为什么纸质和电子表格工单管理是一场恐怖秀

使用纸张，生成新的工作订单需要花费大量时间和精力，迫使您只包含最低限度的内容。使用电子表格，您可以快速生成和共享数据，但一旦开始传播，您就无法控制它。

纸张会扼杀您的维护数据，而电子表格会将其变成僵尸。无论哪种方式，你都被困在黑暗中。

如果您目前在基于纸质或电子表格的维护管理中苦苦挣扎，那么您对这些问题了如指掌。你已经生活在那部恐怖电影里了。

但值得再看一遍这些老怪物，以了解它们为什么会引起如此多的头痛。因为一旦我们知道它们为什么不起作用，我们就可以更轻松地选择一个现代的 CMMS 软件解决方案。

纸质工单会扼杀您的维护数据

如此多的组织和行业都在尝试无纸化，这并不奇怪。从您当地的银行到国际航空公司的每个人很久以前就进行了转换，因为在依赖纸张的同时运行现代数据密集型操作时遇到了所有问题。

许多问题归结为生成数据的难易程度以及不丢失数据的难易程度。结果？效率低下会耗费您的时间和金钱。

手作是美食，亲身体验是最好的体验

但是任何“手动”的东西在数据方面都是很糟糕的，包括工作订单，你需要可靠地：

• 生成
• 优先考虑
• 分配
• 拍摄
• 利用

查看该列表，这基本上就是您需要对数据执行的所有操作。

手工复制所有内容意味着您只能包含最少量的信息

让我们将您希望在工单中包含的内容与您通常可以包含的内容进行比较。为了帮助技术人员准备好到达现场、高效工作并提前结束，您希望他们具备：

• 全面的资产维护和维修历史记录
• 分步说明
• 可定制的清单
• 相关零件和材料
• 相关图片、示意图、运维手册和保修
• 交互式站点地图和平面图

您可以合理地在书面工单中包含多少？即使您愿意并且能够每天早上站在办公室复印机前浪费时间，也总是会花费太多时间和资源来制作包含这些信息的一小部分的纸质工作订单。

即使你有时间经营一家造纸厂，所以纸张基本上是免费的，技术人员需要手推车来搬运一天的工作订单。

最后，纸质工单总是只有最少的信息，让技术人员自己找出很多东西，在他们可以工作的时候进行故障排除，浪费每个人的时间重新发明同一个轮子。

当技术人员浪费他们的时间时，你就是在浪费你的钱。

那一点点数据也很可能充满了小错误

这是最糟糕的错误，因为没有什么比“默默地”失败更糟糕的了。如果您可以立即看到错误，则可以更正它。但是当它因为小而容易被你通过时，以后发生大灾难的机会就更大了。

这是一个简单的例子。后面有两个相同的冰柜，其中一个需要检查，然后是一些快速的预防性维护任务。当您将信息复制到纸质工单上时，您不小心写错了数字，导致技术人员在错误的冰箱上工作。确实需要这项工作的人被忽略了——直到它因缺乏关注而崩溃。

而这些小错误会让您的维护报告不仅令人沮丧和费时，而且不准确

我们花了很多时间谈论纸张如何使处理数据变得困难，但值得回过头来问一下，“为什么我们首先需要这些数据？为什么拥有良好的数据对我们很重要？”

好问题。答案是因为知识就是力量。知道是成功的一半。还有一堆其他流行的谚语和名言强调知识的重要性。

当您拥有正确的数字时，您就可以做出正确的决定。

但是当你被迫依赖纸质文件时，你的数字总是可能有点错误。首先，很容易丢失一张纸条，这意味着你的很多数据都会消失。如果您想知道上个月在维护上花了多少钱，第一步是追踪所有这些小纸条。你能可靠地得到多少？然后是你可以收集的文书工作中的那些小错误，当你试图写报告时，这些错误会变得更加复杂。

回到那个冰箱的错误身份的例子。原始工单中有一个小但严重的错误，导致团队处理错误的资产。从那里开始，当您将错误的数字添加到每月维护报告的组合中时，错误会变得更糟。现在，你不知道你的钱在预算中的去向，而是认为它去了别的地方。

当您尝试使用您的报告来更好地指导您的预防性维护计划时，您正在传播该错误，将其推向可能给您和维护团队带来更多麻烦的地方。

即使快速浏览一下纸质工单，我们也可以看出为什么几乎每个人都对跳到电子表格工单感到兴奋。但他们只是引入了新的问题。

电子表格工单将您的维护数据变成僵尸

在这里，您正在努力解决与纸张相反的问题。现在，您拥有大量数据，而不是数据稀缺且容易丢失，但您永远无法真正信任它。

为了更好地理解电子表格的主要问题，我们应该先快速回顾一下文件副本和版本之间的区别。

考虑基于电子表格的标准工单工作流程。您收到维护请求并决定生成工作订单。好消息是您正坐在办公桌前，因此您可以快速启动台式计算机并访问您的电子表格程序。从那里，您可以输入一些信息，从模板或旧工单中复制并粘贴一些相关信息。

您拥有的是桌面上的工单原始文件。

接下来，您打开您的电子邮件帐户，将文件附加到电子邮件中，然后将其发送给维护技术人员。但他们从来没有得到那个文件。相反，他们会得到一份副本。所以现在你的桌面上有原件，而技术的移动设备上有副本。

只要该技术人员在其工单副本上进行任何工作、添加或更改任何内容，该文件就会从副本变为版本。它与原始版本有点相同，但只是不同，足以使您的副本过时。请记住，没有任何东西连接这两个文件。每次更换一个，另一个就会越来越过时。您拥有的数据量翻了一番，但只有一半是最新的。如果团队将这些文件作为电子邮件附件共享几次，过期数据的数量就会成倍增加。

它基本上是僵尸数据。

CMMS 软件是维护工单管理的安全解决方案（也是预防性维护计划）

对于一个直接的、苹果对苹果的比较，让我们再看一下你需要对数据做的事情的清单：

• 生成
• 优先考虑
• 分配
• 拍摄
• 利用

浏览列表，更仔细地查看其中一些项目，我们可以看到现代 CMMS 解决方案可以让每个人的生活变得更好。

中央数据库让一切变得简单、安全、可靠、最新且可访问

一个好的 CMMS 的核心是所有数据都安全存放的数据库。这是摆脱尝试使用纸张或电子表格进行维护所带来的所有问题的关键。您的数据不会危险地散布在百万张小纸上，很容易丢失或在无穷无尽的电子表格单元格中随机繁殖，而是将所有内容集中在一个地方，CMMS 会自动实时更新所有数据。

使用模板生成工单

使用中央数据库，很容易生成包含数据的工作订单，因为所有内容都已经存在，供您添加到工作订单中。一个好的 CMMS 甚至带有模板，这意味着您现在只需单击几下即可添加全面的分步说明和可自定义的清单。需要创建一堆预防性维护工单？ CMMS 可根据您的自定义 PM 计划自动生成它们，从而为您提供便利。

使用仪表板对工作订单进行优先级排序和分配

与纸质和电子表格不同，好的 CMMS 可以轻松地一次查看所有工单，为您提供易于理解的运营大图。使用干净、简单的仪表板，一切都在您面前，易于理解和组织。

有了纸，你需要很多便利贴，你基本上是在给你的办公室贴墙纸。使用电子表格，您需要在桌面上安装五个屏幕。

然后，当您组织好后，现代工单管理软件可以轻松分配工作。使用电子邮件或智能手机通知通知他们，一旦他们访问该软件，他们就可以准确地看到您分配给他们的内容，以及您打包到工作订单中以帮助他们有效关闭的所有额外信息。

通过报告捕获和利用工单数据

维护技术人员开始使用来自 CMMS 的数据，但他们很快也会添加到其中。每次他们关闭工作订单、上传图片或添加任务或工作订单评论时，他们都在添加数据。

这正是你想要的。在中央数据库的帮助下，新数据使一切保持最新。现在，您无需分配工作订单而永远不知道其中发生了什么，而是处于数据循环中，能够从任何地方跟踪所有内容。

只要您登录 CMMS，您就可以接入一切。

您不仅可以立即查看这些数据，还可以在以后使用它。因为您知道它是准确的，由 CMMS 实时收集（不是在纸上潦草或在断开连接的电子表格中复制一百万次），您可以自信地使用它来构建报告，以跟踪从劳动力资源到库存的所有内容。

上个月维持和运行您的哪些资产成本最高？

您现在能多快回答这个关于您的维护操作的问题？如果您尝试依赖纸张或电子表格，找到正确答案需要大量翻阅文书工作或在文件之间来回单击。

使用正确的 CMMS，所有这些数字运算都为您完成。您甚至可以使用 CMMS 报告模块快速创建易于阅读、易于理解的图形和图表。最后，维护大图就在您面前，而不是隐藏在成堆的纸张或电子邮件文件附件中。

接下来的步骤

厌倦了无休止地试图领先于迫在眉睫的纸质和电子表格工作订单灾难？它可能没有那么戏剧化，你只是厌倦了老式工单管理的持续低级头痛。

现在是升级您的工作流程并降低您的麻烦的时候了。

首先联系 CMMS 提供商以了解有关您的选择的更多信息。