流程分析：从流程挖掘结果中获取商业价值的 5 种方法

Jos Mangnus 是 UiPath 的顾问。

编者注： 如果您不熟悉流程挖掘的概念，我们建议您先阅读我们的介绍性文章 流程挖掘价值：对您的业务意味着什么 .

在过去的几周里，我们讨论了流程挖掘给企业带来的独特价值。它提供科学见解，支持无偏见的分析，并允许数据支持的战略决策。流程挖掘可帮助您发现优化机会并提高运营效率。它识别具有最快投资回报率的自动化想法。

流程挖掘通过让公司更加了解流程并利用现有的公司数据，为公司带来了巨大的变革。

在我们之前的流程挖掘文章中，我们引导您开始使用 UiPath Process Mining 等流程挖掘工具。您可能已经为您的核心流程实施了 UiPath 流程挖掘，简要查看了流程图，并旨在获得您的第一个假设。流程图概述了您的团队的绩效、流程瓶颈、流程的不完整步骤、延迟的项目以及使您无法最大限度地提高生产力的所有因素。您可以将这些数据作为唯一的事实来源——您所在部门工作的实际反映。

合乎逻辑的问题是：“下一步是什么？我如何从这些洞察中获得商业价值？”

要创造价值，您需要将您作为流程所有者所拥有的知识与从 UiPath Process Mining 获得的流程洞察力联系起来。通过这种方式，您可以确定可以做出哪些确切的改变来推动组织的转型。

这是您的专业知识可以发挥真正作用的时候。

如何通过流程分析发挥作用？

所有业务流程都针对特定目标并在特定条件下运行，例如时间、参与人员、协议等。由于许多流程具有相似的目标（更低的风险或更高的效率等），我们 UiPath 可以识别出这些流程中相似的问题模式进程。

了解您的流程可能存在哪些常见问题，并牢记围绕该流程的故事，您可以指定您的发现并制定具体的行动计划。

下面，您会发现我们在流程挖掘项目中经常遇到的五件事，无论流程类型如何。 将此列表用作备忘单 以增强您公司的特定流程分析并确保获得可操作的见解。

1。进程上下文

每个流程都有一个上下文——一组影响和定义该流程的外部和内部因素。在发票流程的示例中，上下文包括以下内容：

• 参与流程执行的团队

• 发送发票的供应商

• 一年中收到发票的时间

当您准备流程挖掘项目以进行分析时，请记住捕获该上下文。您还可以在 UiPath Process Mining 仪表板中显示上下文信息：

例如，在寒假期间处理的发票可能会由于工作量大（特定于该季节）而延迟。了解延迟背后的原因可以让您做出更真实​​的数据解释。

通常，您希望捕获所有可能影响流程的变量。在另一个示例中，组织的一些供应商使用标准的发票应用程序。我们所说的发票应用程序是指任何可以加快组织付款流程的软件。

UiPath 团队展示了使用此类应用程序之前和之后的流程差异。发票应用的优势立即显现出来。

使用 UiPath Process Mining 发现这一点可以节省大量的返工时间和资源。

在各个供应商之间实施发票应用程序使组织能够获得发票上的完整数字信息。这样可以缩短付款时间、减少人工工作并简化采购到付款流程。

2。流程协议

每个流程所有者（董事或高管）都知道他们的流程应该如何流动。流程所有者可能会在明确的指导方针中概述这个想法，其中包含团队要执行的“做与不做”列表。它也可以是分配给流程中某些步骤的部门的概览。所有这些都是为了描述一个流程的完美场景——在流程挖掘中，完美的场景被称为“参考模型”。

参考模型是一致性检查的强大基础——这是过程分析中最重要的步骤之一。一致性检查让业务分析师查看实际流程（流程挖掘的结果）并将其与参考模型进行比较。通过这种方式，您可以了解您的团队在哪些方面表现不如预期，并采取行动以更接近您的理想流程（参考模型）。

因此，有时流程挖掘的结果不必很复杂就能赋予商业价值。知道谁执行了某个流程步骤，他们如何执行该步骤，并根据预期评估实际性能就足够了。

3。时间协议

在流程之后，时间是流程挖掘项目中讨论最多的话题之一。

每个流程所有者都希望运行最高效的流程，而不是偷工减料。但是什么是有效的过程 以及如何在流程图中识别出一个高效的流程？

效率是与努力（时间或资源）相关的生产工作的质量。没有按时交付工作的流程是低效的。

为了有效地分析您的流程的哪些部分花费的时间超出了应有的时间，您需要估计流程的每个步骤需要多长时间。然后，您可以将完成每个步骤所需的时间与项目时间预期进行比较。 UiPath Process Mining 可以轻松进行这些比较、检测瓶颈、发现资源短缺的地方、识别减慢流程的外部依赖项等等。

如果您想深入了解，请参阅服务水平协议 (SLA) 的条款。最近与一位 UiPath Process Mining 客户合作时，流程图显示，对于应付账款流程，团队按时支付了发票并按时完成。回顾相关的 SLA，如果团队提前两天交付发票，我们的客户将获得 20% 的折扣，从而节省了对供应商的大笔付款。

这种情况并不少见——太晚或太早付款都会对您的现金产生负面影响。

另一个常见的例子是票务系统的 SLA。票务系统简化了客户支持服务。此类系统允许支持团队在一个地方与客户沟通、跟踪客户的历史记录、支持服务质量的 KPI、响应时间等。

几乎每个帮助台都有围绕支持任务的 SLA，例如首次响应时间和解决时间。

当您确定不符合 SLA 的原因时，您可以加快服务速度（例如，通过重新设计团队的工作或自动化聊天）。自动化将帮助您的团队解决更多问题，并专注于需要更多关注和人类逻辑的问题。总之，这些测量可以显着提高您的客户满意度。

4。基于用户的信息

流程挖掘中最令人好奇的发现来自于人们如何一起工作。尤其是当一个流程涉及多个团队、部门、设施或国家时。您可能也经历过这种情况——有时团队倾向于将责任从一个转移到另一个。

转移责任不仅会降低员工的幸福感，还会导致流程执行的延迟，从而导致生产力下降、财务损失和客户满意度下降。

UiPath Process Mining 可以让您透明地了解参与整个流程的每个人是如何一起工作的。您可以查看绩效是否符合您的期望，并确定流经不同团队的流程步骤。如果来回太多，你会在 UiPath Process Mining 工具的 User Interactions 选项卡中看到它。

发票支付等一些活动是直截了当的，而发票审批需要与其他团队进行大量互动（见下图）。过度沟通会减慢最终结果。

发票付款交互：

发票审批交互：

通过发现此类流程偏差，您可以为团队提供更多关于工作分工和流程团队结构的信息。

5。监控您的进度

由于流程理解和分析能力，许多组织开始进行流程挖掘。

然而，仅仅发现一个过程是不够的，获得的见解应该得到战略行动的支持。您可能希望自动化您的流程，以减少错误、加快完成速度并通过让员工摆脱平凡的任务来增加他们的幸福感。或者，您可以通过增加资源、进一步培训员工或采取不同的策略或策略来优化流程。

以任何方式更改流程后，使用 UiPath Process Mining 跟踪这些更改如何影响您的流程性能。

• 有改善吗？

• 你更接近你的参考模型吗？

• 您的团队是否满足关键绩效指标 (KPI) 或是否需要采取额外措施？

通过跟踪变更及其对流程的影响，您可以确定流程挖掘项目的投资回报率 (ROI)。在成功进行流程分析之后，您列表中的下一项是计划流程改进和衡量流程绩效。

什么是对您来说有效的流程——是提高速度还是提高质量？

• 自动化可以帮助您加快流程吗？

• 一个流程需要多少个软件机器人？

• 哪些 KPI 可以帮助您衡量运营效率？

• 定期检查你会选择什么样的评估方式？

通过回答所有这些问题并将端到端流程优化策略与 UiPath 保持一致，您将更接近持续改进周期和自我可持续性。控制您的流程，重新考虑资源分配，促进业务增长。

请记住，发现流程只是您成功进行业务流程管理之旅的开始。 真正的区别 伴随着您为预防风险、提高生产力、满足并超越客户期望、进一步优化您的增长战略而实施的变革和采取的行动。

随着流程挖掘创建对组织中正在发生的事情的认识，机器人流程自动化 (RPA) 允许您将这种认识转化为行动。在我们最近的白皮书中探索流程挖掘如何帮助企业制定实现业务增长的自动化战略：

正如我们在 UiPath 所说：“当您的组织准备好迎接重大变化时，它就已准备好进行流程挖掘。”

快乐挖矿！