为何拖延自动化代价更高：隐性机会成本揭秘

如果过去五年构建、领导、规模化和提供自动化计划咨询支持让我学到一件事，那就是：不自动化存在机会成本。经验教导我，等待自动化流程的风险和成本，远超等待其他举措完成的任何感知收益。

太常见了，初衷良好的自动化卓越中心（CoE）领导者和业务发起人犯下代价高昂的错误：将自动化放在最后。思路是"先用人稳定流程，最后再自动化。"

本文我将持反对观点，论证任何新或变更的流程应从一开始就设计自动化。每位执行发起人、业务单元领导者、自动化计划领导者都应在自动化帮助业务实现近期和长期目标的优先级和紧迫性上对齐。

据Gartner Insights文章，过去三年平均公司经历五次重大全公司组织变革，近75%预期未来三年主要变革举措数量倍增。这种不可避免的持续变革帮助组织在不断变化的市场和竞争格局中成功。尽早自动化业务流程，纯粹是企业的竞争优势。

稳态流程罕见存在

当新流程为人类执行而设计，流程需变更以满足新业务需求或随时间优化，这从不令人惊讶。从要遵循的个别步骤、使用的系统、涉及人员的经验，一切将随时间持续演变。

自动化，特别是机器人流程自动化（RPA），能以破坏性更小的方式加速流程变更。

例如，设想一个组织知道几个月后将更换人力资源（HR）入职平台。有人可能争辩最好等系统替换完成、新入职流程完全定义并执行解决所有问题后，再考虑自动化。

然而，这种方法有必须由业务单元领导者严肃考虑的成本。此法下，组织将在等待系统替换的数月里以次优流程运营。我称此法为"自动化最后"，这种方法与"自动化优先"方法的清晰区别如下图。

"自动化最后"心态对组织风险特别高，如果现在和系统上线间存在显著量变化，组织将选择有限。此例中，若公司为支持业务单元发起大规模招聘计划，入职流程将承压，组织不得不雇佣额外资源处理量，或给现有员工加班负担。

此外，现状流程可能有其他风险和问题，系统替换将专门解决，如薄弱风险控制、数据缺口、无法处理新业务需求。

RPA解决方案可在系统替换前快速构建部署，实现快速ROI，释放更多主题专家（SME）产能专注后续举措。

此HR入职例子中，RPA可快速部署用于：发起账户设置、系统访问请求、硬件采购、培训注册、直属经理通知提醒、审核不完整步骤等。近期，组织可释放产能，甚至凭借自动化提供的即时扩展处理量增长。当系统替换就位，RPA平台可轻松快速更新连接新系统，HR员工再培训将更有限（或完全避免）。

据麦肯锡公司，73%受变革影响员工报告经历中高压力水平。等待自动化流程直到即将到来的系统变更，增加员工负担，可能导致员工压力。员工将经历至少两轮变革管理。

第一轮：系统变更发生时，员工需经历变革管理，学习流程步骤如何变化、如何使用新系统。这轮常需专门时间接受新系统培训。

第二轮：系统上线后，自动化最终构建执行流程步骤时。此轮员工需学习机器人将执行哪些步骤、他们与机器人的任何交互。学会系统和流程却只能短暂使用，对员工令人沮丧，对组织浪费。

员工最轻松的路径是单轮变革管理：现在引入自动化，然后通过调整机器人执行步骤管理流程任何变化，包括更换底层系统。

有人会说更改软件机器人代码有成本，但组织只在一个地方做此更改。而现状下，组织需在产能和机会成本上投入更多，管理数十甚至数百员工的培训和沟通。此外，任何涉及人的变革管理，因缺乏知识和经验驾驭新系统，都有整体流程风险。

还须注意：用RPA可快速、低成本更改自动化。

每个组织应自问：对单个自动化做代码更改，还是对组织数十（或更多）员工做变革管理，哪个破坏性更小、耗时更少？

时机在任何组织成败中扮演重要角色。在日益竞争的世界里，能做战略决策和快速行动是必要的。同行业同赛道组织正在跨企业每个业务单元主动部署机器人。这些组织有战略目标：提升效率、降成本、改善客户满意度、留住员工、降风险、提供产能抓住时限性机会以及长期规模。

过去，抓住需要快速产能的近期机会唯一选项是外包承包商、快速招聘、或让员工尽可能加班。有了自动化，组织现在拥有随时待命的机器人即时扩展能力。

最近见到的最佳例子是COVID-19大流行影响。几乎每个行业发生量波动。小企业贷款、房屋再融资、网上订购、配送服务、移动服务只是几个例子，这些领域组织因流程量超出人力规模和速度承受极限而被推至边缘。已有机器人协助关键流程的组织，能抓住其他组织无法抓住的机会。

来源

此模式不限于全球大流行。如上图所示，许多外部因素可能突然改变您组织的量。您的组织合理应以自动化所有对业务运营关键且随时间可能增量的流程为目标。这保护组织免受无法抓住时限性机会的风险。此外，随着量随时间逐渐增加，自动化扩展有持续效益。

为什么要等待自动化您的业务关键流程？如本文所述，尽早这样做将确保您：

通过等待稳定再自动化——这可能永不来——您可能让组织处于竞争劣势。

系统替换、流程优化、资源调整将在组织中持续发生，因此您必须现在整合自动化，快速达成战略业务目标。

我们在"UiPath Live: It's Time To Automate"活动中与行业领袖深度探讨此话题。错过了？您仍可访问录像。

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