如何建立有效的维护计划和仓库合作关系

如果没有有效的规划，维护储藏室会看到不稳定的零件使用，导致安全库存水平增加、成本增加和挫折。执行不力的计算机化维护管理系统 (CMMS) 也会起到一定作用。在本文中，我将讨论如何打破孤岛并建立合作伙伴关系，让维护计划与储藏室相交。

典型发现

我发现不同工厂的组织在维护计划和调度方面的方法和成功率可能会有很大差异。他们的维护、维修和操作 (MRO) 储藏室实践也是如此。以下清单从评估和经验的角度提供了这两个陈述的示例：

• 在拥有维护计划员调度员职位的组织中，只有大约 10% 的人得到了有效利用。

• 最常见的结构是计划和调度都由同一个人为给定区域完成，而不是拆分角色。

• 许多储藏室存放着超过 50% 的陈旧备件，陈旧意味着工厂不再使用这些设备。有些携带更多；每年都浪费宝贵的资源。

• 在讨论合作伙伴关系时，在过去五年中接受调查的仓库中有 45% 存在孤岛。

• 计划人员在每天八小时的工作中平均花费五个小时来尝试识别和采购完成计划工作所需的部件。

• 计划者真正计划了他们一天中大约 10% 的时间

• 近 65% 的储藏室表示不同部门之间的沟通不畅，导致成本过高和失去机会。

• 超过 30% 的储藏室不进行周期盘点。

• 近 45% 的仓库报告称，除了库存价值外，没有使用任何关键绩效指标 (KPI)。

• 平均而言，维护技术人员每天有 22% 的时间用于寻找零件来完成这项工作。

• 大多数人要么没有记录和培训业务流程的人员，要么将文档归入数字世界的黑洞，没有人知道如何访问它。

不幸的是，对于大多数组织来说，还有更多的例子。我敢打赌，你也可以反思一些你经历过的例子。这个列表有几个接触点。抓住机会是一项工作，就像吃大象一样。俗话说，“罗马不是一天建成的。”您的组织将要求纪律将问题分解为一口大小的部分，并随着时间的推移解决每一口。您需要一份路线图或战略计划来帮助您实现目标。

此时，您可能会问，“我从哪里开始？”鉴于缺乏编写良好的程序和流程，不同的职能部门会利用部落知识来完成工作。这是您开始努力的好地方。

工具之前的过程

在大多数组织中，维护和储藏室人员通过计算机化维护管理系统 (CMMS) 或企业资产管理 (EAM) 系统进行通信。这些工具使流程自动化。理想情况下，业务流程是在系统实施之前开发的。请注意，我提到的是理想情况，因为通常情况并非如此。

另一个错误是没有审核各个流程以确保坏习惯不会成为标准做法。当我发现人们偏离既定流程时，通常有正当理由。事情可能因各种原因而发生变化，人们只是想以最好的方式完成工作。

每隔一段时间，即每 18 个月，您应该重新审视业务流程以确保持续改进。如前所述，审计流程也会促使您重新考虑这些流程。从精益的角度来看，价值流图等工具也可以帮助您了解流程的机会。

这就是业务流程的重点。你应该如何工作？谁做了什么？根据业务流程映射活动确定的任务，您可以开发 RACI（责任、问责制、咨询和信息）文档。这允许您将任务分解为每个职位或角色的职能活动。您还可以根据 RACI 文档编写工作描述。你可能会想，“这是很多工作。”让我解释一下为什么它是必不可少的。

在一个站点中，我看到计划员/调度员四处呼叫并向不同的供应商发送电子邮件，以获取某项产品的定价。个人勤奋地收到了三份报价单，并转发给了库房买手。规划师一离开办公室，储藏室买主就悄悄地把报价扔进了垃圾桶。

买家看着我说：“我们与特定的供应商有握手关系，我就是从那里购买的。”由于引用来自其他来源，因此浪费了计划人员的时间。深入研究过程有助于消除这些问题，在这种情况下，是重复工作。请注意，审计揭示了人们在做什么。

CMMS/EAM

定义了流程后，您可以将它们实施到 CMMS 中。除了流程之外，您还必须正确配置和填充 CMMS 表。在 CMMS 中，一切都与功能位置和设备层次结构无关。当维护策略结束时，设备编号应该停止在父子关系中。更深的层次只是部分。

当为设备创建铭牌数据模板时，通常不会捕获或输入资产记录中详细级别的铭牌数据。通常，资产物料清单 (BOM) 也不从设备制造商手册和项目图纸中收集或输入到 CMMS 中。 BOM 应包括库存和非库存项目。

这些遗漏将在未来多年内困扰维护和储藏室。虽然在 CMMS 实施时并非所有事情都是已知的，但必须有一个持续的过程来收集和填充这些数据。这样做可以大大减少维护和储藏室人员寻找零件以进行采购或发放所需的时间。

拥有准确的资产 BOM 还使仓库能够做出库存库存决策。我还要补充一点，除非为该物品列出了“使用地点”，否则该零件不应存在于库房库存中。

通信握手

根据我的经验，沟通不畅的问题经常浮出水面。沟通过程通常没有正式化。 CMMS 是您可以用来在内部和与合作伙伴进行沟通的工具。在流程中，不同功能之间的接口应该已经被捕获和实现。我更愿意将链接视为交流握手。这些握手包括：

• 从计划到采购（如果是独立于库房的功能）或库房采购员

• 如果采购是分开的，那么从采购到库房，还有规划师

• 从库房到排程指示作业已准备好排程

• 对于套件暂存和潜在交付，从调度功能到库房

• 从维护功能返回未使用套件零件或可重建物品的储藏室

对于其中一些项目，您可以利用 CMMS 中的状态标志。这些状态显示了流程的进度，特别是零件和材料的进度。它们包括等待材料（搁置）、准备安排、安排、完成和关闭。

对于其他通信握手，您可以依赖其他工具，例如日程安排或待办事项审查会议和电子邮件中的口头交流。理想情况下，应该有一个会议清单，以确保您不会丢球。在他的书中，Leading Change , 约翰科特建议我们沟通不足的因素是 10 到 100 次。

我将在采购过程中再添加一个概念，即基于最佳价值而不是最低成本的采购。当筒仓存在时，维护可能会指定特定品牌或材料，因为它的经验显示了最佳的整体生命周期成本。采购可能会偏离，从不同的供应商或至少成本购买。

购买功能可能会显示省了钱，但成本是多少？可能是更换项目更频繁地发生故障，维护和生产遭受停机损失。面临的挑战是确保所有团队都在推动资产可靠性并朝着同一个方向前进。利用共享指标是量化这种方法的一种方法。

库外采购流程

另一个机会是在储藏室购买过程之外购买物品。在某些组织中，由于组织对流程设置了障碍，因此存在购买或“P”卡的概念。由于以下原因，使用卡片或类似方法可能会出现问题：

• 从库存的角度来看，采购并不总是与单个资产相关联，或者可能不与特定的“项目主数据”相关联。在大多数 CMMS 配置中，当零件被分配到资产时，零件会附加到资产 BOM。在未在 CMMS 实施中填充 BOM 的公司中，此方法用于随着时间的推移构建 BOM。

• 如果不与工作订单相关联，而工作订单又将零件与资产相关联，则无法理解真正的维护成本。

• 当不与库存项目相关联时，就会失去了解零件使用情况的能力。如果在系统内购买零件，库房可以确定问题的数量和频率，以确定库存水平和安全库存要求。

• 储藏室失去了“周转”库存的能力，因为可以购买库存物品并且永远不会通过储藏室。发生这种情况时，无法使用轮换库存。因此，具有明确“保质期”的物品无法及时轮换和使用。发生这种情况时，V 型皮带甚至轴承等库存可能会老化并留在货架上。不要认为库房备件仅用于紧急情况，因为这会影响保质期并造成库存过剩的情况。

将它们整合在一起

如前所述，组织面临的挑战是专注于实现组织的目标，每个人都朝着同一个方向前进。通常，这些目标是可靠性和可用性、降低成本、提高安全性和环境合规性以及更好的质量的组合。总的来说，维护和储藏室功能依赖于共同目标和共同目标，以在组织内取得成功。

虽然维护和储藏室可以被视为支持功能，但它们不能处于从属关系。维修和生产功能不应被视为库房的客户。生产功能也不应该是维护的客户。所有人都必须成为共同合作伙伴才能取得成功。

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本文先前发表于 Reliable Plant 2019 会议论文集。