简化业务流程以降低风险的四种方法

我们每天都在与比几年前想象的更先进、更复杂的新技术互动。通过这些变化中的大部分，我们的体验变得更高效、更快和更安全。

商业支付就不能这样说了。随着供应链和支付技术的发展，并非所有企业都能够简化流程并获得最高效率。公司通常有成百上千的供应商作为其供应链的一部分，所有供应商可能都有不同的首选付款方式和付款条件。随着时间的推移不加检查，这会导致支付流程中的大量浪费和低效，并且可能会使您的企业处于持有这些供应商的大量银行账户信息的危险境地。

不再可能仅仅忍受这种复杂性。需要进行一系列企业对企业和企业对消费者的支付，使得普通供应链更像是一个供应网络。快速、安全地向这些供应商和消费者付款，尤其是在 COVID-19 带来的持续业务连续性挑战中，使检查和手动流程成为一场噩梦。

当前有几种方式表明我们处理供应链支付的方式必须改变。让我们来看看这些，以及您的企业可以做出哪些直接（如果并不总是那么容易）的改变，以恢复更简单、更高效的日子。

欺诈正在上升，效率却没有

我们必须从支票支付开始，因为金融专业人士协会在去年报告说，近 50% 的支付仍然是通过支票支付的。这些付款一直容易受到欺诈且相对缓慢，而处理支票填充意味着您的财务团队需要花费大量时间，而这些时间本可以更好地用于重要的项目。虽然随着时间的推移，随着新技术的发展，支票变得更加安全，但它们仍然很慢并且容易被欺诈。

对于有全球支付需求的企业来说，依靠支票是完全不可能的。进行国际支付的传统方法速度慢、成本高且缺乏在全球范围内汇款所需的及时性，尤其是在当今的气候下。

如果这是支票付款的唯一问题，您也许可以咬紧牙关，再坚持一段时间。不幸的是，这种流行病让即使是经验丰富的 AP 部门也认为手动流程和纸张使业务连续性挑战变得更糟。例如，高等教育组织已经在努力应对员工远程办公的夏季，由于 COVID 的爆发，他们可能需要在秋季或冬季再次工作，这使得对自动化和远程访问的需求显而易见。

向远程流程的广泛转移也导致欺诈行为急剧增加，美国联邦贸易委员会报告称，今年因 COVID-19 而造成的美国商业损失为 1340 万美元。就在 2020 年第一季度，在大流行关闭全国办事处之前，PYMNTS.com 报告称，企业支付的勒索软件费用增加了 33%，这个数字肯定会进一步上升。

雪上加霜的是，美国邮政业务受到放缓的影响，即使是支票预期到达的小延迟，也会对您的供应商合作伙伴产生重大影响。随着时间的推移和多次付款，这可能会在您的组织和他们的组织之间产生摩擦，并证明会加剧您的 AP 职能和他们的 AR 部门。

Per Ardent Partners，60% 的 AP 部门表示，确保发票和付款获得批准所需的时间是他们在 2020 年及以后面临的最大挑战，这为向供应商付款的流程增加了另一层复杂性和挫败感.这对于拥有大型复杂供应链的小型企业尤其重要，例如家族制造商或房地产公司，他们今天可能没有人员或基础设施来摆脱缓慢的手动流程。

当您增加安全性、手动流程以及向远程工作的转变以解决现有的低效率问题时，有效支付供应链费用和让供应商满意的挑战变得显而易见。供应商

如何降低复杂性和欺诈风险

这就是问题的范围。现在的问题只是你如何解决它。

幸运的是，这并不像看起来那么令人生畏。对于大多数企业来说，可以通过四种方式来简化供应链支付，同时提高它们的效率和安全性，所有这些都是相互建立的。现在让我们概述一下。

• 通过数字流程简化关键功能。 这是在您的付款流程中寻找效率的最佳时机。如果您要转向数字支付并致力于支付安全，您将腾出时间让您的员工专注于大项目。其中一个重要项目可以进一步简化您的支付，因为简单地从您的支付组合中取出支票可以改变游戏规则，特别是对于制造商、医疗保健提供商和其他拥有庞大供应链的垂直行业。

做到这一点的最佳方法之一是审核您的供应商范围并确保您知道您最常向谁付款，这些付款的金额通常有多大，以及付款方式'正在支付。这可以帮助您优先考虑哪些人应该加入虚拟卡和 ACH，您的员工应该在哪些方面进行干预以维护供应商关系，甚至在哪些方面您可能会考虑对正在使用的供应商进行更改。将大型供应链转换为数字支付需要时间，但对于您的企业和供应商而言，这一切都是值得的。

• 优先考虑供应商关系。 假设供应商通过电子邮件向您发送发票，不知道该发票何时获得批准，然后发现自己等了很长时间才收到支票。在这种情况下，您的 AP 部门与其说是战略合作伙伴，还不如说是他们必须处理的麻烦事，您与该供应商的关系可能会受到影响。

提供一种跟踪发票状态的方法，最好是通过安全的数字门户，可以创造奇迹。通过增强的汇款信息和付款历史细节提供安全的数字支付，使现金应用更容易，并进一步提高您在合作伙伴中的地位。更好的支付体验等同于更好的供应商关系，特别是对于可能极其依赖按时付款的小型企业。

• 加强安全流程和技术。 如果您持有供应商银行帐户详细信息，则您面临的欺诈风险很大。如果您坚持使用几十年来一直为您提供良好服务但目前不适合的流程，那么您正在以一种任何企业都不应该的方式接受风险。如果您的员工在远程收到可疑付款请求时未接受适当的培训，他们应该怎么做，这可能是一个潜在的大问题。

寻找具有强大安全性的支付网络是极好的第一步，因为它可以消除持有这些银行账户详细信息的风险以及与员工犯错相关的一些风险。希望随之而来的向数字支付的转变将消除与支票支付相关的一些传统欺诈风险，但您仍然希望对您的帐户采取多重身份验证等保护措施，并就最佳实践对员工进行培训，包括谷歌搜索确保要求更改银行帐户的电话号码是您供应商的电话号码。

• 找到正确的解决方案。 最终，除非您拥有从头开始构建自己的 AP 解决方案的资源，否则您将需要找到可以为您实现此类更改的合作伙伴。寻找一位专注于通过数字支付实现自动化，拥有强大的支付安全协议和技术，并且可以向您清晰简洁地解释与他们合作将如何让您精简和简化供应链支付的人。您需要确保该解决方案与您的 ERP 和现有银行关系无缝集成，以避免额外的工作和麻烦。

我们永远不会回头向供应商来回支付款项，但几十年来定义供应链支付的复杂性仍然可以消除。更好的自动化、更好的安全性和更好的可见性可以帮助您实现目标，现在没有时间做出改变。

Bill Wardwell 是 Bottomline Technologies 的战略、产品和业务运营高级副总裁。