大流行中塑造采购的三大趋势

在最好的情况下，采购过程可能会令人生畏。处理数千份供应商合同、保密协议和谈判，同时遵守多项行业法规并同时吸引众多利益相关者和决策者，这不是一项简单的任务。

当 2020 年初 COVID-19 大流行使世界大吃一惊时，这些问题因出现的意外变化而变得更加复杂，例如几乎普遍且立即转向远程工作。在这一年中，随着世界各地的企业学会适应新的动态，一件事变得非常清楚。合同的适当管理和采购从未如此重要。面对前所未有的普遍挑战，这些关键资产现在和未来都必须得到保护和优化。

为应对危机，那些准备好不仅在内部更具弹性和稳健性，而且能够应对未来随着运营模式和供应链的重新定义而发生的变化的公司，将在以下方面表现得更好从长远来看。

随着我们走向后 COVID-19 世界的新现实，三个新兴趋势阐明了为什么合同管理和采购必须成为寻求长期可持续性和成功的组织的首要任务。

越来越多的企业被认为是必不可少的。 自大流行开始以来，已有 16 个关键基础设施部门被确定为这些部门的资产、系统和网络，无论是物理的还是虚拟的，都被认为对美国至关重要。其中包括医疗保健、食品和农业、关键制造、化工等。

结果，几乎每个组织，无论是否必不可少，都对其所服务的客户的重要性有了更高的认识。这种认识帮助公司将注意力集中在根据客户的关键业务需求对商品和服务进行优先排序的重要性。为了有效地做到这一点，采购和合同管理流程必须高效且集中管理。

自称为“美国基础设施公司”的 Granite Construction Inc. 是必不可少的业务的一个例子。对于 Granite 而言，这意味着尽管爆发了 COVID-19，其业务仍必须继续。由于其工作人员在现场，后台部门不得不过渡到在家工作，而不会错过任何一步。幸运的是，Granite 已经拥有一个自动化的合同管理软件系统。但在此之前，Granite 将面临严峻的挑战，因为分包合同管理员将不得不花费大量时间来管理历来存储在收件箱、本地硬盘驱动器或文件柜中的合同。完成审查和批准就是让他们走下大厅的过程。出于显而易见的原因，这些方法会在在家工作的情况下带来许多挑战。

COVID-19 健康危机凸显了采购和签约的重要性。虽然重要企业可能已经经历了为任何情况做好准备的第一紧迫感，但所有企业都认识到，如果没有集中和简化的采购流程和合同管理系统，他们将面临风险。

协议更复杂，需要更快。 当今的企业在很大程度上以合同为指导的世界中运营。随着互联网公司的成熟和国际边界的消失，合同变得越来越复杂，因为创建和维护合同的团队正在努力应对影响全球范围协议的一系列新法规。

例如，由于国际供应受到冲击，大量医院的团购组织需要在当地寻找新的防护用品来源。有需要的医院处于国家应对大流行病的最前沿。采购部门需要在八周内筛选 3,000 家潜在供应商，同时确保他们的质量并签署复杂的合同，允许不同和不相关的法律实体根据相同的总括合同进行采购和付款，而不会影响医疗保健行业的任何合规要求。采购副总裁提到，借助公司新的自动化流程，他们能够在大约 12 周内完成这项工作。尽管所有人都在甲板上，但他们以前需要 9 到 12 个月才能完成这本书。

这直接说明了为什么需要合同管理来应对不确定的时期。为了在大流行后取得成功，组织必须考虑如何处理与合同相关的许多复杂问题，包括治理等关键问题，而不会使他们面临风险。

云技术的加速发展。 为应对 COVID-19 大流行带来的业务挑战，组织正在以前所未有的速度将数据迁移到云端。事实上，根据新的研究，全球大流行已经加速了近一半组织的云转型。云平台可以让系统保持可用和运行，而无需专用资源或进一步的资本投资。因此，这一趋势也影响采购和合同也就不足为奇了。

基于云的合同生命周期管理解决方案具有显着优势。访问托管在安全云环境中的集中自动化合同存储库，可为组织提供完整的合同可见性，从而消除浪费的工作时间并提高效率。通过为公司在其合同中持有的权利和承诺提供单一的真实来源，合同管理软件大大降低了错过最后期限和罚款，或更糟的是，诉讼的风险。此外，它还可以加快采购流程，确保合同合规性并优化从合同创建到报告的协议绩效。

加速向云发展为组织打开了许多大门，在管理合同数据方面，他们发现在这个关键的经济环境中将其应用于智能合同管理解决方案时具有巨大的价值。

最重要的是，合同生命周期管理的创新正在打破常规，当前的大流行凸显了采购和合同管理在不确定的世界中的重要性。对这些关键流程采取主动和智能的方法将使企业获得更大的可见性，并获得可直接转化为底线影响的可操作情报。

Vivek Bharti 是 Icertis 的产品管理总经理。