通过简单的成本收益分析确定 CMMS 收益

积极的投资回报（或 ROI）是在做出商业投资决策之前需要证明的重要指标。在大多数情况下，投资回报率是在营销和销售投资的背景下计算的，以扩大组织的知名度或客户群。除了作为决策依据的最重要指标之一之外，它也可能是最难计算的指标之一，尤其是在涉及 CMMS 系统时。

让我们看看投资回报率公式：CMMS 投资回报率 =（价值 - 成本）/成本

看起来很简单吧？再猜。确定 CMMS 的“价值”变量是一项复杂的任务，并且随着您的操作规模越大变得越来越困难。由于在节省成本的领域中发现了价值，因此设施经理会关注维护数据，例如：

• 资产和设备寿命，
• 减少停机时间，
• 零件和库存，
• 提高生产力，并且

具有讽刺意味的是，推进 CMMS 购买决策所需的价值指标与这种性质的软件系统生成的指标相同。由于设施经理发现自己处于鸡对蛋的场景中，因此项目甚至在开始之前就停止了。

那么，当我们无法找到投资回报率时，我们如何证明投资软件的理由呢？答案在于计算另一个业务指标——成本收益分析。

成本收益分析评估项目的拟议收益与其成本之间的权衡。如果收益似乎超过成本，那么企业可以合理地推进这样的项目。如果组织发现它会对部门产生负面影响，那么它可能需要重新评估他们首先追求 CMMS 实施的原因。无论哪种方式，确定 CMMS 收益都比在计算 ROI 时量化一美元的价值要容易得多。

顾名思义，CMMS 成本收益分析由两个变量组成，成本和收益。然而，这两个变量都由几个因素决定，我们将更详细地研究每个因素。

优点

我们建议为您的组织列出所有 CMMS 收益，包括有形的（您可以对其应用货币价值）和无形的（可能更难量化的内在收益）。

有形的 CMMS 优势

• 延长资产和设备的使用寿命

大量研究表明，实施正式的预防性维护软件可以延长资产的使用寿命。一份报告证实，如果没有 PM 计划，制造商资产的预期使用寿命 (EUL) 将减少 10-90%，具体取决于具体资产。

CMMS 行业研究使用的一项常见统计数据表明，如果定期进行预防性维护，资产的预期寿命平均增加 20%。可以通过跟踪关键设备/资产的小样本并测量其估计的故障周期（无论是否有 PM）来量化您组织的 PM 实施情况。

您还可以与资产的制造商交谈，以更好地了解其 EUL 以及预防性维护如何提供帮助。

• 减少停机时间

通过查看预防性维护对减少设备停机时间的影响，很容易提出预防性维护的理由。 这是一个重要且可量化的指标，因为安排维护程序而不是等待资产在没有警告的情况下发生故障会显着增加资产的正常运行时间。如果您的设备突然需要计划外维修，您的组织的整体生产力就会减慢，这对您的底线产生巨大影响。

• 消除手动流程

CMMS 软件为其用户提供的最大 CMMS 好处之一是广泛的自动化，CMMS 的预防性维护模块也不例外。工单按给定的频率自动生成，并预先分配给特定的技术人员完成。

此外，电子邮件通知会提前发送，无论是在工作到期时还是传达任何逾期的项目。对于经理来说，报告会以给定的频率自动通过电子邮件发送，无需手动收集数据并创建每周、每月或每季度的报告。

维护软件系统还包括设备模型的工单模板。这使用户可以轻松地为具有现有模型类型的单元创建新的 PM，从而节省用户时间并确保所有 PM 都是标准化的。某些系统还可以设置为订购零件 当达到最低数量阈值时。

拥有这种自动化水平可以让维护人员腾出时间专注于维护设施和设备。

• 降低维护成本

如果您没有正式的预防性维护系统，您的技术人员正在等待设备发生故障然后做出反应。这在很多方面都是非常昂贵的。首先，纠正性维护比计划的预防性维护成本更高。

在一个场景 将空气压缩机的维修成本与其预防性维护进行了比较。它发现，使用 PM 程序，压缩机必须每 4 年修理一次，这意味着每年的成本为 236 美元。如果进行预防性维护，同一台压缩机需要在三年内完成维修，费用为 315 美元/年。

尽管 79 美元的差价乍一看可能并不显着，但请考虑年复一年地为多个设施中的数十台空气压缩机、处理器和 HVAC 系统提供服务的影响。 79 美元很快就会在您的整个运营中增加数万美元的维护维修费用。

• 提高员工生产力

除了节省维护维修成本外，PM 系统还能让您的维护团队更有效率 .通过按既定时间表计划维护，您的团队可以在工作时间内得到更好的利用。项目不会导致加班，因为所有工作都经过精心计划和协调，以适应正常 8 小时工作日的时间范围。结果是降低了劳动力成本，并为员工提供了更好的工作/生活平衡。这些小的调整可以通过系统内灵活的日历和调度工具轻松进行。 CMMS 软件可以轻松调出员工日程并进行调整。

通过 CMMS 系统可以轻松跟踪和监控所有生产力信息。可以将截止日期和预计完成时间分配给工作订单和报告 然后生成以显示维护团队的绩效细分。

• 创造无纸化环境

纸质维护活动可能会满足即时要求，但它会使记录保持成为一场噩梦。借助 CMMS 软件，维护部门可以从纸上的工单和任务列表转向自动化流程。

将数据保存在一个集中位置可以对其进行持续跟踪和测量，而手动方法不允许有效的数据收集，更不用说深入分析报告。然后，管理人员会发现自己花费宝贵的工作时间来梳理纸张以查找报告数据或手写工单以查看资产的维护历史记录。

随着 CMMS 系统变得更加用户友好 和负担得起的 - 过去许多组织的初始障碍 - 企业越来越愿意摆脱陈旧的纸质系统。

• 做出以数据为依据的决策

CMMS 软件允许维护经理和主管快速访问数据并根据深入的报告做出明智的决策。如果您每月处理数百个工作订单和采购，经理需要了解设备记录以衡量其性能。

维护管理系统配备了管理人员用来监控其部门并做出明智决策以改进流程的指标和 KPI。如果没有指标，经理们会根据直觉和他们的直觉来工作……我们应该说这可能不太准确。

无形的 CMMS 优势

• 提高可见性和透明度

作为 CMMS 的好处，经常被忽视的是它为部门带来的透明度。没有什么比主管在没有数据支持的情况下向团队询问如何提高绩效更糟糕的了。

维护管理系统允许管理人员和员工就期望达成一致并监控绩效以调整他们的方法。测量和跟踪数据是整个维护操作的标准，以灌输一个公平的环境，并为经理提供可靠的数据来支持他们的评估。

• 提高客户满意度

尽管可能难以计算 CMMS 软件对客户满意度的影响程度，但可以确定 CMMS 发挥了作用。其中一个迹象是通过系统的 PM 程序显示的。

如上所述，预防性维护有助于减少资产停机时间，从而提高整体生产力。当他们的订单按时正确发货时，客户会感到满意，而如果没有自动化流程的帮助，这些方面总是不可能实现的。

• 提高员工道德

简而言之，一个被授权的员工更快乐，更有效率。 CMMS 系统为维护人员提供了简单的工具，以更好、更快地完成工作。当管理层购买系统时考虑到他们的员工，这会传递一个重要的信息，即他们受到重视并且对自己的任务拥有所有权。

随着所有权和自主权的增加，员工变得更有动力并更有效率地执行，这反过来又具有显着的生产力优势并增加了底线。在此处了解更多关于员工积极性如何影响生产力的信息。

此外，投资 CMMS 向员工表明管理层正在采取措施简化可能已经过时或不直观的流程。寻求培养持续改进文化的经理被视为积极的领导者和员工的榜样。

费用

既然我们有了 CMMS 的好处列表，我们需要看看 CMMS 的成本。当涉及到与 CMMS 相关的成本时，您需要同时考虑直接成本和间接成本。出于分析的目的，我们将仅考虑基于 Web 的 CMMS 软件。

直接成本

• 软件许可费

软件许可费要么按年支付小幅折扣，要么按月支付，以减轻潜在的买家风险。尽管有付款期限，但这些费用是持续的，并且允许买方充当软件租赁者。

软件许可费用因供应商而异，具体取决于其功能和价格结构。尽管供应商通常会按用户收取许可费，但其他供应商会提供更具创意的定价结构 例如按设施或建筑物收费。

有关如何为您的企业研究最佳 CMMS 的更多信息，请阅读我们的帖子此处 .一旦您想到了几个供应商，将他们适用的许可费插入您的成本/收益分析中。

• 设置费用

通常但并非总是存在与实施 CMMS 系统相关的一些设置成本。这些费用因供应商和所需服务水平而异。

在 Hippo CMMS，我们 10% 的客户让我们的工程师到现场，审核所有设备，并从头到尾处理数据集成； 75% 为 Hippo 集成专家提供数据表以验证和导入； 15% 的人采用 DIY 方法。

与提供要导入的数据表相比，现场审核显然涉及更高的设置成本。有关如何为您的组织选择正确设置类型的更多信息，请阅读我们的帖子此处 和这里 .

• 培训和技术支持费用

为您的 CMMS 预算留出足够的空间来容纳潜在的培训和技术支持费用是个好主意。 CMMS 实施失败的最常见原因之一是缺乏供应商的培训和支持。

个性化培训课程是正确理解 CMMS 必须提供的各种功能的最佳方式，并且可以满足您的每个用户的相关性。好消息是，许多供应商现在提供一段时间的免费培训和技术支持，或者将这些服务捆绑到许可费中。

越来越多的供应商开始了解提供这项重要服务的重要性，因此请务必在您的研究阶段寻找它。

在 Hippo CMMS，我们提供初步培训和持续的技术支持 免费。

间接成本

在实施 CMMS 软件时，与变更流程和入职员工相关的成本通常被忽视且难以估计。没有真正的方法可以准确地量化这个数字，但重要的是你要花时间处理这个过程。

根据您的维护团队的规模、您想要使用的高级功能的范围以及自动化 CMMS 将发生多大的变化，入职培训将涉及在几个月到一年的时间内与所有用户进行多轮培训课程来自您当前的运营。

如果您的团队由 40 名从未使用过 CMMS 系统的维护人员组成，您可能会发现阻力更大，学习曲线更陡峭。留出足够的时间将 CMMS 集成到您的运营中，并确保在每一步都从您的团队那里获得反馈。

有关优化培训课程和确保正确实施 CMMS 的更多提示，请在此处阅读我们的帖子。

毫无疑问，CMMS 软件为其用户提供了价值。毕竟，为什么越来越多的公司会加入进来并为新的自动化流程付费呢？关键是要确保 CMMS 能够为您的组织提供足够的收益，以超过其时间和金钱的总体成本。

在确定成本方面，重点关注将用于帮助实施系统的许可费、设置成本和管理工时的美元价值。为了获得收益，请确定机器停机的成本以及延长资产寿命的重要性。

一个可靠的系统还通过简化流程和减少整理纸质工单或收集数据的需要，帮助组织节省时间和金钱。一旦确定了 CMMS 的成本和收益，请确保得出一个积极的结果。

虽然这种方法可能不如 ROI 准确，但它一定会为您的决策者提供他们做出更明智选择所需的信息。

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