疫情如何重塑采购：三大关键趋势

即便在顺境中，采购流程也令人望而生畏。在同时满足多项行业法规、迎合众多利益相关者和决策者的要求下，穿梭于成千上万份供应商合同、保密协议和谈判之间，绝非易事。

2020年初，新冠疫情突袭全球，普遍且即时的远程办公转型等突发变化，进一步加剧了上述难题。经过一年的调适，企业逐渐适应了新常态，有一点变得显而易见：合同的妥善管理与采购从未像现在这样关键。面对前所未有的普遍挑战，这些核心资产必须在当下及未来得到保护与优化。

那些已做好准备、不仅能在内部变得更具韧性与稳健性，还能预判运营模式和供应链重塑带来的未来变化的企业，将在长远竞争中占据优势。

随着我们步入后疫情时代的新现实，三大新兴趋势揭示了为何合同管理与采购必须成为寻求长期可持续发展与成功的组织的首要任务。

更多企业被认定为“关键基础设施”

自疫情爆发以来，美国已认定16个关键基础设施领域，其资产、系统和网络（无论物理或虚拟）被视为至关重要，涵盖医疗卫生、食品农业、关键制造、化工等。因此，几乎所有组织——无论是否属于关键基础设施——都更清醒地认识到自身对所服务客户的重要性。这种认知帮助企业聚焦核心，依据客户的关键业务需求优先配置商品与服务。要有效实现这一点，采购与合同管理流程必须高效且集中管控。

自称“美国基建公司”的Granite Construction Inc.即为关键基础设施企业的典型。对Granite而言，疫情期间业务必须持续运转。一线施工队照常作业，后台部门却须无缝切换至居家办公。幸好Granite早已部署自动化合同管理软件系统。此前，分包管理员需花费大量时间管理分散于邮箱、本地硬盘或文件柜中的合同；审批流程靠人工传递，在居家办公模式下显然寸步难行。

新冠危机凸显了采购与签约的重要性。关键基础设施企业虽率先感受到随时应变的紧迫性，但所有企业都意识到：没有集中化、流程化的采购与合同管理体系，自身便处于风险之中。

协议日益复杂，却需更快落地

当今商业世界很大程度上由合同主导。随着企业成熟与互联网消弭国界，合同复杂度随之攀升，负责起草与维护的团队需应对全球层面层出不穷的新法规。例如，某大型医院集团采购组织因国际供应受阻，被迫在本地寻找防护物资新货源。这些医院处于国家抗疫最前线。采购部门需在八周内筛选3000家潜在供应商，确保质量并签署复杂合同，允许不同无关法人实体在同一框架协议下采购付款，且不妥协医疗行业的任何合规要求。该采购副总裁表示，凭借新部署的自动化流程，他们用约12周完成了此前需九到十二个月、甚至倾巢出动才能完成的工作量。

这直接说明了为何在不确定时期需要合同管理。为实现后疫情时代的成功，组织必须思考如何应对合同相关的诸多复杂性，包括治理等关键议题，且不能让自身陷入风险。

云技术加速普及

为应对疫情带来的业务挑战，组织以前所未有的速度将数据迁移至云端。研究显示，全球近半数组织的云转型因疫情而加速。云平台无需专用资源或追加资本投入，即可保障系统持续可用，因此其影响采购与签约领域也在情理之中。

基于云的合同全生命周期管理方案优势显著：托管于安全云环境中的集中式自动化合同知识库，赋予组织完整的合同可视性，消除无效工时，提升效率。作为企业合同权利义务的单一事实来源，合同管理软件大幅降低错过截止日期、罚款乃至诉讼的风险；同时加速采购流程，确保合规，并从创建到报告全链路优化协议绩效。

云化浪潮为组织打开诸多大门，在管理合同数据方面，智能合同管理解决方案在当前关键经济环境下展现出巨大价值。

归根结底，合同全生命周期管理的创新正在颠覆常规，而当前疫情凸显了采购与合同管理在不确定世界中的重要性。主动且智能地应对这些核心流程，将让企业获得更高可视性，产出可直接转化为底线效益的行动洞见。

Vivek Bharti系Icertis产品管理总经理。