成功实施 CLM 的五个步骤

继去年前所未有的中断之后，人们对合同生命周期管理 (CLM) 软件的兴趣激增，这暴露了对合同数据的关键实时访问应如何有效应对新出现的风险和机遇。

根据 Forrester 最近的一项调查，“在后 COVID 世界中，CLM 已普遍从一个很好的拥有变成了一个至关重要的拥有。”考虑到 World Commerce &Contracting 的估计，低效的合同管理使公司每年总收入的成本超过 9%，这并不奇怪。

合同是一切商业关系的基础。有效的合同管理系统可以帮助公司降低成本并加快上市时间，同时确保合规性和最小化风险。然而，与所有技术一样，有一些关键决策将决定组织从部署 CLM 系统中实现的价值。

以下是公司为确保成功实施 CLM 应采取的五个步骤。

打好基础。 人们常说“计划失败就是计划失败”。任何成功的技术部署都始于仔细规划并清楚了解新解决方案将对业务产生的影响。由于合同代表跨地域的多个利益相关者，从采购和销售到法律和 IT，因此组织需要考虑将谁包括在 CLM 选择、实施和扩展过程中。组织内的每个部门对 CLM 都有不同的看法。一个组织最初在此过程中获得的支持越多，就越有可能投资于正确的选择，并且随着公司的发展和业务需求的发展，扩展未来的合同管理能力也就越容易。

公司还需要了解当前的合同流程，以便在投资之前预测 CLM 系统将如何影响工作流程。评估整个组织的合同将有助于发现 CLM 系统可以快速解决的低效合同工作流程。相反，它还揭示了合同流程高度复杂或数量少的领域。建议等到解决方案扩展以解决这些领域。

然后，组织可以开始定义成功的样子，并为利益相关者希望看到的改进设定目标。对合同周转时间等关键绩效指标 (KPI) 进行基准测试，并报告关键合同管理领域的改进，有助于建立对系统的信心。此外，为 CLM 旅程创建具有离散里程碑的现实阶段门有助于让实施团队保持正轨，并确保所有各方都与进度保持一致。

选择正确的技术。 与任何技术采购一样，组织应该将 CLM 系统视为一项投资。这意味着它应该提供满足公司即时需求的功能，同时还包括人工智能和区块链等先进技术，以确保系统能够满足公司的增长和未来需求。

但这不仅仅是技术本身；组织应该寻找可以作为值得信赖的顾问和合作伙伴的 CLM 提供商。如果太难使用，或者不能提供必要的结果来确保利益相关者的信心，即使是最好的软件也没有什么价值。选择经验丰富且在快速成功实施方面有着良好记录的 CLM 合作伙伴可以帮助公司快速获得投资回报。

合同是组织在其数字化转型之旅中应对的最新前沿领域。因此，对于公司来说，评估和寻找继续投资其产品的 CLM 提供商至关重要，并且这些技术与整个组织的现有企业系统无缝集成，以优化运营并加速业务发展。

投资于培训。 如果没有人使用它，技术工具有多先进，或者它对业务的影响有多大都无关紧要。当公司开始推出新的 CLM 系统时，这应该仍然是首要考虑因素。幸运的是，有多种有效且高效地培训员工的选择。

首先是 CLM 提供者。产品功能方面的专家最擅长为用户提供必要的面对面培训和用户指南，以确保顺利采用。寻找提供“培训师培训”计划的技术合作伙伴，以帮助在核心职能领域为具有深入产品知识的精选员工做好准备。这些“超级用户”可以帮助同事从技术中获得最大收益。此外，如果使用服务合作伙伴进行实施，请依靠其认证培训师来帮助团队建立和运行。

此外，提供情境化和个性化应用内指导的数字采用工具在希望加快培训和提高最终用户入职和生产力的公司中越来越受欢迎。员工可以在完成其在整个组织中的各种角色所特有的日常任务时学习该软件。

实施双管齐下的战略。 在整个组织中部署技术时，时间就是一切。确保组织中其他地方没有其他技术实施会分散员工学习 CLM 系统的注意力，其中还可能包括新的工作流程。

因此，开始在整个企业中推出简单的合同功能可以让员工熟悉新系统，而不会一开始就被复杂的特性和功能所淹没。这种简化的实施将有助于在利益相关者和员工之间建立信心和支持。

同时，对于那些在实施过程中较早确定的精选“超级用户”，共享完整的功能，因为这有助于创建一个由 CLM 拥护者组成的核心团队，可以将系统传播给他人。他们还担任内部系统专家，可以帮助确保采用并确定改进机会。

报告您的成功。 实施实施后，重要的是要查看组织在实现目标方面的表现。无论公司选择从一个可以确保快速获胜的项目开始，还是决定全面解决一个有问题的问题，展示渐进式进展都将有助于为 CLM 系统创造动力。

例如，跨国 I.T.服务公司实施 CLM 以帮助改进捕获和监控合同承诺的方式，以优化底线。该公司通过简化和自动化服务水平协议和工作承诺声明的管理，提高了合同合规性。因此，该公司将之前两周的合同周期时间缩短了 50% 至 60%，从而加快了上市时间。

无论目标是什么，组织都应该与其 CLM 提供商合作，不仅要对规划过程中确定的初始 KPI 进行基准测试，还要创建 30 天、60 天和 90 天的报告，以记录自系统部署以来这些 KPI 的变化情况。随着这些基准的发展，必须继续展示实施的成功，以便利益相关者继续看到投资的价值。

对于考虑将 CLM 系统作为其数字化转型之旅的一部分的公司来说，现在是时候了。 Gartner 估计，由于合同管理技术的进步，到 2023 年合同谈判速度将加快 30%。

虽然部署新技术可能令人生畏，但组织实现的价值取决于五个关键因素：

• 仔细规划以确保所有利益相关者都参与其中并且成功是可衡量的，
• 选择合适的技术合作伙伴
• 投资于培训和培养内部冠军，
• 双管齐下的实施方法，以及
• 根据 KPI 报告绩效的清晰方法。

重要的是要记住在实施 CLM 系统时对时间和期望保持现实。如果一家公司遵循这些核心步骤，它将能够展示项目的早期价值，并获得关键利益相关者的支持，这些利益相关者将在未来几年支付红利。

Bernadette Bulacan 是副总裁兼首席布道师 Icertis .