29 位专家揭示小型企业如何改进其库存管理流程
小型企业，尤其是那些正在成长的企业，经常在库存管理方面遇到困难。许多人最终使用过时的或手动的流程，这些流程几乎没有效率。然而，随着公司的发展，低效的库存管理变成了一个令人头疼的问题，而不是一个小烦恼，改进库存管理流程的需求变得既现实又紧迫。
找出小企业今天应该做些什么来改进他们的库存管理流程和开发可与他们的公司一起无缝发展的可扩展系统，我们联系了一个库存管理专家和企业主小组，请他们就这个问题发表意见：
“您对小型企业改进库存管理流程的第一秘诀是什么？”
认识我们的库存管理专家和小企业主小组：
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通过阅读我们的专家在下面所说的话，了解您今天应该开始采用哪些策略来更好地管理库存。
丹尼尔·马拉克
@motionloft
Daniel Malak 为 Motionloft 工作。他是一位零售行业专家，喜欢帮助零售商、商业房地产投资者和智慧城市利用数据实现增长。他的背景包括对商品营销、开发和零售运营的深入了解。
“小型企业管理库存的最佳技巧是优化……”
他们的供应链订单。为此，组织应了解通过其物业的流量，建立转换率来衡量进入的平均人数，然后进行分析以查看进入的人中有多少购买和他们买了什么东西。大量购买销售速度最快的库存可确保库存快速移动。拥有较少的现有库存可以更轻松地跟踪并降低持有成本。
朱丽莎
@BlackNBianco
Lisa Chu 拥有 Black N Biaco，这是一家提供价格实惠且可爱的儿童正装的小企业。
“改善库存管理的真正有效方法是……”
使用库存管理软件解决方案或应用程序。通过使用库存管理软件，您将能够跟踪和衡量您现有的库存。它还将帮助您立即计算持有产品的估计成本，并在某些商品即将缺货时设置自动提醒。该应用程序或软件还将为您提供所有产品的详细分析，让您能够为最畅销的商品补充库存。拥有库存数据的集中位置可以让您有效地管理您的产品，特别是如果您通过多个渠道进行分销。无论您的小型企业规模如何，库存管理软件和应用程序都可以负担得起，并且对于最大限度地减少财务效率低下非常有用。
尼尔·麦克拉伦
@neil_october
Neil Mclaren 是 Vaping.com 的创始人，Vaping.com 是领先的电子烟设备、用品和配件在线供应商。
“我的首要建议是计划……”
突发事件和可能性。无论您如何预测企业的库存需求，您的库存管理流程都永远不会完美。没有足够的产品和有太多的产品都是可能导致效率低下和收入损失的问题。考虑可能发生的每一种可能性，并确保您制定了应急计划，以防出现这些问题。考虑一下如果您的供应商用完了特定的需求产品，您将采取什么计划，或者如果您的某件商品的需求立即激增或减少，您将采取哪些步骤。问题总会在某个时候出现，您越准备好面对这些问题，实施成功解决方案的压力就越小。
简贝德纳
@TheShipMonk
Jan Bednar，ShipMonk 的首席执行官，16 岁从捷克共和国移居美国，追求美国梦，他在基于技术的 3PL 公司 ShipMonk 找到了它。
“弄清楚如何处理滞销/过时的库存 (SLOB)……”
仓储空间是有限的，你需要确保你有一个消除 SLOB 的计划，因为它的存在占用了可以被更高流量的库存使用的空间。
Huib Maat
@pairfum
Huib Maat 是 Pairfum 的内部调香师/创始人，拥有成功发明、开发和推出成功并成为潮流引领者的产品和香水的记录。
“我们给小企业的第一条建议是……”
投资基于云的库存管理系统。有许多系统可供选择，包括 Linnworks、Cloudcommerce、Plentymarkets 等。
在这种情况下，我们认为基于云的软件 (SaaS) 与其他云平台集成的能力是可预见的关键优势未来。我们将面向中小型企业的 SaaS 视为来自不同公司的模块的互连，这些公司在各自领域都是最好的。我们不相信一个系统可以做所有事情。相反，它应该连接会计软件、购物提要生成器、网上商店、电子邮件通讯、采购......列表是无穷无尽的。
这就是像我们这样的公司可以与跨国公司投资定制的能力竞争- 由 SAP 等供应商制造的软件系统。
像 Linnworks 这样的系统是我们公司的核心，它与众多外部服务提供商集成和连接的能力决定了我们使用 Linnworks 的决定。
贾斯汀·吉恩
@RetailPOSAdvice
Justin Guinn 是 Software Advice 的市场研究员，负责零售和现场服务的技术和不断变化的趋势。他的作品被数十种著名出版物引用，包括《纽约时报》、《福布斯》、《赫芬顿邮报》和《时代》杂志。
“我的第一条建议是……”
自动化、自动化、自动化。
小型企业运营商有足够的精力专注于没有持续的库存问题。现在，向数字业务的转变已经从多个采购点提取库存。企业现在比以往任何时候都更需要专用的库存管理软件来跟踪不同地点的库存余额、组织和分类产品以便于过滤和查找，以及根据预设数量设置自动重新订购参数。
真正的颠覆性技术即将出现，例如区块链、自动驾驶汽车以及人工智能和机器学习的进步，企业开始为数据驱动的运营奠定基础至关重要。库存管理系统是这个量化业务计划的第一步。从监控库存流动和内部库存流程中收集的数据将有助于优化当前运营，并为未来更容易采用技术打开大门。
Saloni Doshi
@ecoenclose
Saloni Doshi 是 EcoEnclose 的所有者，该公司是一家位于科罗拉多州的可持续包装公司，帮助中小型企业以对环境负责的方式运输产品。
“预测您的假日销售情况……”
假期可能是生意的好时机，但您在计划时需要小心，以免库存过多或产品延期交货并失去潜在销售。首先，为您的第四季度销售额建立合理的预测。您可以通过增加去年同期的销售量来做到这一点，或者如果您无法访问去年的数据，则可以在第三季度的销售额中增加 30% 的标准销售额。如果您拥有稳定的现金状况、充足的存储空间并生产可以在假期结束后出售的商品，您可能会决定对您的预测进行积极的预测。如果不是这种情况，您应该对预测更加保守。然后，根据您的预测从供应商处订购原材料，规划他们的交货时间以及原材料到货后您生产货物所需的时间。
罗伯特·埃利斯
@massagetablenow
Robert Ellis 是 Massage Tables Now 的所有者，这是一家为按摩治疗师提供按摩设备和用品的电子商务商店。
“密切关注产品销售组合和短期趋势……”
使用该信息通过采购和生产影响库存水平。提前计划促销活动以转移老化的库存并为促销活动设定保质期。即使你从打折旧库存中获利较少，它也会让事情发生变化。这些钱最好再投资于利润更高、流通速度更快的项目。
AJ Saleem
@SuperxLearning
AJ Saleem 是 Suprex Tutors Houston 的董事，这是一家位于休斯顿的领先私人辅导和考试准备公司。 AJ 通过提供训练有素、高素质的教师和充满活力的教师，在私人补习市场上大放异彩。该公司还在纽约和芝加哥开展业务。
“有人应该关注的两件事是……”
自动化和可访问性。库存管理应该是自动化的。我并不是说它应该自动完成，但不需要有人解释如何完成它。有人应该创建一个易于遵循的手册，以便任何人都可以完成这项工作。除了自动化之外，库存管理还应该易于访问。它应该在云端，每个人都应该能够查看和编辑。应该不会混淆哪个文件是主文件。
阿曼达希尔
@timblogspvc
Amanda Hill 是 PVC Fittings Online 的营销总监。
“如果我必须给任何规模的想要处理库存的企业一个提示……”
这将是在全公司范围内实施周期盘点计划。这不仅仅是让您的“库存人员”整天在仓库清点库存。这是一个年复一年的周期盘点计划，每位员工都参与其中。
周期盘点是每天对一小部分 SKU 进行盘点，以便审核您的库存，更正它，最重要的是，找出库存的原因是不正确的。实物库存总量有所帮助。这是您一次计算整个库存的地方。大多数公司每年至少这样做一次。总实物库存可让您了解库存的真实情况，并帮助您简要纠正数字。当然，不久之后，同样的旧程序将导致您回到同样的旧不准确库存。虽然总实物盘点是获取患病患者快照的一种方式，但周期盘点是一种挖掘和诊断患者患病原因并了解我们可以采取哪些措施来纠正它的方法。这绝对是掌握库存的最佳方式。
除了实施周期盘点之外，从所有者到倒垃圾的人，每一位员工都必须参与其中。贵公司的每个人都应该了解您的库存流程如何运作以及库存如何影响您的公司。这就是你如何让每个人都相信库存管理的重要性。这需要全公司范围内的努力，而不仅仅是一个人的工作。
当我们第一次在我的公司宣布我们的周期盘点计划时，它并没有立即取得成功。我们的目标是对所有“A”类商品（占销售额 80% 的前 20% 商品）进行循环计数。每个员工都被分配了一份 SKU 列表，每周计算一天。起初，这不是一个顺利和容易的过程。我们必须时刻关注人数统计，我们在每次会议上都讨论过这个问题。我们甚至将一些目标和激励措施与成功计数联系起来。最终，它开始引起人们的注意，员工更加了解他们如何影响库存以及库存如何影响公司。
今天，我们对库存流程有了更好的处理，因为周期盘点让我们保持健康。我们能够不断地密切关注准确性并诊断出现的任何问题。随着公司的不断发展，我们可以在此基础上不断调整和纠正流程。
Ozair Akhtar
@ozair_akhtar
Ozair Akhtar 是一名自由撰稿人，目前为 Monily.com 工作。
“要保持 100% 的效率，您需要……”
进行随机审核。
这些类型的审核通常有助于评估您的库存管理程序的质量和准确性。可以识别因任何原因被盗、放错地方或无法使用或损坏的库存并进行适当调整。
Najeeullah Babar
@bloggerkhan
Najeeullah Babar 是 Web Development &Consulting Co. InterloperInc.com 的总裁，总部位于德克萨斯州达拉斯。
“改进库存管理流程的最佳技巧是……”
使用 UploadMyProducts.com 之类的服务在 Ebay、亚马逊、乐天、沃尔玛、谷歌购物等多个市场同步您的库存。
您需要将您的库存上传到多个市场才能抢占先机顾客。看到您的产品的人越多，您的销售机会就越大。但是，如果您有很多产品并且开始在各个市场上表现良好，那么同步就变得不可能了。
Nico Muoio
@freespeechgame
Nico Muoio 是一位少年企业家神童，是言论自由游戏的创造者。 Nico 在 9 岁时开始了他的第一个盈利业务，现在 18 岁。他目前将业务优先于大学，以推出他最新的企业：言论自由有限责任公司。他很成功，并且已经从独特的角度解决了业务挑战。
“我对改进 SMB 库存管理流程的第一条建议是……”
总是有一个深思熟虑的计划，不仅从利润率的角度来看，而且从后勤的角度来看。如果您有能力在某个地方储存大量库存，EOQ 公式也会有所帮助。
我最大的失败是我在高中二年级开始的手表转售业务。我的网站，Time Warp Time Pieces ，销售廉价的中国镂空手表作为每个“绅士”日常着装所需的时尚单品。转售网站难以获得吸引力，因为定价几乎没有竞争力，无法与与我们类似的其他公司竞争。我很快了解到，我设想的直销业务模式行不通，因为我的竞争对手有库存，因此能够比我更快地运送和销售手表。还没有放弃，我决定投资从以前的业务中节省下来的钱来进行库存，以便与竞争对手的运输时间竞争。经营业务的成本很快就从我身上消失了，导致我停止了它。为了重新获得我的部分投资，我匆忙将库存中剩余的手表卖给了我一起上学的孩子。它还教会我在投资之前充分了解我的市场并了解对我的产品的真正需求。这绝对是一堂昂贵的课，但它帮助我为更成功的事业做好了准备。
约翰·克劳利
@peoplehrms
John Crowley 创建了有关人力资源、人员管理和云技术的有用内容。他是人力资源部的内容主管，负责管理广受欢迎的人力资源部博客。
“改善库存管理流程……”
如果您选择的云软件提供商能够证明他们遵循良好的信息安全实践，那么您不必担心保护自己的业务领域。例如，负责管理员工信息的人力资源专业人员受数据保护法规的约束，因为这被归类为“个人数据”。如果人力资源部门使用本地系统和程序，那么信息安全团队需要确保这些系统和程序得到管理适当地。如果人力资源部门使用基于云的人力资源软件提供商，那么只要您能够验证供应商是否认真对待信息安全，您就可以对这一业务领域进行“一劳永逸”。理想情况下，您需要一家通过 ISO27001 认证的云软件供应商——这是信息安全管理的国际标准，证明供应商已经过独立审核并符合要求。
斯科特·弗雷德里克
@LogisticsPlus
Scott Frederick 是 Logistics Plus Inc.（全球领先的运输、物流和供应链解决方案供应商）的营销副总裁。
“关于小型企业如何处理的第一条建议可以改善库存管理流程是……”
将您的库存管理外包给专门从事仓储和履行的经验丰富的第三方物流 (3PL) 公司。
利用 3PL 仓储和履行提供商可以让您灵活地设置和扩展您的分销模式，如业务需求转变。通过将您的库存存放在 3PL 仓库提供商的屋檐下，您可以以比其他方式更经济的方式运送多批货物。利用拥有强大技术解决方案的 3PL 意味着您无需在系统和 IT 基础设施上投资数十万美元即可在库存可见性方面创造公平竞争环境。 3PL 还可以扩展其运营以应对您的需求波动，并使您能够轻松预测每种产品的到岸成本。
弗格斯·麦克唐纳
@fergytweets
弗格斯和他的妻子艾玛经营着 Eagle &Fox——一家位于苏格兰爱丁堡的在线零售商。他们的品牌 Kilt Society 和 The Tartan Blanket Co. 为现代消费者提供与时俱进的传统产品。
“尽可能实现自动化……”
软件和系统每天都在变得更智能、更便宜。充分利用这些工具，尽可能地自动化一切。人为错误的空间越小，错误就越少。正确和准确的库存和运输意味着库存检查更快，您永远不会超卖，您获得更少的退货，更少的不高兴的客户，并且您的所有其他系统运行更顺畅。
斯科特·托尔
@oeveo
Short Run Pro 及其附属品牌 Federal Brace、Killarney Metals、Oeveo 和 Bison Built 的创始合伙人。 Toal 先生的经验是开发利基市场品牌，通过创新的解决方案为服务不足的消费者提供支持。
“将视觉标记与您的计算机系统和周期计数一起使用……”
再完善的管理系统也会有漏洞。当您的快速移动 SKU 发生库存流程失败时，会很痛苦。防止库存问题的最佳保护是眼睛。在您的拣选站使用视觉标记来指示估计的零件数量，并培训您的员工在这些标记显示水平低时发出警报。
马里奥·塞尔纳
@CeremonySupply
Mario Serna 使用礼仪用品。他是一位拥有超过 11 年经验的电子商务专业人士。这种经验的很大一部分是在仓库管理方面，这在很大程度上涉及库存管理。这在电子商务中尤为重要，因为客户并不亲自到场以保证可用性。
“帮助改进任何企业的库存管理的最佳建议是……”
尽可能减少人工流程。
除非您是一家技术先进的企业，否则几乎不可能从库存管理流程中消除人工劳动。但是，您应该尽量减少一个人为获得准确的库存盘点而必须采取的步骤数量。在现代，任何企业都没有理由使用老式的手动盘点、手写库存表和手动输入数据库。有无数经济实惠的库存管理软件应用程序可以通过平板电脑甚至智能手机进行操作。您真正需要验证的是该软件可以集成自动计数的条形码标签扫描仪。有通过蓝牙无线连接的条码扫描仪，让清点员可以自由地四处走动，而不会受到电线的阻碍。这最大限度地减少了在对商品进行分类时进行心理计数所带来的人为错误的余地。扫描仪会自动记录/更新软件中的计数，因此您只需关注单独扫描每个项目。即使这样，也可能会出现意外的双重扫描或偶尔出现的软件/连接故障，但远远少于手动过程可能产生的错误数量（和种类）。
丹尼·英
@cin7online
Danny 是基于云的库存管理解决方案 Cin7 的创始人兼首席架构师。 Danny 在新西兰长大并接受教育，在奥克兰生活和工作，他在那里建立了自己的职业生涯，帮助公司改进业务流程，以在多渠道的世界中蓬勃发展。
“小型企业应保持其库存管理流程尽可能简单……”
他们的流程涉及的冗余数据输入越少，他们的情况就越好。简单性使他们能够将更多宝贵的时间和人力资源用于开发、营销和销售产品，而减少管理时间。
小型企业通常将库存与采购订单、发票和会计分开管理。这意味着每次公司收到货物或发出订单时，他们必须在一个地方处理销售和发票，在另一个地方调整库存，并在另一个数据入口点更新他们的财务状况。这不仅使库存管理复杂化，而且还将最新的库存数量和成本隐藏在电子表格和分类账中，使得这些信息对于制定时间紧迫的库存管理决策几乎毫无用处。
一个将这些步骤与一个单一的集成的流程解决方案可以显着降低管理和数据输入要求，并为做出关键业务决策提供库存数量和成本的实时可见性。
杰克·辛德
@AMBICODOORS
Jack Shinder 是 AMBICO 的总裁。
“确保所有员工都了解并利用现有的流程……”
团队的库存管理系统无效的最常见原因之一是团队成员甚至整个部门没有正确使用它。这可能是由于疏忽造成的，也可能是需要更好的解释和指导，或者可能需要一个与自然工作流更好地集成的系统。花时间对员工进行系统和协议培训，并让团队成员对遵循这些说明负责。
鲁本·卡茨
@falconwebsites
Reuben Kats 是 Falcon Marketing 的一名网页设计师。
“根据之前在仓库工作的经验，需要确保 事情总是最新的……”
无论是否进行销售，员工、同事和其他人在从实际商店获取商品时仍然可能很容易受到攻击。需要记录所有购买，必须显示发票，并且库存需要在线和离线响应。必须实现一个平台，例如 Magento，以避免后端平台将来出现任何问题。如果一家公司的系统中有大量库存，他们需要查看哪些产品最畅销，重新盘点产品，并更新库存中的产品。确保向 CEO 和其他可能需要了解的人提供每周报告。
布拉德利·肖
@ExpertBrad
Bradley Shaw 是 SEO Expert Brad Inc. 的所有者。自 1997 年以来，他一直是数字营销人员和在线咨询专家。
“我改进库存管理流程的首要秘诀是……”
实施质量控制。质量控制在任何规模的企业中都至关重要，应立即实施。拥有确保质量的流程可以直接与客户满意度和业务增长相关联。启动质量控制程序可以很容易，因为制作一份清单，提供员工在检查他们收到的货物时需要遵循的所有程序。例如，您可以要求工人检查以下产品：
- 泄漏、撕裂或密封破损等损坏迹象。
- 产品颜色、款式和尺寸 - 都必须与采购订单上的描述相同。
- 价格和销售条款——当所有员工都朝着同一个目标努力时，质量就会提高。
博士Ameerzeb Pirzada
@ZDentalStudio
博士。 Ameerzeb Pirzada 是 Z Dental Studio 的首席牙医和顾问牙医。
“为了改进库存管理流程，公司应该……”
使用早进早出方法 (EIEO)。
商品或产品应按照购买时的时间顺序进行销售。 EIEO 方法对于食品、鲜花、化妆品和其他易腐烂的物品等物品是绝对必要的。例如，餐馆老板应该充分了解厨房内的食物，并应用 EIEO 方法来改善厨房库存。此外，对于不易腐烂的商品，这也是一个好主意，因为存放在仓库周围的物品很容易被任何人损坏，或者过时并使其无法销售。
在存储单元或仓库中执行 EIEO 的完美方式就是从后面添加新商品，让老商品在前面。
奥斯塔普·博萨克
@MarquisGardens
Ostap Bosak 是 Marquis Gardens 的经理，该公司是多伦多地区最大的水景和池塘用品零售商。
“我的建议是……”
实施一个端到端的计算机系统来运行库存。
这可能会让人感到意外，但许多中小型公司仍在纸面上运行，有时还使用 Excel。即使是最简单的库存软件系统也允许跟踪进出库存以及当前库存水平。侯爵花园仅在几年前实现了计算机化，但它对我们的业务产生了巨大的积极影响。所涉及的错误和工时更少。这也几乎消除了我们业务中出现的短缺或库存过剩的情况。
加里·C·史密斯
@NAEIR
Gary C. Smith 是美国最大的实物礼品组织 NAEIR 的总裁兼首席执行官，全国工业资源交换协会 NAEIR 已收到来自 8,000 多家美国公司的过剩库存捐赠并将超过 30 亿美元的产品重新分配给非营利组织和学校。
“如果您是一家小型企业，改进库存管理流程的最佳方法是……”
您是否考虑过将积压的库存捐赠给慈善机构？
这称为“产品慈善”或“实物捐赠”。这比您目前使用的方法更快、更容易。由于鲜为人知的税收减免，它在财务上也更有优势。
您可能从未听说过 IRC 第 170(e) (3) 条，但它是税法的关键部分。 It states that when C Corps donate their inventory to qualified nonprofits, they don’t just receive a tax deduction:they can receive a tax deduction equal to up to twice the cost of the donated products. Under the tax code, deductions are equal to the cost of the inventory donated, plus half the difference between the cost and fair market-selling price, not to exceed twice the cost.
You don’t have to go hunting for worthy not-for-profits to accept your excess merchandise. A gifts-in-kind organization will do all the work for you. Gifts-in-kind organizations are 501c3 nonprofits that exist to collect corporate product donations and then distribute them to qualified nonprofits. A gifts-in-kind organization should accept 100% your overstocks, at any time throughout the year. It’s particularly helpful when consolidating a warehouse, transitioning between selling seasons or dealing with a run of returns.
The time you’ll save — and the tax benefits you’ll reap — aren’t the only advantages to making gifts-in-kind donations. You’ll also:
- Protect your brand – Discounting inventory devalues your products and your name, while making corporate donations elevates your brand.
- Enhance employee engagement – Employees like working for companies with heart. Sharing the names of the charities that benefited from your gifts-in-kind donations makes great employee newsletter content that raises morale.
- Keep your inventory current – There’s no reason to hang onto obsolete stock when you have such a simple process for moving it.
- Keep your warehouse uncluttered – Storage space is valuable. Most gifts-in-kind organizations will accept both large and small volume donations at any time, allowing you to better manage your warehouse space.
Justin Laxton
@alltravelsizes
Justin Laxton is the Sales &Marketing Manager for AllTravelSizes and Weiner’s Ltd. He is also responsible for many of the companies’ projects, which have included a warehouse efficiency audit and setting up procedures for every task they do.
“My top tip for small business to improve their inventory management process is…”
To have an organized and labeled warehouse/storage area with defined procedures for each step of the process.
An organized warehouse/storage area allows for products to be found and anyone in the organization to know how much product is available at any time. An organized warehouse/storage area alone won’t do much if nobody knows where to find items.
We ran into an issue where we were growing at about a 40% rate for the last two years. We didn’t have overstock locations for products recorded anywhere, so anytime product wasn’t in its main location, our stockers and order pickers were wasting time having to look for product.
Once we began labeling where products were in overstock – we have an inventory management program called Acctivate which allows us to record item locations – we saw a dramatic decrease in the amount of time it took for an order to be picked and in the amount of time it took to stock the main item location.
In addition, the second part of this is to clearly define procedures for how each step of the warehouse/storage process. We found that by putting in writing how products should be received, manufactured (when applicable), stocked, and how orders should be picked, packed, and shipped, provided us with an equal time savings and contributed to a much better managed inventory.
Rachel Baileys
@thescarpetta
Rachel Baileys is the Marketing Manager for The Scarpetta, an online retailer for women’s designer shoes.
“My #1 tip for inventory management is…”
To track and collect as much data as possible, especially inventory movement data. This allows you to have so much valuable insight on what is working within your inventory. You would be surprised how long a pair of shoes has been sitting on the shelf or how quickly others move.
William Swift
@OhMattress
William Swift is a manager of marketing department in a mattress company. He shared several useful sleeping tips and knowledge about mattress on his blog.
“My No.1 tip would be…”
Looking at your sales data.
Sales data tells you everything about your small business far more than who bought your products and you can easily spot obvious trends or seasonality. You can also find some less obvious un-explainable patterns. It would make you confident when managing your inventory. But the problem is that you will have not much enough data to look at if you’re just starting up your business. You might have guessed the answer –look at your competitors!
Andrea L. Brady
@ConcannonCPA
Andrea L. Brady, CPA, is a shareholder at Concannon Miller, a CPA and business consulting firm with offices in Bethlehem, Pa. and St. Petersburg, Fla. She heads the firm’s audit and manufacturing teams.
“My top tips for improving inventory management processes are…”
Proper ordering:Managers or other appointed employees should order properly to ensure that last minute purchases of product are a very rare occurrence. Technology can be very helpful in the ordering process. In this age of information, you should already know how much inventory you use in the day-to-day operations of your business and when your deliveries are arriving.
There are times when last-minute purchases are necessary, but it should never be because management doesn’t know how to order. This should only be done in the case of unforeseeable circumstances. An example of unforeseeable would be loss of product due to equipment failure or a delivery was shorted.
Another would be if your business had an unexpected busy day – that’s unforeseeable. However, if it occurred during a known regular busy period, then that is foreseeable and the staff should have ordered to handle the additional sales. Management needs to be keenly aware of the business’s regular busy and slow periods to properly handle inventory ordering.
In addition to the higher costs of having to buy back-up inventory last minute, another cost factor is the fact that someone may have to leave the business to get the product. You are now paying someone to drive to get product rather than performing their usual work duties.
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