延期维护：定义、成本以及如何控制它

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“每 1 美元的延期维护费用将花费 4 美元的未来资本更新需求。”

与您的直觉相反，延迟维护 是一个非常有用的练习。

维护经理通常使用有限的资源（无论是预算、时间还是人员）。这意味着在很多情况下，一些维护工作不得不推迟并放到维护积压 直到您解决更高优先级的问题。

这不是问题。每个人都应该有一个明确的流程来处理需要延迟的任务。

问题是当您允许这些任务不断堆积时，却没有关于如何开始减少积压的完善计划。如果您让这种情况持续太久，您最终会遇到需要延迟关键资产维修的情况——这根本是不可持续的。

在本文中，我们将讨论什么是延期维护，尝试找出导致疯狂维护积压的潜在问题，并概述您可以在您的设施中实施以开始减少延期维护积压的简单流程。

什么是延期维护？ |延期维护定义

延迟维护是一种由于缺乏不同的资源而将维护工作推迟到以后的做法。

无论我们谈论的是意外问题还是经常性的预防性维护工作都没有关系——无论您需要做什么，如果您没有足够的资源来执行它，就必须暂停。

维护积压的常见原因

虽然许多组织确实面临着独特的挑战，但有一些常见问题会导致任何行业都可以发现大量维护积压：

• 缺乏完善的主动维护策略。 被动维护会导致更多的维护工作，这已经不是什么秘密了。撇开其他问题不谈，您的工作越多，其中某些工作被推迟的可能性就越大。通过实施预防性维护计划或预测性维护计划来避免麻烦。
• 备件库存做法不佳。 您必须承认，在没有所需工具和备件的情况下进行维护工作是不可行的。寻求实施高效的备件管理，这样您的维护积压就不会因为您的技术人员无所事事而变得越来越大。
• 维护团队缺乏所需的技能。 如果维护技术人员不知道如何修复某些东西或花费很长时间来执行简单的任务，那么您延迟的维护积压只会继续变大。为了解决这个问题，请确保每个人都接受过足够的培训并可以访问所需的信息，例如设备维护日志。作为最后的手段，考虑解雇那些表现一直不佳且没有任何改善的人。
• 人手不足。 如果维护任务不断堆积并且您的技术人员不得不加班很多，原因之一可能是您没有足够的人来照管所有事情。
• 预算问题。 缺乏资金通常是一个总体挑战，可能是上述所有问题的根本原因。如果高层管理人员不让步，您就只能尝试优化维护工作流程以降低成本；并以这种方式在您的预算中腾出一些空间。了解 CMMS 如何提高生产力并降低维护成本。

延期维护示例

延期维护示例 #1

在生产环境中设置的经典延迟维护示例如下所示。

您已经为所有 3 个班次准备了工作订单，因此每个班次的维护技术人员除了日常任务外，还知道他们还必须做什么。其中一些工作订单包括备件库存的重组、更换 4 号走廊的一些工业灯泡，以及修复上周因更换零件刚进来而损坏的资产。
一切都按计划进行，直到一个机器操作员犯了一个错误，导致了整个生产线停工的大问题。随着生产需要继续，您需要全力以赴。早班有时间重组备件库存，但其他两项任务尚未完成。由于它们都是优先级较低的任务，因此它们都以延迟维护积压工作结束。

延期维护示例#2

假设您是一栋 10 层建筑的设施经理。每 3 个月，您有一个预定的 PM 来更换每个 HVAC 上的所有过滤器。与往常一样，您订购了 3 种不同类型的过滤器，因为并非所有 HVAC 都使用相同的过滤器。不幸的是，其中一个订单没有按时送达。这意味着所有使用该类型过滤器的 HVAC 都必须等待，您必须将“更换 HVAC XYZ 过滤器 PM”放在延期维护积压工作中。

延期维护成本和后果

最初，我打算讨论如果您有大量维护积压可能会遇到的主要问题。

但你已经知道这一切。您知道，不定期维护的资产会失去生产力，安全性较低，并且必须尽快更换。您还知道，从长远来看，大量未完成的维护任务会导致整体效率降低和成本增加。

但只是说这并没有真正打动人心。让我们看一些数字：

• 来自 The Geaslin Group 的研究表明，延迟维护是运行您的资产直到出现故障的结果，通常会导致成本呈指数级增长，并且会迅速失控。
• 不久前，Pacific Partners Consulting Group 总裁 Rick Biedenweg 表示“每 1 美元的延期维护费用将花费 4 美元的未来资本更新需求。” 从本质上讲，这意味着对于您现在没有花在必要的维护工作上的每一美元，以后的成本将增加 4 倍。

无论从哪个角度看，如果您不想让它咬到您，那么延迟维护似乎是您需要控制的事情。

那么让我们看看您可以做些什么来开始清理您的延期维护积压。

如何减少延期维护积压

让我们面对现实吧——如果你有大量的延期维护积压，有些事情将不得不改变。这些变化需要多大将取决于您当前的工作流程以及您目前如何处理延期维护。

您可以使用以下 6 个步骤来设置高效的工作流程，帮助您减少维护积压。

第 1 步：测量数据并创建列表

在实施任何具体措施之前，您需要清楚地了解有多少工作要做。

因此，您需要做的第一件事就是将所有需要完成的任务放在一个列表中：

1. 如果您使用多个文档和电子表格来跟踪维护积压工作，请将所有内容转移到一个文档中。
2. 与维护技术人员和机器操作员交谈，看看是否还有任何其他未报告的问题（或丢失/放错位置的工作请求）。
3. 之后，对于每项任务，估计完成它需要多少资源（时间、备件、预算）。对于您无法从头顶上准确估计的事情，请查看您的设备维护日志和其他维护历史文件。毕竟，您的维护积压工作中不太可能有许多与首次发生的问题相关的任务。

第 2 步：计算投资回报率并确定关键任务的优先级

既然您已经有了一份需要做的事情的清单，您就必须决定按什么顺序去做。一个很好的方法是进行 ROI 计算。

首先确定没有完成某项任务会产生什么影响。 当您知道完成一项任务需要投入多少资源以及如果无人看管会损失多少钱时，不难计算您节省了多少（或进一步花费了多少）避免） 立即照料它。

上面的屏幕截图来自工厂服务关于如何计算维护投资回报率的指南。虽然您不能完全按照上面概述的那样复制/粘贴整个过程，但您可以使用非常相似的原则来显示特定延期维护任务的负面影响以及如果您在这些问题造成更大的影响之前处理这些问题，则可能节省的成本问题。

当您这样做时，将更容易决定如何优先考虑延迟维护以及哪些任务应该在您的列表顶部。

第 3 步：分配所需资源

分配所需的资源可能是此列表中最具挑战性的步骤 - 通常因为缺乏资源是延迟维护的主要罪魁祸首。

无论是几乎不值得修复的陈旧陈旧资产、缺乏人力还是缺乏备件，如果没有必要的投资，情况就不太可能好转。这让我们想到了每个维护经理都害怕的一件事——向高层管理人员索要更多的钱。

高层管理人员讨厌被要钱，尤其是维修部门的要钱，这已经不是什么秘密了。这就是为什么你需要准备好来找他们。您需要能够向他们表明，增加预算符合他们的最大利益，因为从长远来看，这将为他们节省更多资金。

这是您在上一步中的计算变得特别有用的地方。用它们来说明延期维护的潜在风险，以及如果您能在这些任务造成更多问题之前处理这些任务，您将节省多少钱。

他们可能会告诉您的一件事是，您应该更有条理和更有效率。要证明（向您自己以及高层管理人员）事实并非如此，您可以执行以下操作。

这可以手动完成，但可能需要一些时间来收集所需的信息。希望你有一个 CMMS，你可以用它的数据来证明你的观点：

• 支持备件不足 争论。 提取资产历史数据并比较原始（来自原始制造商）与“假”（更便宜的第三方零件或临时自制解决方案）零件的行为。数字将显示原始零件的使用寿命更长，实施时间更少，意外故障更少——所有这些都意味着更少的工作和更少的费用。在这种情况下，MTBF 和 MTTR 等指标可能很有用。

• 支持人手不足 争论。 查看整体维护历史记录，并找出每周/每月完成的工单数量与进入的 PM 和工作请求的数量相比。此外，还查看完成了多少加班，以及这花费了多少成本每月固定。这可能是一个很好的论据，表明您只需要雇用更多人。

如果数据显示并非如此，那么这很好地表明您可能拥有所需的一切，并且只需要更有效地重组内部流程和资源。

第 4 步：重组并开始实施预防措施

撇开预算问题不谈，不得不推迟维护任务的最常见原因就是进行了过多的被动维护。等待火灾发生时将其扑灭意味着您无法控制任何事情，这个循环无疑会导致更多的工作。

防止这种情况发生的一种方法是开始实施预防措施。为了让您走上正确的道路，我们编写了有关如何从被动维护转向预防性维护以及如何制定预防性维护计划的深入指南。

如果您已经在过渡过程中并正在考虑如何优化您的 PM 计划，请查看下面的清单。

除了实施 CMMS 和主动措施外，您还可以查看：

• 改变轮班时间/轮班人数
• 更改启动和跟踪 Word Order 的方式（如果您不使用 CMMS，将一个用于工作请求的框和一个用于需要完成的所有 Word Order 的框放入可以帮助您进一步扩展劳动力资源）
• 如果您没有 CMMS，您可以尝试使用 Facebook Messenger、WhatsApp、Viber 或类似的通信应用程序将所有相关方集中在一个群组中，并更有效地传达重要信息
• 建立清晰的沟通链，让人们知道他们会向谁求助，这取决于他们遇到的问题

如需深入了解 CMMS，请查看我们的什么是 CMMS 系统及其工作原理指南。

第 5 步：使用 Limble CMMS 执行您的维护计划

如果不是不可能，在没有任何软件支持的情况下运行一个高效的维护团队是很困难的。凭借移动 CMMS 带来的所有灵活性和工作流程优化优势，例如……

• 更高的生产力（更少的管理任务，更快的信息流
• 改善沟通（即时通知、更轻松的现场和场外技术人员协作）
• 更多的责任感（谁做了什么以及完成需要多长时间）
• 更好的组织（轻松制定预防性维护计划，更轻松地跟踪和分配工作）
• 提高数据准确性（库存控制、工作计划概览、使用率、资产历史记录等——准确的报告推动明智的决策）

……很容易理解为什么。

归根结底，开发维护软件的唯一目的是帮助维护专业人员提高工作效率。有合理预算的有组织的维护部门应该很少会遇到大量维护积压的问题。
如果您为延期维护而苦恼，并且您不使用任何维护软件，您应该认真考虑实施 Limble CMMS，因为我们非常擅长帮助人们组织起来。

关键是要保持一致

如果您不制定利用这些资源的最佳做法并确保每个人都遵循这些做法，那么拥有出色的维护计划和可用的最佳软件将毫无意义。

延期维护积压不会一夜之间消失，但​​只要有一致的工作和合理的高层管理，您应该能够控制它。

如果您对 Limble 可以帮助改进您的维护部门的其他方式感兴趣，请随时与我们联系，我们随时准备与您交流。