不自动化的机会成本

如果在过去五年中我在构建、领导、扩展和为自动化程序提供咨询支持方面学到了一件事，那就是：不自动化存在机会成本。经验告诉我，等待流程自动化的风险和成本远远超过等待其他计划完成所带来的任何好处。

很多时候，善意的自动化卓越中心 (CoE) 领导者和业务赞助商会犯下代价高昂的错误，即最后关注自动化。想法是“首先我们将与人一起稳定流程，然后在最后实现自动化。”

在本文中，我将采取相反的观点，认为任何新的或不断变化的流程都应该从一开始就采用自动化设计。每个执行发起人、业务部门负责人和自动化计划负责人都应在帮助企业实现其近期和长期目标方面对自动化的优先级和紧迫性保持一致。

根据 Gartner Insights 的一篇文章，在过去三年中，普通公司经历了五次公司范围内的重大组织变革，近 75% 的公司预计未来三年内重大变革举措的数量将成倍增长。这种不可避免的持续变化有助于组织在不断变化的市场和竞争环境中取得成功。尽早实现业务流程自动化对于您的业务来说是一项竞争优势，简单明了。

稳定的进程很少存在

当一个新流程被设计为供人执行时，当流程需要更改以满足新的业务需求或随着时间的推移进行优化时，永远不会有任何意外。从要遵循的各个步骤、使用的系统以及相关人员的经验，一切都将随着时间的推移而不断发展。

自动化，尤其是机器人流程自动化 (RPA)，有助于以破坏性较小的方式加速流程变更。

例如，假设一个组织知道他们将在几个月内更改其人力资源 (HR) 入职平台。有些人可能会争辩说，最好等到系统更换完成，新的入职流程已经完全定义并执行以解决任何问题，然后再考虑自动化。

但是，采用这种方法是有代价的，业务部门领导必须认真考虑这一点。使用这种方法，组织将在等待系统更换的同时以次优流程运行数月。我将这种方法称为“最后自动化”，下面描述了这种方法和“自动化优先”方法之间的明显区别。

如果从现在到系统上线之间存在显着的容量变化，那么自动化最后的心态对组织来说尤其危险，这将使组织的选择有限。在这个例子中，如果公司有一个大规模的招聘计划来支持一个业务部门，那么入职流程将面临压力，组织将不得不雇用额外的资源来处理数量或将加班负担放在现有的员工。

此外，当前状态流程可能存在其他风险和问题，系统更换将专门解决，例如风险控制薄弱、数据缺口以及无法处理新的业务需求。

RPA 解决方案可以在系统更换之前快速构建和部署，并实现快速投资回报，同时释放更多主题专家 (SME) 的能力来专注于即将推出的计划。

在这个 HR 入职示例中，除了审核任何不完整的步骤外，还可以为启动帐户设置、系统访问请求、硬件采购、培训注册、直接经理通知和提醒等活动快速实施 RPA。在短期内，组织可以释放容量，甚至可以通过自动化提供的即时规模来处理容量增加。当系统更换到位后，RPA 平台可以轻松快速地更新以连接到新系统，人力资源员工的再培训将受到更多限制（或完全避免）。

当自动化是最后一站时，会造成人员伤亡

根据麦肯锡公司的数据，73% 的受变革影响的员工报告称他们经历了中度到高度的压力。在即将对系统进行更改后等待流程自动化会增加员工的负担，并可能导致员工压力。员工必须至少经历两轮变革管理。

首先，员工需要在系统发生变更时进行一次变更管理，了解流程的步骤是如何变化的，并学习如何使用新系统。通常，通过这一轮需要专门的时间来接受新系统的培训。

当最终构建自动化以执行流程的步骤时，第二轮变更管理将在系统上线后进行。在这一轮中，员工现在必须了解机器人将采取哪些步骤以及它们与机器人之间的任何交互。必须学习一个系统和流程只是为了在短时间内使用这些知识，这对员工来说是令人沮丧的，对组织来说也是一种浪费。

对员工而言，最简单的方法是进行单轮变更管理，即现在将自动化引入流程，然后通过调整机器人执行的步骤来管理流程的任何变更，包括更改底层系统。

有人会说，为软件机器人进行这些代码更改是有成本的，但组织只是在一个地方进行更改。而在当前状态下，组织将在容量和机会成本方面进行更多投资，以管理数十甚至数百名员工的培训和沟通。此外，任何时候进行人员变更管理时，由于缺乏导航新系统的知识和经验，整个流程都存在风险。

还必须注意的是，使用 RPA，可以快速且低成本地对自动化进行更改。

每个组织都应该问自己，什么是破坏性较小且时间密集的：对单个自动化执行代码更改或与组织中的数十名（或更多）员工进行更改管理。

有时限的机会

时机在任何组织的成败中都扮演着重要的角色。在竞争日益激烈的世界中，能够做出战略决策并迅速采取行动是必要的。与您的公司处于同一行业和部门的组织正在积极地在整个企业的每个业务部门部署机器人。这些组织有他们的战略目标，例如提高效率、降低成本、提高客户满意度、留住员工、降低风险以及提供抓住有时限的机会和长期规模的能力。

过去，在需要快速产能的情况下，抓住短期机会的唯一选择是聘用承包商、进行快速招聘或让员工尽可能加班。借助自动化，组织现在可以立即扩大规模，并配备随时可用的机器人。

我最近看到的最好的例子是 COVID-19 大流行的影响。几乎每个行业都出现了成交量波动。小型企业贷款、房屋再融资、在线订购、送货服务和移动服务只是这些领域的组织被推到边缘的几个例子，因为他们的流程量由于人力的规模和速度而无法处理.已经有机器人协助其关键流程的组织能够抓住其他人没有的机会。

来源

这种模式不仅限于全球流行病。如上图所示，有许多外部因素可能会突然改变您组织的业务量。有意义的是，您的组织应该将所有对业务运营至关重要并且随着时间的推移可能会增加数量的流程自动化。这样做可以保护您的组织免受无法抓住有时限的机会的风险。此外，随着时间的推移，交易量逐渐增加，通过自动化进行扩展会带来持续的好处。

现在是自动化的时候了

您为什么要等待自动化您的业务关键流程？正如我在这篇博文中所解释的，尽早这样做可以确保您：

• 为短期和长期的交易量增加做好准备

• 通过释放宝贵员工的能力，可以在短期内获得收益

• 减少员工的变更管理量

通过等待稳定实现自动化（这可能永远不会到来），您可能会使您的组织处于竞争劣势。

系统更换、流程优化和资源转移将在您的组织中持续进行，因此您必须立即集成自动化以快速实现战略业务目标。

在“UiPath Live :It's Time To Automate" 活动。错过了吗？您仍然可以访问录制内容。