法控制其安装所在的硬件。一些用户认为他们的数据在基于 Web 的平台上不如将其托管在站点上安全。数据安全问题是当今复杂的 SaaS 模型的优先事项。有关基于 Web 的 CMMS 安全性的详细说明，请在此处阅读我们的文章。与许多基于 Web 的 CMMS 提供商一样，Hippo 采用 256 位加密来保护其客户的数据。此外，它还对其硬件进行例行年度安全测试，确保立即修补任何可能存在的漏洞。考虑到托管安全服务的成本，实际安装的 CMMS 不太可能比基于 Web 的解决方案更安全。

关于 CMMS 定价的 5 个问题

为您的业务找到合适的 CMMS 只是其中的一部分。另一部分是其 CMMS 软件成本。使用 CMMS 软件的实际成本将因供应商而异，具体取决于所需的功能、用户数量和管理的数据量。单用户许可证的成本低至每月 25 美元，费用增加到每月 200 美元，不包括其他年度订阅或服务费。要获得可靠和准确的成本信息，最好不要查看 CMMS 供应商网站上提供的信息。在购买 CMMS 软件之前，请花时间直接与供应商就产品和成本进行沟通，并提出以下问题：

供应商是否会为每增加一个用户向您收费？

虽然一些 CMMS 解决方案是围绕固定许可费构建的，但其他解决方案将根据访问系统的用户数量收取越来越多的费用。需要解决此问题以确定系统是否适合您的预算。对额外用户收费的系统对于快速扩张的业务来说可能是令人望而却步的。更好的选择可能是允许无限数量用户的软件包，从而消除对成本上升的担忧。

询问供应商如何定义用户也很重要。用户是刚刚访问系统的人，还是可以提出工作订单请求的用户？确保您与供应商处于同一页面，以便准确估算您将收到的报价。

定价结构是否清晰？

通过与 CMMS 供应商详细讨论其费用结构来确定任何隐藏费用。解释贵公司的需求，并直接询问您可以期待哪些费用。如前所述，并非所有 CMMS 系统都将其成本与访问系统的用户数量联系起来。有些按每月提交的工单数量收费，而另一些则根据您的企业拥有或收购的站点、建筑物或部门的数量而变化。

如果可以选择基于 Web 的软件，请考虑到这一点。基于 Web 的软件的定价通常更灵活、更易于管理，并且可以通过增量（每年或每月）支付。或者，必须安装在公司专用服务器上的基于站点的软件通常需要较高的前期成本；尽管有这笔费用，但企业可能仍需要按月或按年支付许可费和支持订阅费。

有折扣吗？

许多 CMMS 公司为非营利客户、长期承诺和其他类型的客户提供折扣。在您进行研究期间，请务必询问每个供应商他们提供哪些类型的折扣。折扣金额可能因供应商而异；在您的考虑和最终决策中考虑任何适用的折扣。

什么是退款政策？

找到合适的 CMMS 是一项艰巨的工作，如果您不满意，追索权很重要。询问供应商是否提供任何形式的满意保证。了解保证的持续时间以及条款是什么。由于 CMMS 软件的安装和实施可能需要数周或数月的漫长过程，因此延长退款期限是合理的。

安装费用是多少？

软件实施的成本可能很昂贵，并且最终会破坏交易。一定要询问典型的设置成本，并询问他们的客户在成为客户的第一年通常会支付多少费用。由于每个企业都有不同的实施障碍，因此在估算中建立一个缓冲。

系统设置通常以两种方式之一进行：客户设置所有内容，或者客户向 CMMS 软件公司付款以协助完成此过程。关于自我设置的决定不仅应以成本为指导，还应以进行该过程所需的可用技术技能为指导。对于某些企业而言，自行设置过程所涉及的时间、资源和挫败感可能会使决定聘请供应商协助更为可取。在这种情况下，供应商可能更愿意帮助填充您的数据库并培训您的员工。如果您想通过自己设置新的 CMMS 软件来省钱，但系统过于复杂以至于您需要供应商的帮助，那么它可能不是适合您的软件。通常，与需要专用硬件的现场系统相比，基于 Web 的系统更易于实施。如果您考虑让供应商为您提供帮助，请务必提前评估成本差异。

向每个 CMMS 供应商询问的 2 个技术支持问题

即使是最人性化的软件也可能伴随着成长的烦恼；重要的因素是确保适当的培训和强大的支持人员能够确保最大程度地减少困难。如果您计划成功实施 CMMS，您需要确保您的供应商有一个团队准备好为您的公司提供支持。在您初次咨询期间，有两个问题要问您的供应商：

他们提供培训吗？

了解 CMMS 供应商是否会培训您设置数据库、输入数据、安排预防性维护和排队工作订单 - 以及您的团队需要从 CMMS 获得的任何其他服务。同样，了解培训是否包含在您的月费（或安装费）中。如果不是，培训的额外费用是多少？
最好的方法是确保一些关键人员，例如管理人员和其他基本用户尽快接受软件培训。随着时间的推移，这些领导者可以将他们的知识传授给其他维护团队成员。如果您选择的 CMMS 供应商收取培训和支持费用，那么以这种方式共享信息可以为您省钱。

是否容易获得支持？

找出可以联系支持的时间框架，以及同样重要的预期响应时间。询问您可以使用的通讯方式？根据一天中的情况和时间，电子邮件可能效果最好，而在其他时间，电话或聊天交流可能是首选。
了解支持团队是否合格？换句话说，您会拨打技术支持人员外包的 800 呼叫中心号码，还是会与能够纠正错误和改善客户体验的技术人员互动？

对于大多数投资 CMMS 的客户而言，制定计划的预防性维护计划是您业务的核心。如果系统错误破坏了预防性维护的功能或任何重要的功能，那么尽快解决问题至关重要。玩电话标签、等待 45 分钟或将工单转发给其他人可能会令人沮丧且代价高昂。询问如何以及由谁来处理这些问题。支持是企业在出现问题之前很少考虑的事情。在购买 CMMS 之前询问支持服务。

关于 CMMS 长期成功的 3 个问题

购买 CMMS 软件时，通常会关注当下，关注与安装成本和培训员工使用相关的问题。很多时候，与系统在未来发展和演变过程中将如何影响您的业务相关的问题都被忽视了。请务必考虑这三个可能会影响您未来业务的因素：

您的 CMMS 软件能否随着您的业务增长而扩展？

企业是动态的，这意味着它们会随着时间而变化和发展。与您的 CMMS 供应商交谈，了解该软件是否可以适应公司的发展，包括增加建筑物、增加人员或更改维护人员的职责和任务。例如，医院会经历持续的变化，例如引入需要日常维护的新设备，或者增加需要 24/7 全天候在路上的救护车车队。在这种情况下，CMMS 应该能够应对这些挑战。预计您的公司可能会发展，并且您的软件必须与您一起发展。确保提前布局软件扩展能力的所有细节。

Anticipate the possibility that your company will evolve, and that your software must be able to evolve with you. Ensure that all the details are laid out ahead of time so that your company isn’t caught off-guard in the midst of a major change or expansion.

Can the data be extracted for use in another CMMS system?

If your company grows beyond the limits of the software you select, it is important that you don’t find yourself in the position of having to start from scratch with a new system. An important issue to consider is, will the vendor allow you to repurpose the data stored on their system for use in a new maintenance management software system? Be sure to inquire about the procedure should data extraction become necessary.

What is the frequency of software updates?

Reputable software companies have a team of developers that are always working on improving its software. Updates are common and indicate that your CMMS vendor is invested in sustaining a lifetime relationship with satisfied customers. In general, web-based software is updated more frequently than software that is installed on a business’ own servers. However, these updates do not generally result in an interruption of service. Since differences in update frequency and associated downtimes vary from one vendor to another and from one format to another, it is best to inquire about how frequently software updates are released, at what time they are released, and what, if any down times can be expected during update installations.

To Find the Right CMMS For Your Business, You Have to Ask Questions and Find Answers

If you are still trying to keep track of your maintenance needs using a spreadsheet, it’s time to consider a CMMS as a more efficient, productive and profitable alternative. The U.S. Department of Energy reports that, on average, companies reported a 20% decrease in equipment downtime once maintenance management system software was implemented. Yet, even with the potential for large cost savings, you may already know that finding a CMMS that fits your business can be daunting.